Met goed contractbeheer en –management stuurt de gemeente er op dat alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen. Doel is dat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. Ook draagt het bij aan risico-beheersing op organisatorisch, financieel en juridisch gebied.
Contractbeheer is het (administratieve) proces van het beheren van contracten binnen de gemeente zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Door het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens van contracten kan (management)informatie worden gegenereerd die van belang is voor bij nieuwe beheer handelingen, zoals een contract opzeggen een contract verlengen en het tijdig starten van een nieuwe aanbestedingsprocedure ter vervanging van het huidige contract. Tevens is het van belang uit controle- en verantwoordingsoogpunt.
Contractmanagement is het bewaken of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. Contractmanagement maakt het mogelijk om te controleren en vervolgens te sturen op de gemaakte contractuele afspraken teneinde volledige benutting van contracten te realiseren en managementrapportages te genereren.
Voor contractmanagement is goed contractbeheer een randvoorwaarde.
Met de professionalisering van contractbeheer en -management bereikt de gemeente dat:
Er wordt zorg gedragen voor kwalitatief goede en volledige contracten met de juiste voorwaarden;
Er inzicht is in alle lopende contracten (bij de diverse afdelingen);
Er is Inzicht is wanneer welke acties genomen moeten worden (signalering van looptijden, garantietermijnen, prijsherzieningen, etc.);
Er inzicht is in de afspraken die zijn vastgelegd in de contracten en hierop kunnen acteren (bonus-/malusregelingen, algemene voorwaarden, sancties, etc.);
Er inzicht is in de aangegane financiële verplichting waardoor budgetbewaking wordt ondersteund;
De gemeente de prestaties en de resultaten van de leveranciers kan monitoren en hierop kan sturen;
Er kan worden vastgesteld of met de afgesloten contracten wordt voldaan aan de inkoopbehoeften (krijgen we wat we nodig hebben).
Op basis van de door de gemeente opgestelde contractenmatrix; wordt bepaald in welke mate (zwaarte/ frequentie) contractmanagement op een contract wordt uitgevoerd. Dit is afhankelijk van de waarde van het contract en het risico dat gelopen wordt wanneer het contract niet goed wordt nageleefd. Per contract wordt bepaald wie de contracteigenaar, de contractmanager en de contractbeheerder is. Deze rollen worden uitgevoerd op decentraal niveau (bij de domeinen/teams). De inkoopadviseurs faciliteren en adviseren in contractbeheer en –management.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.4