6.1Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
6.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemers en contractanten), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
De gemeente kiest voor de meest aangewezen contractvorm met de ondernemer.
De contractvorm wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve aanbieders.
6.3Leveranciersbeleid
De positie die de gemeente wenst in te nemen (faciliteren, kaderstellen en initiëren) is bepalend voor de samenwerking die met de markt tot stand komt.
Bij aanbestedingen is aandacht voor borging van objectiviteit en integriteit van de selectie van uit te nodigen marktpartijen. Indien er een groslijst gehanteerd wordt, dient deze op basis van objectieve selectiecriteria tot stand te zijn gekomen.
6.4Lokale economie & MKB
De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van
discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudige inkoop of een meervoudige onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Om de lokale economie te stimuleren nodigt de gemeente bij enkelvoudige inkopen (offerte uitvraag bij één ondernemer), indien mogelijk, een ondernemer uit Nissewaard uit om offerte te doen. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen (verplicht uitnodigen van drie tot vijf ondernemers) worden, indien mogelijk minimaal twee lokale ondernemers uit Nissewaard uitgenodigd offerte te doen, die voldoen aan de gestelde objectieve geschiktheideisen.
De gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door verdeling van de opdracht in percelen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware geschiktheideisen en gunningcriteria.
Via het uniforme Europese aanbestedingsformulier kunnen de partijen in de combinatie aantonen gezamenlijk te voldoen aan de gestelde eisen.
De gemeente kan de hoofdaannemer verplichten om gegevens over de door haar gebruikte onderaannemers te verstrekken. Indien de onderaannemer werkt met de doelgroepen kinderen, beperkten of ouderen dient een recente verklaring omtrent gedrag van de onderaannemer en diens personeel overlegd te worden.
6.5Samenwerkingsverbanden
De gemeente hanteert als uitgangspunt, dat zij oog heeft voor inkoopsamenwerking. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
De gemeente spant zich in om haar beleidsuitgangspunten op het gebied van inkopen en aanbesteden mee te nemen in inkoopprojecten die zij met derden doet. Onder derden wordt hier ook verstaan deelnames aan bijv. gemeenschappelijke regelingen.
6.6Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is. Hierbij hanteert zij het voorschrift 3.4 A uit de Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit geeft handvatten voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Hierbij wordt acht geslagen op:
de omvang van de opdracht;
de transactiekosten voor de gemeente en inschrijvers;
het aantal potentiële inschrijvers;
het gewenste eindresultaat;
de complexiteit van de opdracht;
het type van de opdracht;
het karakter van de markt.
6.7Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke
raming van de overheidsopdracht (voorcalculatie). De raming is ook van belang om de aanbestedingsprocedure te bepalen alsmede vast te stellen of er voldoende budget is om de opdracht te kunnen uitvoeren. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten:
een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde
aanbestedingsvorm te vermijden;
de waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige) vergoeding inclusief eventuele optiejaren aan een opdrachtnemer;
voor een opdracht die een combinatie is van levering, dienst en/of werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een werk, levering of dienst betreft.
Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast:
Looptijd
Waardebepaling
Bepaalde looptijd
Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (max. 48 maanden)
Onbekende of onbepaalde looptijd
Maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48 (max. 48 maanden)
De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van het Europese aanbestedingsrecht te vermijden.
Voor wat betreft de wijze van aanbesteding wordt in de Gids Proportionaliteit aangegeven welke wijze van aanbesteding proportioneel wordt geacht bij welke geraamde opdrachtwaarde. De gemeente kiest voor de volgende drempelwaarden, die aansluiten bij de waarden, die in de Gids Proportionaliteit zijn vermeld.
De standaard procedure
Bedragen Leveringen en Diensten
Bedragen Werken
Enkelvoudig
tot € 70.000**
tot € 150.000**
Meervoudig
€ 70.000 - € 215.000**
€ 150.000 - € 3.000.000**
Nationaal
Niet van toepassing
€ 3.000.000 - € 5.382.000**
Europees *
groter dan € 215.000**
groter dan € 5.5382.000**
* Europese drempelbedragen worden om de twee jaar aangepast, 1 januari 2024 volgt de volgende aanpassing.
** Alle bedragen zijn exclusief btw.
Bij alle inkoopactiviteiten dienen objectieve keuzes gemaakt te worden van de wijze van aanbesteden en van de (uit te nodigen) leverancier(s). Deze keuzes moeten altijd worden gemotiveerd.
