De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de (concept)agenda’s, raadsbrieven, digitale besluitenlijsten en overige agendastukken die raadsleden voor vergaderingen nodig hebben.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een Ingekomen stukkenlijst van de raadsvergaderingen en voor lijsten waarop de informatie van het college en van raadsvragen door fracties is weergegeven.
De griffier draagt zorg voor het registreren van bestuurlijke toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad of de raadscommissie(s), en ziet er op toe dat het college tijdig over de afdoening van de toezeggingen rapporteert aan de raad.
De griffier of zijn vervanger is secretaris van de agendacommissie en het presidium.
De griffier draagt zorg voor het opstellen van een commissieadvies aan de raad bij commissievergaderingen en verslaglegging van de agendacommissie en het presidium.
Toelichting Artikel 4
De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering of formele commissievergadering door het college aan de raad worden gedaan. Als er sprake is van afgesproken termijnen of deadlines voor het voldoen aan een toezegging, dan kan de griffier, veelal in overleg met de gemeentesecretaris, het signaal geven dat er gerapporteerd moet worden aan de raad over de afdoening.
Artikel 4
Secretariaat en verslaglegging
Onderdeel van Instructie voor de griffier van de gemeente Hoorn 2018