Degene die het bericht van overlijden ontvangt, neemt contact op met de adviseur HR.
In overleg met de directie en leidinggevende wordt afgesproken wie degene is die aanspreekpunt is voor de nabestaanden en onderstaande acties coördineert.
Wanneer een naaste van een collega komt te overlijden dan is het aan de leidinggevende om zo snel mogelijk contact met de collega op te nemen. Hij of zij zal met de collega afstemmen wie in de organisatie geïnformeerd moeten c.q. mogen worden en of de collega wel of geen telefonisch contact met collega's wenst te hebben.
De leidinggevende zal de collega’s en de directeur van het betreffende cluster op de hoogte brengen van de situatie. Hij of zij deelt mee wat er van de nabestaande is vernomen. Er worden tegelijkertijd afspraken gemaakt over de handelingen die verricht moeten worden. Bijvoorbeeld het informeren van collega's, kaart schrijven, bericht op informatieplein, enz.
Coördinatie bezoek aan nabestaanden om af te handelen zaken door te spreken (bloemen enz.). Overleg met burgemeester en gemeentesecretaris of zij ook condoleance bezoek afleggen.
Brief opstellen namens het college.
Graftak bestellen t.w.v. € 75,00 (excl. lint) namens bestuur en collega’s, tenzij op rouwkaart wordt vermeld "geen bloemen".
Collega's die zijn uitgenodigd voor de begrafenis/crematie worden in de gelegenheid gesteld om hiervoor verlof op te nemen. Aandachtspunt daarbij is minimale bezetting op het cluster.
De leidinggevende neemt enkele dagen na de uitvaart contact op met de collega. Hij of zij zal dan belangstelling tonen naar de situatie en wanneer de situatie dat toelaat vragen naar wanneer de collega verwacht weer aan het werk te gaan.
De leidinggevende houdt collega’s van het cluster op de hoogte van de stand van zaken.
De leidinggevende informeert indien noodzakelijk en na overleg met de collega de bedrijfsarts en/of bedrijfsmaatschappelijk werker over de situatie.
Het is belangrijk dat er gedurende de periode dat de rouwende collega thuis zit, regelmatig contact wordt gehouden.
Artikel 2.