8.1 Inleiding
In het proces van het komen tot investeringen zijn meerdere partijen betrokken. Om het proces in kaart te brengen kan deze nota als uitgangspunt dienen. In dit hoofdstuk zal op hoofdlijnen het proces beschreven worden.
8.2 Het proces vanaf het begin tot het einde
(het aanvragen van een krediet voor het doen van een investering die leidt tot het opnemen van een activum in de activa administratie)
Wanneer een bestaande investering vervangen moet worden of wanneer er sprake is van uitbreiding of een nieuwe investering zal de budgethouder diverse stappen moeten doen. Zodra het bestuur, college en/of de raad, ingestemd heeft met de investering en de middelen beschikbaar zijn gesteld, moet het krediet worden opgenomen in de financiële administratie. Na opname in de financiële administratie kunnen verplichtingen ten laste en/of ten gunste van het krediet worden aangegaan. De budgethouder die het krediet beheert, voert de kredietbewaking uit. Zodra het krediet kan worden afgerond, wat soms in 1 jaar kan gebeuren en soms na een aantal jaren, wordt het krediet afgesloten bij het opstellen van de jaarrekening. Wanneer het een krediet betreft dat geactiveerd moet worden, moeten de wettelijke voorschriften, de bepalingen in de verordening ex. artikel 212 Gemeentewet en de afschrijvingstabel in acht genomen worden.
8.3 Relatie met de budgetcyclus
Het tot stand komen van activa doorloopt diverse fasen, te weten:
het aanvragen van een krediet (nieuw, uitbreiding of vervanging);
het uitvoeren van het toegekende krediet;
het afsluiten van het krediet;
het opnemen van het krediet in de activa-administratie.
Deze fasen kunnen plaatsvinden binnen één begrotingsjaar, maar meestal beslaat de hele procedure meer dan één begrotingsjaar. De toegekende kredieten en de activa vormen dan ook een wezenlijk onderdeel van de budgetcyclus. Van belang is dat de toegekende kredieten en de stand van zaken op een juiste wijze in de meerjarenbegroting, in de programmabegroting, in de uiteenzetting van de financiële positie en de diverse rapportages wordt opgenomen. Daarnaast moeten de kredietenlijst en de activastaat jaarlijks beoordeeld worden op hun juistheid.
8.4 De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen
Voor de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen wordt verwezen naar de “Regeling Budgetbeheer” en beschreven ambtelijke procedures, zoals inkoop en aanbestedingsbeleid.
8.5 De administratieve organisatie
Van belang voor het administratieve beheer van activa is dat alle activa geregistreerd zijn. De activa die gerekend kunnen worden tot de stille reserve van de gemeente (onroerend goed zoals woningen en wegen) worden eveneens geregistreerd.
8.6 De interne controle
Een van de taken van de organisatie is het bewaken van de financiën van de gemeente. De integrale afweging en het opstellen van de gemeentebrede financiële producten vindt hier plaats. Een onderdeel van de financiële producten is het meerjareninvesteringsplan waarin de diverse kredieten en aanwezige activa zijn opgenomen. Minimaal een keer per jaar worden de aanwezige activa en de stand van zaken van de beschikbaar gestelde kredieten gecontroleerd.
8.7 Advies geldigheidsduur investeringskredieten
Bij het opmaken van de jaarrekening wordt gerapporteerd over de voortgang van investeringen. Toegekende investeringskredieten zijn net zo lang geldig als nodig is om het activum te realiseren. Er geldt geen minimum op het kredietbedrag dat ‘overgeheveld’ mag worden naar een volgend boekjaar voor de kosten die het volgende jaar gemaakt moeten worden.
Echter, investeringskredieten die twee jaar na de ingangsdatum nog niet hebben geleid tot uitgaven of aantoonbare verplichtingen worden bij de jaarrekening afgesloten. Als de investering in de toekomst alsnog uitgevoerd moet worden dan moet deze opnieuw aangevraagd worden bij de Kadernota of met een apart raadsvoorstel.
Op deze manier houden we het meerjaren investeringsplan reëel en actueel en zorgen we ervoor dat er geen oneigenlijk beslag wordt gelegd op het kapitaallastenbudget in de meerjaren begroting.
Hoofdstuk
Artikel 8.