Enig artikel Bevoegdhedenregeling gemeente Asten 2020

Artikel 1 Begripsbepaling

De bevoegdhedenregeling verstaat onder:

Mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 1:3 Awb.

Volmacht: de bevoegdheid om in naam van de gemeente privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten, geen besluiten of privaatrechtelijke rechtshandelingen zijnde.

Artikel 2 Bevoegde functionaris

De uitoefening van de bevoegdheden en handelingen, vermeld in het hierbij behorende bevoegdhedenregister, wordt opgedragen aan de daarbij vermelde functionaris.

De genoemde functionaris maakt van de aan hen verleende bevoegdheid slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein.

De direct leidinggevende(n) van de functionaris aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen is eveneens bevoegd.

Ingeval van afwezigheid van de manager en/of teamleider geldt de vervangingsregeling zoals overeengekomen op basis van in het Organisatiebesluit. De plaatsvervanger heeft dezelfde bevoegdheden.

Indien een bevoegdheid is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door gebruikmaking van de woorden of afkorting “bij afwezigheid/ba.” of “plaatsvervanger/plv.”.

Artikel 3 Ondermandaat

Alleen MT en managers kunnen de hen verleende bevoegdheden ondermandateren.

Schriftelijk verleende ondermandaten worden als bijlage toegevoegd aan het bevoegdhedenregister.

Het ondermandaat vervalt indien:

de functionaris die het ondermandaat verleent, het ondermandaat intrekt;

het mandaat van de functionaris die het ondermandaat heeft verleend komt te vervallen.

Artikel 4 Reikwijdte

Bij de uitoefening van bevoegdheden als bedoeld in het bijbehorend register wordt in acht genomen wat daaromtrent wordt gesteld bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen.

Een ieder dient bij de uitoefening van de bevoegdheden, als bedoeld in het bijbehorend register, artikel 16 van het Organisatiebesluit in acht te nemen.

Voor de uitoefening van bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat daarvoor een toereikend bedrag moet zijn opgenomen in de begroting. De bevoegdheden in het kader van de Budgethoudersregeling dienen in acht te worden genomen.

Indien de inwerkingtreding van wetten en verordeningen niet leidt tot een verandering van de inhoud en reikwijdte van de in het register toegekende bevoegdheden, worden de bevoegdheden in het register tevens geacht te zijn toegekend op basis van de actuele wet- en regelgeving.

Voor zover niet strijdig met de toepasselijke wetgeving blijft de oude bevoegdhedenregeling met bijbehorend register zoals deze gold vóór inwerkingtreding van deze bevoegdhedenregeling van toepassing voor de in mandaat te nemen besluiten met betrekking tot lopende dossiers waarvan de wettelijke grondslag in de nieuwe regeling niet meer is opgenomen.

Artikel 5 Inhoud bevoegdheid

Indien het college c.q. de burgemeester, heffings- en invorderingsambtenaar achterblijvende heffingen mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van (de uitvoering van) een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin des woords, met inachtneming van artikel 4. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder mede verstaan:

Het nemen van alle voorbereidende besluiten c.q. ontwerpbesluiten;

Het uitreiken van een gespecificeerd bewijs van ontvangst e.d.;

Het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d.;

Verzoeken om (kosteloze) advisering aan derden;

Verdagen, opschorten en/of uitstellen;

Verzoeken om aanvullende informatie;

Het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

Het stellen van nadere voorwaarden en voorschriften;

Het toekennen van bedragen in termijnen;

Het toekennen van voorschotten;

Het afleggen van verantwoording aan het rijk;

Het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

Het toezenden van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

Alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid

Indien het college c.q. de burgemeester, heffings- en invorderingsambtenaar een bevoegdheid zelf uitoefent zijn algemene handelingen en correspondentie in het kader van de voorbereiding of uitvoering van te nemen en genomen besluiten opgedragen aan ambtenaren. Hieronder wordt mede verstaan:

Het schriftelijk verstrekken en toezenden van gegevens en informatie;

Het opvragen van inlichtingen, bescheiden en kosteloze adviezen aan derden;

Kennisgeving ter inzage legging besluit/aanvraag;

Het uitreiken van een algemeen bewijs van ontvangst;

Het toezenden/doorzenden van besluiten aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

Het bekend maken van besluiten;

Verzoeken om aanvullende informatie;

Geven van algemene informatie, geen besluiten zijnde.

Waar volmacht is verleend tot het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van de uitvoering van die rechtshandeling, waartoe ook worden gerekend verlijden van notariële akten, ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten die hiermee verband (kunnen) houden.

Artikel 6Ondertekening

Daar waar door het bestuursorgaan een bevoegdheid is verleend tot het nemen van een besluit, wordt tevens de bevoegdheid tot ondertekening verleend, voor zover dit wettelijk niet is uitgesloten.

