Voor zover in het besluit tot verlening niet anders is bepaald, dienen de volgende stukken te worden aangeleverd:
Een activiteitenverslag aansluitend op de verlening voor zover van toepassing
Een financiële verantwoording, die voldoet aan de hieronder gestelde nadere eisen
Een jaarrekening voor zover de subsidieontvanger deze opstelt.
• Indien een bestemmingsfonds subsidies is gevormd, dient deze bestemmingsfonds in de jaarrekening te zijn opgenomen aansluitend op de verantwoording.
• De jaarrekening hoeft niet te voldoen aan verdere eisen in dit verantwoordingsprotocol.
Nadere eisen aan de financiële verantwoording
De financiële verantwoording sluit aan bij de begroting die bij de aanvraag is ingediend. In het geval er meerdere subsidies zijn ontvangen in een kalenderjaar kunnen de subsidies gezamenlijk worden verantwoord, mits de kosten en inkomsten per verleende subsidie zichtbaar zijn opgenomen.
Bij een subsidie op basis van het exploitatiesaldo dienen de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen met daarbij de goedgekeurde begroting.
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de verwachte kosten en inkomsten, worden in de verantwoording de werkelijke kosten en inkomsten opgenomen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten voor zover deze kosten apart zijn opgenomen in de begroting bij de aanvraag.
Als de subsidie is aangevraagd en verleend op basis van de inzet van aantallen uren, fte’s of specifieke activiteiten (bijvoorbeeld bijeenkomsten) worden de gerealiseerde aantallen zichtbaar in de verantwoording opgenomen. In het geval de kosten van de activiteiten na aftrek van de inkomsten lager zijn dan de verleende subsidie, moet dit zichtbaar zijn opgenomen in de verantwoording.
Bij de realisatie op basis van de inzet van uren dan wel fte’s is nadrukkelijk geen (sluitende) urenregistratie nodig, een redelijke onderbouwing van de inzet is voldoende
In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen.
Als er een bestemmingsfonds subsidies is of wordt gevormd dient het saldo en de toevoeging dan wel de onttrekking aan dit fonds in de verantwoording te zijn opgenomen.
Bij de verantwoording hoeft geen controleverklaring, geen beoordelingsverklaring en geen andere rapportage van de accountant te worden bijgevoegd.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Verantwoordingseisen bij een subsidiebedrag van maximaal € 100.000
Onderdeel van Verantwoordingsprotocol Subsidies Gemeente Utrecht 2019 behorende bij de Algemene Subsidieverordening Gemeente Utrecht