De gemeente motiveert bij een opdracht :
op welke objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt;
op welke objectieve gronden welke ondernemers toegelaten worden tot de procedure;
waarom opdrachten worden samengevoegd;
waarom de opdracht niet is opgedeeld in percelen;
waarom het gunningcriterium laagste prijs of laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit(levenscycluskosten) wordt toegepast, in plaats van te gunnen op basis van het criterium beste prijs-kwaliteitverhouding.
Bij de enkelvoudige onderhandse inkopen en meervoudig onderhands aanbesteden kan er een Dossierformulier Inkopen en Aanbesteden gebruikt, waarin de relevante bovenstaande zaken en andere beleidsuitgangspunten worden gemotiveerd. Bij nationale en Europese openbare aanbesteding kan voor de interne motivering van de keuzes gebruikt gemaakt worden van het Strategisch Document en wordt verplicht gemotiveerd in de aankondiging en/of de offerteaanvraag , waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt schriftelijk bij één ondernemer een offerte aan.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt schriftelijk bij ten minste drie ondernemers en ten hoogste vijf ondernemers een offerte aan.
Nationaal openbaar aanbesteden
Onder de Europese drempelbedragen zal de gemeente nationaal openbaar aanbesteden. De gemeente publiceert de aankondiging van een opdracht op TenderNed.
Europees aanbesteden
Gelijk aan of boven de Europese drempelbedragen wordt de opdracht Europees aanbesteed, tenzij dit in een wettelijke uitzonderingssituatie niet vereist en niet wenselijk is. De gemeente publiceert de aankondiging van een opdracht op TenderNed.
Procedure voor sociale en andere specifieke diensten
Bij sociale en andere specifieke diensten geldt een andere Europese aanbestedingsdrempel van € 750.000,-. Boven deze aanbestedingsdrempel geldt een verlicht Europees aanbestedingsregime. Het gaat om diensten voor gezondheidszorg, maatschappelijke diensten, horeca diensten, diensten op het gebied van cultuur, onderwijsdiensten, bepaalde juridische diensten, postdiensten en nog enkele specifieke diensten. Hiervoor gelden de volgende verplichtingen voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel :
Een aankondiging van opdracht en een aankondiging van het gunningbericht zijn verplicht, conform het door de Europese Commissie opgestelde format;
Het beantwoorden van door de ondernemers gestelde vragen over de aanbesteding;
Het opnemen van technische specificaties in het aanbestedingsdocument;
Het verplicht gebruik van het Uniforme Europese Aanbestedingsdocument;
Het opstellen van een proces-verbaal van de opdrachtverlening.
Onder Europese aanbestedingsdrempel van € 750.000 wordt er geadviseerd om zoveel mogelijk de markt te benutten als deze er is. Intern worden de volgende drempels met aanverwante procedures gehanteerd voor deze sociale en specifieke diensten:
Drempelwaarde
Inkoop/Aanbestedingsvorm
Tot € 70.000
Enkelvoudig onderhands
Van € 70.000 tot € 750.000
Meervoudig onderhands, drie tot vijf ondernemers uitnodigen
Vanaf € 750.000 (Wettelijke Europese drempel)
Europees aanbesteden (verlicht regime)
Procedure voor het gunnen van een concessie
Op een concessieovereenkomst is de Concessierichtlijn 2014/23/EU van toepassing. Dit betekent dat ingeval een concessieovereenkomst een opdrachtwaarde van € 5.548.000 of hoger heeft, de aanbestedingsprocedure voor concessies doorlopen dient te worden.
6.8Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6.9Contractbeheer en contractmanagement
Elke zakelijke overeenkomst wordt als regel vastgelegd in een contract. Bij contracten met een looptijd van minimaal een jaar of inkopen met een garantietermijn van langer dan een jaar wordt het contract geregistreerd in het daarvoor aangewezen contractbeheersysteem.
Om de gewenste maatschappelijke doelen te behalen is het belang van contractmanagement hoog. Goed contractmanagement kenmerkt zich door een optimale afstemming en onderlinge wisselwerking tussen beleid (wat wil je bereiken), contractontwerp en monitoring.
Artikel 6.
Economische uitgangspunten
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Nissewaard 2023