Bij de uitoefening van mandaat worden besluiten van het college respectievelijk de burgemeester als volgt ondertekend:

namens het college van burgemeester en wethouders van Asten,OF

namens de burgemeester van Asten,

handtekening functionaris

naam functionaris

werknaam functie

naam team

Indien het bestuursorgaan zelf een besluit heeft genomen kan de ondertekening van dit besluit ook plaatsvinden door de manager. In dat geval worden de besluiten als volgt ondertekend:

overeenkomstig het door het college van Asten genomen besluit, OF

overeenkomstig het door de burgemeester van Asten genomen besluit,

handtekening functionaris

naam functionaris

werknaam functie

naam team

Bij de uitoefening van mandaat worden stukken van de heffingsambtenaar respectievelijk de invorderingsambtenaar als volgt ondertekend:

namens de heffingsambtenaar van Asten, OF

namens de invorderingsambtenaar van Asten,

handtekening functionaris

naam functionaris,

werknaam functie

naam team

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze regeling met de daarbij behorende bijlagen, treedt in werking op 1 januari 2020.

Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum komen eerder genomen mandaatregelingen met bijbehorende mandaatbesluiten met betrekking tot de vermelde bevoegdheden te vervallen, behoudens het bepaalde in artikel 4 leden 4 en 5.

Artikel 8 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Bevoegdhedenregeling gemeente Asten 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten van 17 december 2019.

College van burgemeester en wethouders van Asten,

mr. W.M.A. Verberkt mr. H.G. Vos

secretaris burgemeester

Burgemeester van Asten,

mr. H.G. Vos

Heffings- en invorderingsambtenaar achterblijvende heffingen gemeente Asten,

J.C.A. Peerlings

Toelichting op

Bevoegdhedenregeling gemeente Asten 2020

1. Algemeen

Bij een gemeente moeten burgemeester en wethouders vaak honderden beslissingen per dag nemen. Het is logisch dat het college deze beslissingen niet allemaal zelf kan nemen. Een manier om dit probleem op te lossen is door bevoegdheden te mandateren aan anderen. Hierdoor kan het werk feitelijk worden uitgevoerd door ambtenaren, die ondergeschikt zijn aan het college.

Bij het verlenen van een mandaat blijft de mandaatgever primair verantwoordelijk voor de besluiten die genomen worden. Een in mandaat genomen besluit geldt als een besluit van het bestuursorgaan. De mandaatgever kan algemene of bijzondere aanwijzingen geven aan degene die namens hem een beslissing neemt. Ook kan de mandaatgever inlichtingen vragen. Hij kan zelfs te allen tijde zelf de bevoegdheid uitoefenen zonder hiervoor het mandaat te hoeven intrekken. Het besluit moet uitdrukkelijk vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Een mandaatbesluit kan zowel algemeen zijn, als een bepaald geval betreffen. Het kan aan één of meerdere gemandateerden worden verleend. Dit moet in principe schriftelijk gebeuren. Mandaat om een besluit te nemen omvat tevens het vaststellen van een ontwerp-besluit. Indien het bevoegde bestuursorgaan hiermee instemt, kan ondergemandateerd worden.

2. Uitgangspunten Bevoegdhedenregeling Asten

In het Organisatiebesluit zijn de uitgangspunten voor de wijze van inrichting en functioneren van de gemeentelijke organisatie vastgelegd. In dit besluit is opgenomen dat het MT er zorg voor draagt dat het college danwel de burgemeester hun bevoegdheid tot het nemen van besluiten, niet zijnde algemeen verbindende voorschriften, zoveel mogelijk mandateren aan ambtenaren.

Onder “ambtenaar” wordt verstaan de functionaris die een arbeidsovereenkomst heeft in de zin van artikel 1 Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, dan wel een detacheringsovereenkomst op basis van burgerlijk recht.

Grenzen aan het gebruik van een gemandateerde bevoegdheid (o.a. geen mandaat bij strijd met beleidsregel, bij politieke gevoeligheid, bij ongewenste precedentwerking) zijn verwerkt in deze algemene mandaatregeling.

Met deze regeling geeft het college en de burgemeester invulling aan de algemene bedrijfsmatige uitgangspunten van de gemeente Asten. Voor speciale gevallen kan het college danwel de burgemeester een afzonderlijk mandaatbesluit nemen.

