Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor het opstellen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Advisering omtrent inkoop wordt concreet uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van het team Inkoop zijn:
Gevraagd en ongevraagd adviseren bij aanbestedingstrajecten op domein/teamniveau;
Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid;
Verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen;
Het organiseren en publiceren van een aanbestedingskalender;
Fungeren als kenniscentrum (Europees) aanbesteden en overige regelgeving (o.a. jurisprudentie, proceduremogelijkheden, vraagbaak);
Inkoopadviseurs hebben elk eigen taakaccenten waar zij op inkoopgebied trekker van zijn (o.a. lokale ondernemers, SRoI, MVI);
Deelname aan inkoopprojectteams als inkoopadviseur;
Intern en extern contactpersoon voor inkoop- en rechtmatigheidsvraagstukken;
Het onderhouden van een (regionaal/lokaal) inkoopnetwerk;
Het gevraagd en ongevraagd faciliteren en adviseren in contractbeheer en –management.
Naast de adviesrol binnen aanbestedingen, faciliteren de inkoopadviseurs de gemeente op het gebied van beleid (en uitvoering). Dit betekent dat zij zorgdragen voor o.a.:
Factsheets met een uitwerking van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en specifieke actuele onderwerpen zoals tenderkkostenvergoeding;
Standaarddocumenten: verschillende aanbestedingsleidraden, gunnings- en afwijzingsbrieven, contracten, et cetera;
Jaarlijkse spendanalyses: een kwantitatieve rapportage per afdeling over de uitgaven, (het aantal) crediteuren en het aantal facturen. De kwantitatieve rapportage leidt tot inzicht en verbetervoorstellen ten aanzien van inkoop, aanbestedingen, contracteren en contractafspraken;
Het bijhouden van jurisprudentie ten behoeve van professionele advisering;
Het verzorgen van interne opleidingen/informatiebijeenkomsten en bijhouden en vullen van de informatiepagina op Intranet.
Een evaluatie van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid vindt tweejaarlijks plaats en indien nodig wordt het beleid aangepast.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.3