Gegevens die de medewerker gebruikt of opslaat bij de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden worden opgeslagen binnen de desbetreffende applicaties, het document managementsysteem of de gemeenschappelijke opslaglocaties (bijvoorbeeld: G- en L- schijf). De eigen werkdocumenten (bijvoorbeeld concept verslag personeelsgesprek, persoonlijke werkaantekeningen) kan de medewerker opslaan binnen de persoonlijke digitale werkplek. Bijvoorbeeld de M-schijf, het Sharefile Webportaal en Onedrive.
Het is niet toegestaan om bestanden met kwalijke inhoud en/of materiaal dat auteursrechtelijk beschermd is zonder toestemming van rechthebbende op te slaan.
Een uitzondering kan voortvloeien uit de aard van de functie (bijv. buitengewoon opsporingsambtenaar, CISO, systeembeheerder) als de te verrichten werkzaamheden dit vereisen.
Voorafgaande aan de beëindiging van zijn/haar werkzaamheden ruimt de medewerker de persoonlijke digitale werkplek op. Dat wil zeggen: belangrijke documenten ter archivering aanbieden bij DIV en onbelangrijke documenten vernietigen. Bij twijfel altijd contact opnemen met DIV.
Vanaf het moment dat de medewerker niet meer werkzaam is voor de gemeente, heeft de gemeente het recht om de persoonlijke digitale werkplek van de medewerker te raadplegen.
Gelijktijdig met het verwijderen van het netwerkaccount van een medewerker worden de bestanden in de persoonlijke digitale werkplek verwijderd.
De gemeente zal anderen (ook leidinggevenden) geen toegang geven tot de persoonlijke digitale werkplek van de medewerker, tenzij er sprake is van plotselinge uitval van de medewerker en er dringend behoefte is aan de inhoud. Hierover beslist de Domeindirecteur van de betrokken medewerker. Ingeval van (vermoedens van) integriteitsschendingen beslist de Algemeen Directeur.
Artikel 10.
Digitale werkplek
Onderdeel van Reglement Veilig gegevensgebruik en Privacy gemeente Purmerend 2019