Deze regeling wordt gekenmerkt door de volgende onderdelen:

Toedeling van bevoegdheden volgt direct uit het register, volgens één stramien, voor zover mogelijk met vermelding van de wettelijke grondslag;

Bevoegdheden worden opgedragen o.a. aan MT, managers, teamleiders, dan wel behandelend ambtenaren; uit het Organisatiebesluit volgt de omvang van het MT (de secretaris is voorzitter) en de indeling in teams;

Er wordt uitgegaan van een eenduidige verdeling van budgetbevoegdheden op grond van de Budgethoudersregeling;

Alleen MT en managers zijn bevoegd tot het verlenen van ondermandaten;

In beginsel worden mandaten aan functies verleend, niet aan personen. In ondermandaat kan voor persoonlijk mandaat worden gekozen;

In beginsel worden bevoegdheden niet aan portefeuillehouders opgedragen;

Degene die het besluit in mandaat neemt, ondertekent het ook;

De ondertekening van besluiten van het bestuursorgaan zelf is gemandateerd aan managers; ondermandaat is mogelijk;

Beslissingen op bezwaar en beslissingen tot het instellen van (hoger) beroep worden niet gemandateerd;

De regeling is uitgewerkt in instructies per team, waarin onder meer kwesties van bestuurlijk gevoelige zaken en dergelijke geregeld worden;

Voor besluitvorming met betrokkenheid van meerdere organisatieonderdelen of instanties gelden overleg- en coördinatieprocedures.

Mandaatbesluiten worden in Verseon geregistreerd en ter kennis gebracht van het college. In mandaat genomen besluiten treden in werking conform artikel 3:40 Awb, derhalve na bekendmaking. Onder bekendmaking wordt verstaan de bekendmaking aan de aanvrager en eventueel direct belanghebbenden. Publicatie van de besluitenlijst is niet voldoende.

3. Register van bevoegdheden

Het bij deze regeling behorende register bevat zowel bestuurs- als beheersbevoegdheden van het college en de burgemeester. Het begrip “bestuursbevoegdheden” omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te nemen met uitzondering van de bevoegdheden tot regelgeving, voor zover deze zijn geattribueerd aan het college. Met de term “beheersbevoegdheden” wordt gedoeld op de bevoegdheden van het college die buiten de externe beleidssfeer liggen. Het gaat in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke handelingen en feitelijke handelingen.

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen. De uitoefening van beheersbevoegdheden ziet via volmacht op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en via machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

Het register bestaat uit een algemeen deel dat voor de gehele organisatie geldt en een bijzonder deel met de bevoegdheden per team die in paragrafen zijn uitgewerkt.

4. Overige bevoegdheden

Deze regeling ziet op het mandateren van bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffings- en invorderingsambtenaar achterblijvende heffingen (de heffingen die niet zijn overgedragen aan de BSOB). Voor zover de raad of andere bestuursorganen (commissies) bevoegdheden wensen over te dragen aan ambtenaren dient dit in afzonderlijke besluiten vorm te krijgen.

5. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Mandaat: mandaat is volgens artikel 10.1 Awb de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of enig ander persoon of college met openbaar gezag bekleed) een besluit te nemen. Dit laatste zijn volgens artikel 1:3 Awb schriftelijke beslissingen van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht op rechtsgevolg, bijvoorbeeld het afgeven van vergunningen en ontheffingen op grond van de algemene plaatselijke verordening. Kenmerk van mandaat is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van de mandaatgever wordt uitgeoefend. De mandaatgever blijft dan ook verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid. Mandaat is eigenlijk de publiekrechtelijke tegenhanger van de volmacht uit het privaatrecht.

Volmacht: Volmacht heeft betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen in naam van de gemeente, bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst. Artikel 10:2 Awb verklaart de hele afdeling 10.1.1 Awb van toepassing op de volmacht.

Machtiging: Hiervan is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Dit zijn handelingen die geen privaatrechtelijke handelingen zijn of geen besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb. Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het vragen van inlichtingen, het uitbrengen van advies of het afsluiten van een straat. Artikel 10:12 Awb verklaart de hele afdeling 10.1.1 Awb over mandaat van overeenkomstige toepassing op de machtiging.

Artikel 2

Dit artikel bepaalt dat de bevoegdheden gekoppeld zijn aan de functies van de betreffende personen. Bovendien is de direct leidinggevende van de functionaris ook altijd bevoegd. In geval van plaatsvervanging geldt de regeling zoals door het MT is vastgesteld. Bij vervanging is het wenselijk dat op dezelfde wijze wordt ondertekend.

Artikel 3

Uitgangspunt van deze regeling is reeds het maximaal gebruik van mandaat; waar het desondanks mogelijk is en noodzakelijk wordt geacht verdergaand of persoonlijk ondermandaat toe te staan (deze bevoegdheid is beperkt tot MT en managers) is registratie wenselijk. Overige ondermandaatbesluiten worden aangeleverd bij de beheerder van het register.

