Binnen het debiteurenproces zijn er aan aantal basisrollen te onderscheiden, welke hieronder zijn weergegeven.
College van B&W
Bestuurlijk eindverantwoordelijk en bij collegebesluit gemachtigd om af te wijken van het beleid en te beslissen in uitzonderingsgevallen en/of gevallen waarin deze beleidsregel niet voorziet. Daarnaast beslissingsbevoegd wanneer e.e.a. de beslissingsbevoegdheid van de domeinmanager te boven gaat.
Domeinmanager Middelen
Is primair proceseigenaar en ambtelijk eindverantwoordelijk. Is daarnaast beslissingsbevoegd wanneer e.e.a. de beslissingsbevoegdheid van de teamleider Middelen te boven gaat.
Teamleider Middelen
Vervult de rol van invorderen. Is vanaf het overdragen van een vordering aan de debiteurenadministratie bevoegd en aangewezen tot factureren, innen en invorderen. Hij/zij is bevoegd alle formele bescheiden te ondertekenen en is belast met de leiding van de invordering. Zonder dat hij/zij daartoe opdracht heeft gegeven, maakt de deurwaarder niet van zijn wettelijke bevoegdheden gebruik.
Budgethouder domein
Is bij het ontstaan van een vordering verantwoordelijk voor aanlevering van de volledigheid en juistheid van de documentatie (bijv. VTF) bij de debiteurenadministratie, eventueel in overleg met de financieel adviseur. De budgethouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van opbrengsten en hij/zij houdt altijd de debiteurenadministratie op de hoogte bij belangrijke informatie rondom een vordering. De budgethouder beslist dat een vordering (nog) niet overgaat naar de deurwaarder. Wanneer de vordering niet naar de deurwaarder gaat, doet de budgethouder er alles aan om het geld alsnog (binnen 14 dagen) op de rekening van de gemeente te krijgen.
Medewerker debiteurenadministratie
Controleert de volledigheid van aangeleverde gegevens en checkt relatiegegevens. Neemt wanneer nodig telefonisch contact op met de debiteur om hem te wijzen op geen-betaling vóór het verzenden van de aanmaning. Na de vervaldatum van de aanmaning informeert de medewerker per mail de budgethouder met betrekking tot de overdracht van de vordering aan de deurwaarder. De medewerker debiteurenadministratie voert het proces uit en bewaakt de vervaltermijnen. Hij/zij kent het beleid en signaleert uitzonderings- of speciale gevallen aan de teamleider Middelen.
Deurwaarder
Is een externe partij buiten de gemeente en heeft voor zijn werkzaamheden als deurwaarder goedkeuring nodig van de teamleider Middelen. Hij krijgt een rechtstreekse aanstelling als deurwaarder van de gemeente Heerlen en heeft alleen ‘mandaat’ voor de inning. De deurwaarder is het verlengstuk van de gemeente Heerlen.
Functiescheiding
Functiescheiding geldt als onderdeel van de administratieve organisatie. Iemand die een verkoopfactuur invoert, moet iemand anders zijn dan degene die bijvoorbeeld de geregistreerde verkoopfacturen controleert. Het 4-ogenprincipe dient als uitgangspunt voor het goed inrichten van het financiële beheer en ter voorkoming van fraude.
HOOFDSTUK 3
Artikel 10