Een medewerker die een netwerkaccount heeft, krijgt doorgaans ook een persoonlijk e-mailaccount en agendafaciliteiten.
Het e-mailaccount mag niet gedeeld worden met anderen.
Een e-mailaccount wordt gedeactiveerd na beëindiging van de werkzaamheden. Binnen een half jaar daarna wordt het verwijderd.
Het e-mailaccount behoort tot het privédomein van de medewerker. De medewerker bepaalt dan ook wie hij daar toegang toe geeft. Bijvoorbeeld door het machtigen van collega(‘s) tot inzage met behulp van de mogelijkheden binnen de applicatie.
De gemeente zal anderen (ook leidinggevenden) geen toegang geven tot de e-mailbox van de medewerker, tenzij er sprake is van plotselinge uitval van de medewerker en er dringend behoefte is aan de inhoud. Hierover beslist de Domeindirecteur van de betrokken medewerker. Ingeval van (vermoedens van) integriteitsschendingen beslist de Algemeen Directeur.
De medewerker is er verantwoordelijk voor dat daartoe bestemde e-mailberichten worden gearchiveerd in de daarvoor bestemde systemen en hoort deze ter archivering aan te bieden bij het team DIV.
Voorafgaande aan beëindiging van de werkzaamheden ruimt de medewerker zijn/haar e-mailbox op. Dat wil zeggen: daartoe bestemde e-mailberichten archiveren en overige e-mailberichten vernietigen.
Vanaf het moment dat hij/zij de werkzaamheden voor de gemeente heeft beëindigd, hebben de direct leidinggevende van de medewerker en de teammanager ICT het recht om de e-mailbox van de medewerker te raadplegen, indien dit noodzakelijk is voor het onbelemmerd voortzetten van de werkzaamheden.
Artikel 11.
Persoonlijk e-mailaccount en agenda
Onderdeel van Reglement Veilig gegevensgebruik en Privacy gemeente Purmerend 2019