Binnen de gemeente Albrandswaard wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden verzameld voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke taken. Onze inwoners moeten erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaan. In deze tijd gaan ook gemeenten mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Wij zijn ons hier van bewust en zorgen dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Wij geven met dit beleid een duidelijke richting aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, al onze processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen. Dit privacybeleid van de gemeente Albrandswaard is in lijn met het algemene beleid van de gemeente en de relevante lokale, regionale, nationale en Europese wet- en regelgeving.

De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • - De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
  • - Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)
  • - De Algemene wet bestuursrecht (Awb)
  • - De Wet Politiegegevens
  • - De Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
  • - De Participatiewet
  • - De Jeugdwet

Dit beleid vloeit rechtstreeks voort uit het bepaalde in artikel 24, lid 2 AVG en hangt samen met het gemeentelijke informatieveiligheidsbeleid. Daar waar in andere beleidsstukken wordt afgeweken van dit algemene beleid dient dit nadrukkelijk te geschieden. Alleen in die gevallen wijkt dit algemene privacybeleid voor het bijzondere beleidsstuk.

Dit beleid is voor het overige gegrond op het bepaalde in Titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht. Afwijking van hetgeen in dit privacy beleid is vastgelegd, is toegestaan in bijzondere gevallen. De afwijking van dit beleid wordt door het betrokken bestuursorgaan gemotiveerd. Van dit beleid maken de bijlagen zoals hieronder genoemd, onlosmakelijk onderdeel uit.

Wij gaan op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteren de privacy van onze inwoners. Wij houden ons daarom aan de volgende uitgangspunten:

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Op ons rust echter een veelheid aan wettelijke verplichtingen op grond waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Wij zorgen er voor dat betrokkenen daar inzicht in hebben. Wij zorgen er daarom voor dat het verwerkingsregister online beschikbaar is en actueel.

Wij zorgen er voor dat verwerkingen die binnen de gemeente plaatsvinden, altijd gestoeld zijn op een rechtmatige grondslag. Dat zal in ons geval veelal een wettelijke verplichting zijn. Wij zorgen er daarnaast natuurlijk ook voor dat wij gegevens niet voor een ander doel verwerken dan die waarvoor de gegevens zijn verzameld. Dat kan overigens anders zijn, wanneer wij in verband met een wettelijke verplichting die gegevens wel verder verwerken. Daarvan is bijvoorbeeld sprake bij de verplichtingen die wij hebben op grond van de Participatiewet. In die gevallen zorgen wij er voor dat de betrokkene op de hoogte is van wat er met de persoonsgegevens gebeurt.

De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die maximaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Dat doel wordt doorgaans vastgesteld door wettelijke regelingen die wij uitvoeren. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. Om dat te bereiken loopt de gemeente zijn processen doorlopend door en waakt op die wijze voor overbodige verwerking van persoonsgegevens.

Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Gemeenten zijn daarbij gebonden aan het bepaalde in de Archiefwet, de daarop gebaseerde besluiten en andere wetten. Hoe lang het noodzakelijk is om persoonsgegevens te bewaren hangt daarom af van het bepaalde in de archiefwet of bijzondere wetten, zoals de Wet basisregistratie personen of fiscale wet- en regelgeving. De bewaartermijn varieert daardoor fors. In ons verwerkingsregister hebben wij daarom per zaaksoort de wettelijke bewaartermijn opgenomen.

Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelen deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door medewerkers met een wettelijke geheimhoudingsplicht en in beginsel slechts voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgen wij voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is voor de meeste gevallen vastgelegd in het door ons gehanteerde informatiebeveiligingsbeleid en het normenkader Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)1https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/wp-content/uploads/2016/07/Strategische-Baseline-Informatiebeveiliging-Nederlandse-Gemeenten-v1.02.pdf en Overheden (BIO).

Het komt voor dat wij vrijwillig samenwerking met externe partijen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij leveranciers van software applicaties. Er kan dan sprake zijn van gegevensverwerking, waaronder uitwisseling, verstrekking of ter beschikkingstelling van persoonsgegevens. In die gevallen maken wij afspraken over de eisen waar deze verwerking en de verdere omgang met persoonsgegevens aan moet voldoen. In die gevallen zorgen wij er voor dat de door die externe partijen te hanteren veiligheidsmaatregelen vergelijkbaar zijn met de eisen die op ons rusten als overheid. Wij zorgen er voor dat de afspraken die wij maken voldoen aan het bepaalde in de AVG. Wij evalueren de gemaakte afspraken met derden op regelmatige basis en passen deze indien nodig aan.

