Degene die het bericht van overlijden ontvangt, neemt contact op met de adviseur HR.
In overleg met de directie en leidinggevende wordt afgesproken wie degene is die aanspreekpunt is voor de nabestaanden en onderstaande acties coördineert.
Het bericht van het overlijden van de collega wordt doorgegeven aan: het cluster van overledene, het college, de directie en het cluster Advies/HR.
Versturen van een bericht via e-mail (en informatieplein) naar de bestuursdienst en het college met bekendmaken van datum en tijdstip condoleance/begrafenis c.q. crematie. Buitendienst op de gebruikelijke wijze informeren.
Afhankelijk van de impact overwegen om een bijeenkomst te organiseren, een stilte kamer in te richten, condoleanceregister open te stellen, vlag halfstok te hangen (wanneer?) enz.
Coördinatie bezoek (ook door burgemeester en/of gemeentesecretaris) aan nabestaanden om af te handelen zaken door te spreken, eventueel bespreken plaatsing advertentie, toespraak tijdens bijeenkomst (door wie?), bloemen enz.
Tekst rouwadvertenties inclusief persoonlijk cachet: namens college en namens het cluster, ter goedkeuring aan bestuurder en betreffende leidinggevende.
Na akkoord, advertenties doorgeven aan de krant (welke?).
Brief opstellen namens het college. Als het college naar de begrafenis/crematie gaat, wordt er geen brief verzonden.
Graftak bestellen t.w.v. € 75,00 (excl. lint) namens bestuur en collega’s, tenzij op rouwkaart wordt vermeld "geen bloemen".
Coördineren bezoek condoleance/begrafenis/crematie door collega’s, leidinggevende, adviseur HR enz.
Eventueel 1 week na begrafenis/crematie nabestaanden bezoeken om advies te geven over aanvragen ABP/voortzetting IZA enz. Hiervoor contact opnemen met de nabestaanden om dit te overleggen.
1 à 2 weken na begrafenis/crematie bezoek door de directeur/leidinggevende om medeleven te tonen.
Administratieve zaken afhandelen door HR (YouForce, ziekteverzuimregistratie, arbodienst, UWV, enz.).
Brief sturen naar nabestaanden over financiële afwikkeling.
Artikel 1.