Artikel 4 en 5

In de praktijk is mandaatverlening sterk verweven met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat uitoefent. Er moet vanuit worden gegaan dat hij dat zal doen in de geest van dat orgaan en dat bij twijfel het bestuursorgaan wordt geraadpleegd: besluiten die strijdig zijn met een beleidsregel, belangrijke politieke gevolgen of ongewenste precedentwerking hebben, of ingrijpende financiële gevolgen hebben dienen door het bestuursorgaan zelf te worden genomen. Dit heeft tevens als consequentie dat het bestuursorgaan slechts in uitzonderingsgevallen de bevoegdheid weer naar zich toetrekt. Bij de toepassing van onderhavige mandaatregeling wordt verondersteld dat deze vertrouwensbasis aanwezig is binnen onze organisatie. Opgenomen is een bepaling over de actualiteit van een mandaat bij veranderende wetgeving, evenals specifieke overgangsbepalingen. Bovendien wordt hier nog eens vermeld dat functionarissen de betreffende bevoegdheden alleen mogen uitoefenen als deze ook daadwerkelijk tot hun werkterrein behoren. Dus als er bijvoorbeeld binnen een team bij een bevoegdheid behandelend ambtenaar staat wil dat niet zeggen dat iedereen binnen dat team bevoegd is deze af te handelen. Het moet tot de functie- en taakomschrijving behoren.

Beslissingen op bezwaar worden niet gemandateerd. Dit betekent dat ook niet worden gemandateerd de beslissingen tot het instellen van (hoger) beroep.

In geval van persoonlijke betrokkenheid of de schijn hiervan bij de behandeling van een dossier, dient een collega, die niet persoonlijk betrokken is, de behandeling van het desbetreffende dossier over te nemen. Persoonlijk betrokken is een ambtenaar in ieder geval wegens bloed- en aanverwantschap, en wanneer de dossiers betrekking hebben op mensen uit zijn of haar vrienden- en/ of kennissenkring.

Artikel 6

De kenbaarheid vereist dat eenduidig is te herleiden dat een functionaris bevoegd is. In het register zijn de functionele bevoegdheden geregistreerd per team, en als zodanig te herleiden.

Uit het ondertekende besluit moet blijken dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen. In artikel 10:11 Awb en artikel 59a Gemeentewet is hiervoor een speciale bepaling opgenomen. In principe is ondertekeningsmandaat toegestaan, tenzij de aard van de in het besluit uitgeoefende bevoegdheid zich ertegen verzet of indien het wettelijk is verboden.

Artikel 7

De bevoegdhedenregeling treedt in werking op 1 januari 2020. De oude regelingen komen te vervallen behalve in de gevallen er nog dossiers lopen op basis van de oude regeling(en).

Register bij Bevoegdhedenregeling gemeente Asten 2020

Inhoudsopgave:

I. Algemeen deel (geldt voor gehele organisatie)

1.1 Algemene bevoegdheden voortvloeiend uit Algemene wet bestuursrecht (Awb)

1 Algemeen

1.2 Aangaan van financiële verplichtingen

1 Algemeen

1.3 Vertegenwoordiging in procedures

1 Algemeen

1.4 Opvragen inlichtingen bij de justitiële informatiedienst of politie

1 Algemeen

1.5 Inrichting organisatie

1 Algemeen

1.6 Overig

II. Bijzonder deel (bevoegdheden per team)

2 Team Ruimte

2.1 Ruimtelijke ontwikkeling

2 Team Ruimte

2.2 Openbare werken binnen

2 Team Ruimte

2.3 Accommodaties/Gebouwen

2 Team Ruimte

2.4 Vergunningen

3 Team Sociaal Domein

4 Team De Schop

Geen bijzondere bevoegdheden.

5 Team UDAS

6 Team Dienstverlening

6.1 KCC, Burgerlijke stand en Burgerzaken

6 Team Dienstverlening

6.2 Digitale en Documentaire informatievoorziening

6 Team Dienstverlening

6.3 Communicatie en webcoördinatie

7 Team Leefbaarheid, Handhaving en Veiligheid

7.1 Toezicht en Handhaving

7 Team Leefbaarheid, Handhaving en Veiligheid

7.2 Veiligheid

Geen bijzondere bevoegdheden.

8 Team Financiën

8.1 Belastingen

8 Team Financiën

8.2 Financieel beleid

8 Team Financiën

8.3 Financiële administratie

8 Financiën

8.4 Inkoop

Geen bijzondere bevoegdheden.

9 Team Advies & Ondersteuning

9.1 P&O

9 Team Advies & Ondersteuning

9.2 Juridische kwaliteitszorg

9 Team Advies & Ondersteuning

9.3 Facilitaire ondersteuning

Geen bijzondere bevoegdheden.

9 Team Advies & Ondersteuning

9.4 Secretariële ondersteuning

Geen bijzondere bevoegdheden.

9 Team Advies & Ondersteuning

9.5 Informatiebeveiliging & privacy

10 Team Informatisering & Automatisering

11 Team Control