Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen. Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op de website worden voor- en achternaam, een foto, het gemeentelijk mailadres en zakelijk telefoonnummers van de wethouders gepubliceerd. Van raadsleden worden voor- en achternaam, een foto, woonadressen, zakelijke, dan wel persoonlijke mailadressen en telefoonnummers gepubliceerd, tenzij zij de griffie verzoeken alleen de naam en het zakelijke mailadres kenbaar te maken. Nevenfuncties van politiek ambtsdragers moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.
Gedragslijn:
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website. Bij aanvang van de benoeming wordt door de griffie geïnformeerd op welke wijze de raadsleden hun persoonsgegevens openbaar gemaakt willen hebben.
Indien bij de griffie het verzoek binnen komt om telefoonnummers van raadsleden vrij te geven, wordt door de griffie aangegeven dat er contact wordt met het raadslid en dat deze zelf contact zoekt met de derde.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren dan wel extern ingehuurde personen, worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.
Gedragslijn:
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, ongeacht of zij voor de gemeente Midden-Groningen of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn, geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die, doorgaans handgeschreven, naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking, dit geldt voor genoemde vormen, zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
Transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger vereist dat op de website is te vinden dat een brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als er een lijst van ingekomen stukken wordt gepubliceerd, waarin wordt aangegeven dat er een ingekomen brief is ontvangen van een burger en het onderwerp worden vermeld.
Gedragslijn:
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte (met persoonlijke wachtwoord) van het raadsinformatiesysteem (RIS) ontsloten zodat raadsleden en commissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur en de AVG worden behandeld. De griffie doet altijd melding van een dergelijk verzoek aan de afzender/indiener van brieven/petities.
d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.
Personen die tijdens raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Van de vergaderingen worden ook opnames gemaakt die via de website te bekijken zijn. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.
Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door middel van een bevestigingsmail dat zij ontvangen van de griffie.
Gedragslijn:
Indien een inspreker een tekst inlevert, op papier of digitaal, dan wordt deze bij de besluitenlijst van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst. Insprekers worden hier van tevoren op gewezen door de griffie.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college.
Een belangrijke categorie zijn de zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen.
Zienswijzen tegen bestemmingsplannen, worden op de lijst van ingekomen stukken geplaatst conform de werkwijze bij c.
Bij de stukken voor de raadsvergadering en de raadscommissie die ter voorbereiding daarop wordt gehouden, wordt een geanonimiseerde “nota van zienswijzen” toegevoegd. Daarbij wordt als bijlage tevens alle ingediende zienswijzen geanonimiseerd toegevoegd. Deze stukken worden op het openbare deel van de website geplaatst.
De lijst met namen van de indieners en de door hun ingediende zienswijzen wordt ontsloten via het beveiligde gedeelte van het RIS (met persoonlijk wachtwoord) conform de werkwijze bij c. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen, wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken via de lijst van ingekomen stukken ter kennis gebracht van de raad, conform de werkwijze bij c. Documenten als bijlage bij de besluitvormende raad en de raadscommissie die ter voorbereiding daarop wordt gehouden, worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten.
Gedragslijn:
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.
Deze stukken worden via het beveiligde gedeelte van het raadsinformatiesysteem ontsloten zodat raadsleden en raadscommissieleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Voor behandeling van zaken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen geldt dat indien nodig de zaak in een besloten raadsvergadering behandeld wordt. Dan wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.
f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad
In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Gedragslijn:
Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is. De contactpersoon wordt hierover vooraf geïnformeerd.
g. Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
Benoemingen in Stichtingen: Namen van benoemde personen kunnen openbaar worden gepubliceerd mits het een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) betreft. Het is wenselijk vooraf toestemming te vragen. Cv’s en andere persoonlijke gegevens worden niet vrijgegeven.
Gedragslijn:
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
Overige stukken aangaande benoemingen (bijvoorbeeld een cv.) worden via het beveiligde gedeelte van het RIS ontsloten zodat raadsleden en raadscommissieleden wel kennis kunnen nemen van de stukken waarop persoonsgegevens staan.
h. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden aan het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift aan de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet openbaar gemaakt. Dit gebeurt via de lijst van ingekomen stukken zie onder c.
Gedragslijn:
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad wordt als zodanig niet openbaar gemaakt. Dit gebeurt in de lijst van ingekomen stukken, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd.
Raadsleden en commissieleden kunnen op het beveiligde deel van het RIS kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
Artikel 3
Gedragscode
Onderdeel van Gedragscode Privacy en publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Midden-Groningen 2019