De gemeente is zich ervan bewust dat het (onbeveiligd) digitaal verzenden van persoonsgegevens een ernstig risico meebrengt voor de bescherming van die gegevens. Daarom treft de gemeente maatregelen om dit risico te beperken.
Uitgangspunt is om persoonsgegevens zo mogelijk uit de bron te verkrijgen. Dit betekent dat de gemeente persoonsgegevens die nodig zijn voor een gemeentelijke taak direct bij de bron opvraagt, zoals de Basisregistratie Personen (BRP). Op die manier borgt de gemeente de kwaliteit van de gegevens en voorkomt zij onveilige verzending.
Indien de verzending van persoonsgegevens binnen de gemeente noodzakelijk is, maakt de gemeente hiervoor altijd voor verzending én ontvangst gebruik gemaakt van een @middendelfland.nl e-mailadres. De verzendende medewerker is er alert op dat e-mailadressen automatisch afgemaakt kunnen worden en controleert voor verzending of de juiste geadresseerde staat vermeld.
Er vindt geen verzending van persoonsgegevens plaats naar een mailbox waarvan onbekend is welke ontvangers de mailbox inzien (zoals groepsmailboxen).
Voor verzending van persoonsgegevens naar partijen buiten de gemeente, maakt de gemeente gebruik van beveiligde e-mail (CryptShare of Zorgmail). Deze mailsystemen zijn beveiligd met een wachtwoord dat via een andere weg aan de ontvanger van de e-mail wordt verzonden.
Artikel 16.
Digitale verzending van persoonsgegevens
Onderdeel van Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent privacybeleid