Het onderzoek wordt goed gedocumenteerd, deels op papier en deels in een geautomatiseerd systeem, waarin een overzicht van alle activiteiten en gebeurtenissen is benoemd en chronologisch is gerangschikt.
In het geautomatiseerde systeem worden ook alle brieven, emailcontacten, notities, rapporten van afgelegde huisbezoeken etc. toegevoegd.
Het dossier wordt 10 jaar na afsluiting van het onderzoek bewaard op grond van de Regeling bewaring BRP-bescheiden.
De ingeschrevene heeft recht op inzage in zijn eigen onderzoeksdossier waarin onder meer is opgenomen:
inhoud en de datum van de melding;
naam van de melder voor zover het een rechtspersoon betreft;
waarom het onderzoek is opgestart;
welke gegevens in onderzoek zijn gezet;
welke bronnen zijn geraadpleegd zijn en wat de uitkomst daarvan was;