We ondernemen continue acties om de gewenste kwaliteit te realiseren. Gerelateerd aan onze bovenstaande kwaliteitsdoelstelling, constateren we dat de kwaliteit afhankelijk is van de wijze waarop onze organisatie is ingericht en hoe dit gewaardeerd wordt door ons bestuur, onze klanten en de partners waarmee we samen werken.
Om dit te visualiseren maken we gebruik van het overheidsontwikkel-model (OOM). Deze systematiek voor kwaliteitsborging maakt gebruik van het gedachtegoed van het INK-model, maar is specifiek op maat gemaakt voor overheidsorganisaties. De systematiek maakt onderscheid tussen zes organisatiegebieden (gericht op richten en inrichten van de organisatie) en vier resultaatsgebieden (gericht op verrichten). Het model is cyclisch: door continue te leren kunnen organisatiegebieden verbeterd worden en daarmee de waardering en de kwaliteit van de eindresultaten worden verhoogd.
Figuur: overheidsontwikkelmodel, met links de zes organisatiegebieden en rechts de vier resultaatsgebieden.
De inzet hiervan draagt onder meer bij aan het realiseren van de doelstelling:
5. Werken naar een procesmatig ingerichte werkomgeving
Om de kwaliteit te borgen ondernemen we de volgende activiteiten ten aanzien van de zes organisatiegebieden:
Beleid en strategie:
Uitwerken van gemeentelijke ambities (visie) en problemen en risico’s in concrete prioriteiten en doelstellingen voor de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving, bij voorkeur in één integraal omgevingsbeleidsplan.
Management:
Samenwerking met partners om voldoende deskundigheid en continuïteit van de taakuitvoering te garanderen.
Vasthouden, communiceren en inbedden (richting bestuur en medewerkers) van doelstellingen uit beleid en strategie.
Meebewegen binnen de ruimte voor ad hoc werkzaamheden.
Afstemmen van prioriteiten en werkwijzen van vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds, zodat aandacht bij dezelfde aspecten ligt.
Verantwoorden van realisatie doelstellingen uit beleid en strategie.
Voeren van wekelijkse gesprekken tussen management en bestuur waarin verwachtingen van bestuur en management worden uitgesproken en afgestemd.
Medewerkers:
Borging van voldoende kritieke massa (continuïteit en deskundigheid) voor uitvoering van de Wabo taken. Voor basistaken zijn de kwaliteitscriteria 2.1 conform de verordening de norm. Voor de niet-basistaken vormen de kwaliteitscriteria 2.1 een referentiekader, waarvan we beargumenteerd kunnen afwijken.
organisatieniveau
persoonsniveau
Functiescheiding op
persoonsniveau tussen vergunningverlener en toezichthouder.
persoonsniveau tussen toezichthouder tijdens de bouwfase en toezichthouder voor de bestaande bouw.
persoonsniveau tussen vergunningverlener, toezichthouder en handhaver enerzijds en de realisatie van (gemeentelijke) initiatieven anderzijds.
objectniveau voor toetsing en toezicht door specialismen.
Rouleren: onze toezichthouders voeren niet meer dan 3 planmatige controles in vijf jaar uit bij dezelfde milieu-inrichtingen of panden met een vergunning voor brandveilig gebruik om een vaste handhavingsrelatie te voorkomen.
Bijhouden van functiebeschrijvingen waarin minimaal de eisen (aan de functie) zijn opgenomen die in de wet en eigen verordening (met name Kwaliteitscriteria 2.1) zijn bepaald en bevoegdheden zijn vastgelegd.
Jaarlijks voeren van functioneringsgesprekken op basis van vaste bespreekpunten met o.a. functiebeschrijving en voor zover mogelijk rekening houdend met landelijke kwalificaties.
Voeren van beoordelingsgesprekken.
Motiveren van kwaliteitsverbetering door gepaste waardering.
Uitwerken van een (per nieuwe medewerker of medewerker met nieuwe functie) op maat gemaakt inwerktraject.
Bespreken en kennisdeling van complexe situaties tussen medewerkers.
Zorgen voor permanente scholing in relatie tot de opleidingsnormen conform Kwaliteitscriteria 2.1.
Financiën (middelen):
Vertalen van beleid en strategie in jaarlijks uitvoeringsprogramma met een concrete uitwerking van in te zetten instrumenten en de hiervoor benodigde intensiteit (uren/euro’s).
Behouden en reserveren van voldoende (financiële en personele) ruimte voor uitvoering van ad hoc werkzaamheden.
Borging benodigde middelen in begroting voor uitvoering uitvoeringsprogramma, inclusief bereikbaarheid en beschikbaarheid buiten kantoortijden.
Verzorgen van voldoende middelen voor permanente scholing.
Verzorgen van de automatisering, materiaal en materieel om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.
Informatie:
Registreren van zaak- en procesgegevens in één registratiesysteem, gebaseerd op de strategieën en werkprocessen die we met elkaar hebben afgesproken.
Registreren en archiveren van documenten in één registratiesysteem.
Registreren van gegevens van objecten in één registratiesysteem met gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties.
Uitwisselen van relevante gegevens tussen zaak- en procesregistratie, documentregistratie en objectregistratie.
Processen:
Bijhouden van uitgewerkte procesbeschrijvingen, protocollen en werkinstructies die zijn gebaseerd op de door het college vastgestelde strategieën.
Registreren per aanvraag (checklist) welke medewerkers/afdelingen de aanvraag heeft gezien en beoordeeld.
Gebruiken van door het college vastgestelde checklisten bij uitvoering van toetsing (toetsingsprotocol) en toezicht (toezichtprotocol) met voor het initiatief risicovolle onderwerpen.
Gebruik voor brieven van standaard sjablonen die juridische en communicatief zijn getoetst.
Gebruik van projectdossiers die zijn opgebouwd volgens de eisen van het archief.
Vastleggen van regelingen voor aanbesteding en uitbesteding.
Vastleggen van bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling buiten kantoortijden.
Inbedding in werkprocessen van vier ogen principe: toets door collega van alle besluiten en niet gestandaardiseerde brieven.
Hoofdstuk 7.
Artikel 7.2