** 3.1. .** Instelling en instandhouding
Bij het instellen van reserves en voorzieningen is het de uitdaging om goed evenwicht te vinden. Onnodig middelen toevoegen zet de exploitatie onder druk. Terwijl er natuurlijk ook voor moet worden gewaakt dat de begrotingspositie van de gemeente door financiële risico’s, waarvoor geen buffer is gevormd, kan worden aangetast. De omvang van de reserves en voorzieningen moet daarom worden afgestemd op:
het doel dat er mee gediend moet worden;
de omvang van de risico’s;
de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.
Een negatief saldo is voor zowel de bestemmingsreserves als de voorzieningen niet toegestaan.
Enige uitzondering hierop zijn voorzieningen gevormd uit de opbrengsten van heffingen die bij derden in rekening worden gebracht.
Mocht de algemene reserve negatief worden, dan zal er in samenwerking met de toezichthouder (Provincie) een plan van aanpak opgesteld worden om weer tot een positieve reserve te komen.
Om het budgetrecht van de raad op het terrein van de reserves en voorzieningen tot zijn recht te laten komen, vindt het instellen of opheffen van reserves en voorzieningen bij afzonderlijk raadsbesluit plaats.
In het raadsbesluit voor reserves en voorzieningen moet voor zover van toepassing aangegeven worden:
het doel van de in te stellen reserve/voorziening;
de gewenste (maximale) omvang;
of een jaarlijkse indexatie moet worden toegepast (niet zijnde rentetoerekening);
of de gewenste omvang berekend is op basis van contante waarde (i.v.m. rentetoerekening);
de omvang van de storting (structureel of incidenteel);
een onderbouwing (bijvoorbeeld meerjarenonderhoudsplan);
de dekking van de te storten bedragen;
waarvoor onttrokken wordt en
indien mogelijk wanneer deze onttrekkingen zullen plaats vinden (looptijd).
Om te voorkomen dat onnodig veel reserves worden ingesteld dient tevens expliciet aangegeven te worden, waarom de realisatie van het betreffende beleidsdoel beter gerealiseerd wordt door het instellen van een bestemmingsreserve dan via de reguliere meerjarenbegroting.
Wijzigen
De raad kan te allen tijde het doel of de bestemming van een reserve wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een apart raadsvoorstel en begrotingswijziging benodigd. Het doel van een voorziening zal in principe niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders. Mocht deze wel wijzigen, dan is de vaststelling van de formele wijziging ook voorbehouden aan de raad.
Opheffen
Aanbevolen wordt om in het besluit tot instellen van een bestemmingsreserve of voorziening gelijktijdig op te nemen dat de bestemmingsreserve of voorziening wordt opgeheven zodra de doelstelling waarvoor de reserve of voorziening is ingesteld, is gerealiseerd. Dit betekent dat de reserve in beginsel vrijvalt ten gunste van de algemene middelen (behorende bij het resultaat na bestemming). De raad kan vervolgens, via een integrale afweging, aan deze middelen een andere bestemming gegeven.
Wanneer voorzieningen worden opgeheven moet het saldo ten gunste van de exploitatie worden gebracht, want ze zijn immers ook ten laste van de exploitatie gevormd. Op deze manier wordt het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen. Bij de bestemming van het jaarrekeningresultaat kunnen deze middelen dan opnieuw worden ingezet.
** 3.2. .** Dotaties en onttrekkingen reserves
Volgens het BBV moeten toevoegingen aan reserves altijd geschieden in het kader van de resultaatbestemming (artikel 17, lid d BBV). Dit betekent dat het resultaat voor bestemming in de begroting bestaat uit:
de resultante van het totaal van baten en lasten volgens de diverse programma’s;
de geraamde algemene dekkingsmiddelen, overheadkosten en de heffing voor de vennootschapsbelasting en
onvoorzien.
Mutaties in reserves zijn geen baten of lasten. Voor het budgetrecht van de raad is het belangrijk dat zowel de vorming van als de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zo veel mogelijk al bij de begroting worden bepaald. Deze voorgenomen mutaties worden conform de voorschriften BBV apart zichtbaar gemaakt (op taakveld 0.10 Mutaties reserves). Deze voorschriften zijn zowel van toepassing bij de begroting als bij de jaarrekening. In het verlengde hiervan dient het resultaat na bestemming te worden vastgelegd op taakveld 0.11. Dit resultaat moet conform artikel 42.1 van het BBV afzonderlijk op de balans zichtbaar worden gemaakt bij het eigen vermogen.
Resultaatbestemming is een bevoegdheid van de raad. Alle stortingen in en onttrekkingen aan de reserves vereisen dus de goedkeuring van de raad. Dit kan expliciet bij de resultaatbestemming in het kader van de rekening of vooraf bij de vaststelling van de begroting.
Met de vaststelling van de programmabegroting stelt de raad ook de voorgenomen stortingen in en onttrekkingen aan de reserves vast. Bij het werkelijk boeken van deze ramingen is het niet verplicht dat er ook daadwerkelijk bestedingen of inkomsten tegenover de onttrekking/storting staan. Ook andersom geldt dat wanneer de geraamde onttrekking lager is dan de werkelijke last, alleen het geraamde bedrag onttrokken mag worden (tenzij er een aanvullend besluit door de raad wordt genomen).
