De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (hierna de ‘BUCH-gemeenten’ genoemd) zijn op 1 januari 2017 ambtelijk gefuseerd en vormen dan samen de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH (hierna ‘de werkorganisatie’ genoemd). De werkorganisatie is belast met het uitvoeren van alle gemeentelijke taken voor de colleges, voor zover deze niet – al dan niet met toepassing van de wet – aan derden zijn of worden opgedragen. De uitvoering ziet in ieder geval op het verrichten van bedrijfsvoeringstaken, o.a. op het gebied van inkoop en aanbesteding.
De uitvoering van de inkoop van jeugdhulp en Wmo valt buiten dit beleid. Dit geschiedt namelijk in breder verband (BUCH- en HAL-gemeenten) door een regionale contractmanagementorganisatie.
De ambtelijke fusie per 1-1-2017 en de wijzigingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de Aanbestedingswet 2012 (per 1 juli 2016), zijn aanleiding om het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de afzonderlijke BUCH-gemeenten te actualiseren en harmoniseren. Het voorliggende actuele inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor zowel de afzonderlijke BUCH-gemeenten als de werkorganisatie. Bij het opstellen van deze nota is gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de VNG.
Deze nota, het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie is een belangrijk beleidsdocument op het gebied van inkoop en beschrijft de doelstellingen die wij hebben bij het professioneel verwerven van de inkooppakketten voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast schetst deze nota de achtergronden die bij het bepalen en realiseren van de gemeentelijke doelstellingen relevant zijn.
De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie behoren op doelmatige, rechtmatige en integere wijze in te kopen, zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de werkorganisatie om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt bij aan mogelijke besparingen, maar levert ook verbetering van de kwaliteit van opdrachten op (denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen).
Met het voorliggende inkoop- en aanbestedingsbeleid willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt aanmoedigen en uitnodigen om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te ontwikkelen en leveren. Via innovatiegericht inkopen willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt stimuleren, ver voor het aanbestedingstraject van start gaat, om innovatieve duurzame oplossingen te ontwikkelen en leveren. Het uitdagen en aanmoedigen van de markt kan door als bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper gezamenlijk de dialoog met deze markt te voeren, in partnership innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen. Het aanbestedingsproces biedt ruimte voor deze oplossingen.
Deze nota is primair geschreven voor de eigen organisatie, voor de inkoopadviseurs en de medewerkers van de werkorganisatie die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces. De nota beschrijft de wijze waarop inkoopactiviteiten moeten plaatsvinden en licht de beleidsaspecten van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie toe waar de ingekochte diensten, leveringen of werken aan moeten voldoen. Ter ondersteuning van de inkoopadviseurs en alle betrokkenen bij de correcte uitvoering van de verwerving van de inkooppakketten en het beheer van de overeenkomsten wordt een Procedurehandboek Inkoop opgesteld. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het procedurehandboek zijn bindend voor alle organisatieonderdelen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast informeert deze nota de markt over hoe de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie wensen in te kopen en welke aspecten zij daarbij belangrijk vinden.