7.1Inkoop in de organisatie
De gemeente hanteert het gecoördineerde inkoopmodel. Team Inkoop adviseert vanuit haar centrale rol als vakafdeling ter bevordering van de inkoopprofessionalisering in de breedste zin van het woord, tevens begeleidt zij de nationale en Europese openbare aanbestedingsprocedures. De overige opdrachten vinden binnen de overeengekomen kaders en met bestaande modellen, decentraal plaats door de budgethoudende afdelingen, indien gewenst met ondersteuning van team Inkoop.
De aanbestedingen van civiele werken worden door de projectleiders van de afdeling Projecten gedaan.
Voor de inkoop van gelijksoortige producten of diensten (inkooppakketten) is het gewenst deze zo veel mogelijk te bundelen (vraagaggregatie), bijvoorbeeld ten behoeve van het sluiten van een raamovereenkomst. Mocht het afdelingoverschrijdende inkooppakketten betreffen, dan is de toegewezen inkoper voor het inkooppakket het eerste aanspreekpunt. Doel hiervan is om schaalvoordelen te behalen. Voor deze inkoop blijft de budgethoudende afdeling die het grootste inkoopvolume inbrengt eindverantwoordelijk. In overleg met de diverse budgethoudende afdelingen worden tactische en strategische keuzes gemaakt, waarbij team Inkoop een adviserende rol vervult.
Budgethoudende afdelingen werken eraan mee, dat een multifunctioneel inkoopteam wordt samengesteld. In deze teams zullen de verantwoordelijkheid en taken van de deelnemers worden afgestemd.
7.2Inkoopproces binnen de organisatie
De stappen van het inkoopproces zijn onderstaand gevisualiseerd en uitgeschreven.
stap
fase inkoopproces
toelichting
1
Voortraject
bepalen van inkoopbehoefte;
bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse);
raming en bepalen van het financiële budget;
keuze aanbestedingsprocedure (let op of er al een raamovereenkomst is) incl. motivering;
2
Specificeren
opstellen van eisen en wensen;
omschrijven van de opdracht;
opstellen offerteaanvraag;
3
Selecteren
eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers incl. motivering;
bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, of TenderNed;
offertes evalueren;
nader onderhandelen (op grond van de geldende wet- en regelgeving);
gunning en afwijzing;
Informeren afgewezen Ondernemers (motivering)
4
Contracteren en contract-beheer
tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer;
registreren getekende overeenkomst in het contractbeheersysteem ;
5
Bestellen
uitvoeren van de opdracht;
eventueel met het doen van bestellingen via verplichtingenadministratie;
6
Bewaken en contract-management
bewaken termijnen;
controleren nakoming afgesproken prestaties;
tijdige betaling facturen;
7
Nazorg
beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd;
evalueert overeenkomst met contractant.
7.3Verantwoordelijken
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
7.4Hanteren van een standaardwerkwijze, het inkoophandboek
De gemeente maakt bij alle inkopen en aanbestedingen gebruik van standaard procedures. In het inkoophandboek zijn de eisen uit de wetgeving, waaronder de Europese aanbestedingsrichtlijnen, vertaald naar de praktijk.
Het inkoophandboek is bedoeld als een praktische en begrijpelijke leidraad voor budgethoudende afdelingen. Hierin zijn de beleidsuitgangspunten, het toepassen van raamovereenkomsten, procedures en verantwoordelijkheden toegelicht.
Artikel 7.
Organisatorische uitgangspunten
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Nissewaard 2023