Met uitzondering van de reserve “Over te hevelen jaargebonden budget” hanteren we binnen onze gemeente het uitgangspunt dat we allen dat deel aan de reserve onttrekken dan benodigd is ter dekking van de uitgaven (met als maximum het geraamde bedrag). Bij de reserve “Over te hevelen jaargebonden budget” wordt jaarlijks de gehele reserve ten gunste van de exploitatie geboekt, zonder rekening te houden met de werkelijke uitgaven/inkomsten.
** 3.3. .** Dotaties en onttrekkingen voorzieningen
Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen daarom niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Dat betekent dat er een goede schatting gemaakt moet worden.
Ter onderbouwing van het “noodzakelijk niveau” geldt als verplichting dat de gemeente over een actueel onderhoudsplan dient te beschikken.
Stortingen in bestaande voorzieningen of het vormen van een nieuwe voorziening worden, conform de vastgestelde meerjaren (onderhouds)planning/begroting, als last bij de diverse programma’s in de primitieve begroting opgenomen, dan wel via een afzonderlijk raadsvoorstel met begrotingswijziging.
Vorming en storting zijn voorbehouden aan de raad. Voor een onttrekking volstaat een collegebesluit.
Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden afgestemd op de door de raad bepaalde kaders. Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijk niveau, valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. De mutaties in voorzieningen zijn resultaat bepalend en worden rechtstreeks in de jaarrekening verwerkt.
Het is niet toegestaan om aan voorzieningen rente toe te rekenen (artikel 45 BBV). Slechts indien de gewenste omvang van een voorziening is gebaseerd op een contante waarde, dan mag aan de voorziening de inflatiecorrectie worden toegevoegd om de voorziening op peil te houden voor de in de toekomst te dekken kosten (zie hoofdstuk 4 Rentebeleid).
** 3.4. .** Verschillen reserves en voorzieningen
De verschillen tussen reserves en voorzieningen op grond van het BBV kunnen als volgt schematisch worden weergegeven:
Reserves
Voorzieningen
1
Instellen door Raad (budgetrecht).
Instellen door Raad (budgetrecht).
2
Muteren in de hoogte van reserves is bevoegdheid van Raad.
In de rekening worden de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de reserves (tenzij anders besloten) verwerkt tot maximaal het bedrag dat via de begroting door de raad is goedgekeurd.
Daarboven is een raadsbesluit vereist.
Aanwenden van voorziening is bevoegdheid van College (bedrijfsvoering).
3
Eigen vermogen.
Vreemd vermogen.
4
In beginsel vrij besteedbaar (wijziging van bestemming is mogelijk).
Vaste bestemming.
Eventuele restant saldi in voorzieningen kunnen niet voor andere doeleinden worden aangewend. Restantsaldi vallen derhalve vrij ten gunste van het desbetreffende programma waaronder de voorziening valt of de algemene middelen of dienen terugbetaald te worden aan diegene van wie de middelen zijn ontvangen (afrekenings-trajecten).
5
Opvangen van eenmalige tegenvallers.
Egalisatie van lasten en ter dekking van (risico’s ter zake) verplichtingen en verliezen (redelijkerwijs te schatten). *)
6
Rentetoevoeging toegestaan via resultaatbestemming.
Rentetoevoeging niet toegestaan; wel inflatiecorrectie indien omvang van de voorziening is gebaseerd op contante waarde.
8
De gewenste omvang van (bestemmings-) reserves is een politieke keuze.
Omvang gelijk aan verplichting.
9
Resultaat bestemmend.
Resultaat bepalend.
*) Wanneer voor de egalisatie van de lasten geen onderbouwing aanwezig is in de vorm van een meerjaren(onderhouds)planning, dan mag er geen voorziening gevormd worden. In een dergelijke situatie wordt veelal besloten om de middelen door middel van een reserve op te bouwen.
** 3.5. .** Uitgangspunten reserves en voorzieningen
Voor het instellen, muteren en opheffen van reserves en voorzieningen worden onderstaande uitgangspunten toegepast:
het beleid is er op gericht om het aantal reserves en voorzieningen zo beperkt mogelijk, maar wel werkbaar te houden. Dit om een goede balans te vinden tussen het tegengaan van ongewenste fondsvorming (potjescultuur) en het voorkomen van allerlei subadministraties. Een en ander valt binnen het bestaande beleid van integraliteit, transparantie en duidelijkheid. Kortom: lasten en baten zoveel mogelijk via de exploitatiebegroting laten lopen.
reserves en voorzieningen worden ingesteld respectievelijk gehandhaafd als op deze wijze aantoonbaar en beduidend beter dan via een reguliere begrotingspost het gestelde beleidsdoel kan worden gerealiseerd en dit niet zal leiden tot een uitholling van de (integrale) afweegfunctie van de begroting (het principe: “nee, tenzij……”).
elk besluit over een reserve c.q. voorziening moet specifiek onderbouwd worden en moet toetsbaar zijn aan de geformuleerde criteria. Voorzieningen moeten deugdelijk worden onderbouwd (jaarlijkse update), voor (bestemmings)reserves geldt het dringende advies deze zoveel mogelijk te onderbouwen.
als de reserve of voorziening niet meer voldoet aan de uitgangspunten wordt deze opgeheven en zal een eventueel saldo worden toegevoegd aan het resultaat van de rekening.
Artikel 3.
Beleidsuitgangspunten
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen & Weerstandscapaciteit 2019