Wij delen overigens alle ontvangen persoonsgegevens met de BAR-organisatie. Alle medewerkers van de gemeente zijn daar in dienst. Wij zijn daardoor samen met de BAR-organisatie verantwoordelijk voor een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens en de uitvoering van alle andere wettelijke taken. Wij houden hier getrapt (raad controleert het college en het college controleert de BAR) via het bestuur van de BAR-organisatie toezicht op.

Bij het verwerken van persoonsgegevens moeten wij rekening houden met het doel daarvan en het belang van u als burger. Wij verwerken gegevens vrijwel altijd in het kader van een toegewezen wettelijke taak. Het doel van de verwerking is dan terug te voeren op die wettelijke taak. Wanneer een verwerking niet op een wettelijke taak is gebaseerd, dan maken wij dat duidelijk.

Om het doel dat met de verwerking van persoonsgegevens te bereiken, houden wij de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de burger zo beperkt mogelijk. Als een minder ingrijpende verwerking mogelijk is, dan streven wij er naar om voor die verwerking te kiezen.

Omdat gemeenten persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van wettelijke taken, kan het zijn dat verwerkingen toch minder beperkt zijn. Dat kan bijvoorbeeld omdat de wet voorschrijft dat wij juist zo veel als mogelijk gegevens moeten verzamelen of dat wij gegevens verplicht moeten delen met andere overheden en instanties. In dat geval houden wij ons aan hetgeen de wetgever van ons vraagt.

Wij onderschrijven de rechten van betrokkenen zoals deze zijn gegeven op grond van de AVG en – in voorkomende gevallen – zoals die zijn gegeven in bijzondere wetten zoals de Wet basisregistraties personen. Wij dragen zorg voor de verwezenlijking daarvan. Wij leggen daarbij geen zwaardere eisen voor wat betreft de identificatie van een verzoeker op dan vereist op grond van artikel 12 AVG.

Wij nemen als uitgangspunt dat het bepaalde in de AVG voorgaat op hetgeen dat in Nederlandse wetgeving is opgenomen, voor zover daar op enigerlei wijze strijdigheid in bestaat. Voor wat betreft de opslag van persoonsgegevens gaat de gemeente uit van hetgeen bij of krachtens de Archiefwet of bijzondere wetgeving is bepaald. In overige gevallen worden de in het geding zijnde belangen gewogen.

Wij beseffen dat een transparante overheid soms schuurt met de zorg voor persoonsgegevens van inwoners. Wij zijn immers op grond van de (Grond)wet verplicht om informatie te openbaren of – op verzoek – openbaar te maken. Wij nemen daarbij tot uitgangspunt dat persoonsgegevens van individuele inwoners niet worden geopenbaard.

Dit kan alleen anders zijn wanneer de openbaarmaking van persoonsgegevens het belang van de publieke informatievoorziening dient, zoals bijvoorbeeld bij verslagen van openbare vergaderingen. Ook ingeval van een bijzondere verplichting – zoals die op ons rust in het kader van de Wet basisregistraties persoonsgegevens – kan, wanneer het doel dat met die bijzondere verplichting niet op een andere wijze kan worden bereikt, van dit uitgangspunt worden afgeweken.

Dit privacybeleid treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan en werkt terug tot aan 1 januari 2019. Het beleid wordt ieder jaar geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden bekendgemaakt via het elektronisch gemeenteblad en gepubliceerd via de website van de gemeente. De meest actuele versie van het beleid is te vinden op de gemeentelijke website en op de site van de landelijke overheid.

Bij dit beleidsstuk behoren een aantal bijlagen. Deze bijlagen kunnen niet los worden gezien van dit beleid en maken daar integraal onderdeel van uit. De bijlagen kunnen echter, met uitzondering van Bijlage 1, worden gewijzigd door de organen die deze hebben vastgesteld en in die gewijzigde vorm aan dit beleid worden gehecht. Deze bijlagen zijn:

  • - Het Privacyreglement van de gemeente Albrandswaard.
  • - Het convenant gegevensverwerking tussen de gemeente Albrandswaard en de BAR-organisatie.
  • - Mandaatbesluit informatieveiligheid en privacy van de gemeente Albrandswaard.