Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Bij de uitvoering van de VTH taken gaat het primair om het toepassen van de wet- en regelgeving gericht op het fysieke domein. We nemen daarbij de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht. De toepassing van wet- en regelgeving is niet altijd eenvoudig. Soms zijn regels (bv.) niet naleefbaar, of hebben niet het effect dat er mee wordt beoogd. In de praktijk doen zich geregeld situaties voor die aanleiding zijn om de regels zelf of de toepassing van VTH instrumenten aan te passen. Onze gemeente spant zich in om regels en de toepassing ervan, steeds zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de doelen die met de wet- en regelgeving beoogd worden. In schema:
Functiescheiding en roulatie
Het is ongewenst dat vergunningverlening en toezicht en handhaving op dossierniveau door dezelfde persoon worden uitgevoerd. Dit geldt ook voor langjarig toezicht op hetzelfde bedrijf door dezelfde persoon. Daarom hebben we de uitvoering van VTH taken zo georganiseerd, dat de taken en activiteiten van medewerkers functioneel en op persoonsniveau zijn gescheiden tussen vergunningverlening enerzijds en toezicht en handhaving anderzijds. Er is ook altijd een functionele scheiding tussen de VTH taken van een gemeente en de betrokkenheid als bouwer/opdrachtgever/initiator/ondersteuner van activiteiten.
Functiescheiding verhindert niet dat accenten en kritische punten uit het vergunningen traject, extra aandacht bij toezicht en handhaving krijgen. Ook omgekeerd worden ervaringen bij toezicht en handhaving (veel voorkomende gebreken bv.) aandachtspunten bij de vergunningverlening.
Dezelfde regels voor de gemeente
Onze gemeente wil een betrouwbare partner zijn in het maatschappelijk verkeer. Daar hoort bij dat wij zelf ook de regels volgen en naleven die wij aan anderen stellen.
Standaard processen, borging
De veel voorkomende processen worden gestructureerd en gedocumenteerd. De uitvoering in overeenstemming met dit standaard proces wordt geborgd door de veel voorkomende processen te laten ondersteunen door een daarop ingericht ICT systeem. Onze gemeente wil hierbij met de partners in Fryslân samenwerken, zodat de werkprocessen en informatie-uitwisseling worden gestandaardiseerd en gestructureerd.
ICT ondersteuning, registratie persoonsgegevens
Wij maken gebruik van een applicatie die ingericht is op de processen van onze gemeente. In 2019 wordt hiervoor een nieuwe applicatie (Squit 20/20) aangeschaft en ingericht. Ook bereiden wij ons voor op het digitaal stelsel omgevingswet (DSO) als onderdeel van het project Invoering Omgevingswet.
De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vervangt sinds eind mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De processen en registraties die we gebruiken bij de VTH taken, zijn aan de AVG getoetst en aangepast als dat nodig is.
Dienstverlening
Ten aanzien van de dienstverlening werken wij op basis van de volgende uitgangspunten:
Mensgericht:
Gastvrij en persoonlijk
Mensen staan voorop, niet de regels
Denken vanuit mogelijkheden en samenwerken
Duidelijk
De klant kiest het informatiekanaal
Werkt efficiënt:
Digitaal waar het kan
Slim en effectief
Eén duidelijk aanspreekpunt
Als samenwerkingspartner:
Oplossingsgericht
Omgevingsgericht
Werkt op basis van vertrouwen
Stelt de vraag of de opgave centraal
Werkt vanuit de bedoeling
Dienstverlening strekt zich ook uit tot een goede omgang met belanghebbenden waarbij oog is voor de belangen van verschillende betrokkenen. We maken een zorgvuldige afweging tussen deze belangen en communiceren daar helder over. Daarom zijn we in onze gemeente een paar jaar geleden gestart met het project 'Helder communiceren'. Er zijn inmiddels veel standaardteksten van o.a. vergunningen en brieven herschreven in begrijpelijke taal.
Goede dienstverlening bestaat uit het meedenken met de inwoner of de ondernemer, het helpen mogelijk maken en duidelijk uitleggen waarom iets wel of niet mogelijk is. Middelen die leiden tot tevreden klanten zijn service, betrokkenheid snelheid, de nabijheid en de kwaliteit van de geleverde diensten.
Onze gemeente publiceert alle lokale regelgeving in de Breed-uit en via www.overheid.nl. Op maat gegeven informatie wordt, als dat gevraagd wordt, ook schriftelijk/digitaal bevestigd.
De klanttevredenheid wordt steekproefsgewijs onderzocht door mondelinge vragen en klanttevredenheidsonderzoeken die door of in opdracht van de gemeente worden uitgevoerd. Ambitie voor de toekomst is om te onderzoeken of dit digitaal kan worden opgezet, zodat de antwoorden kunnen worden gebruikt voor verdere verbetering van het proces.
Bereikbaarheid en beschikbaarheid buiten kantooruren (piket)
Onze gemeente moet ook buiten kantooruren bereikbaar en beschikbaar zijn om te kunnen inspelen op acute klachten. In de praktijk wordt deze bereikbaarheid en beschikbaarheid vorm gegeven in samenwerking met de partner organisaties. Acute klachten op het vlak van milieu kunnen 24 uur per dag worden gemeld bij het milieu-alarmnummer (waarin gemeenten, GS, FUMO, RWS en het Wetterskip samenwerken). Daarnaast is het 112 alarmnummer beschikbaar, vanuit de meldkamer Noord-Nederland kan contact gezocht of gelegd worden met verantwoordelijke diensten.
Voor meldingen en calamiteiten in de openbare ruimte is er een gemeentelijk calamiteiten telefoonnummer beschikbaar buiten kantooruren. Dit betreft buitendienst medewerkers die niet bij ons team werken.
Onze gemeente heeft een organisatie voor crisis en rampenbestrijding. Hierin zitten de officieren van dienst voor bevolkingszorg (OVD-BZ). Die zijn bij toerbeurt bereikbaar met een zogenaamde 'hard piket 24/7 dienst'. Daarnaast zijn de bouwkundig en milieumedewerkers en de medewerkers openbare orde en veiligheid eventueel ook buiten kantooruren beschikbaar voor calamiteiten, maar hiervoor is geen piket dienst. We bekijken nog of we wel hard piketdiensten voor medewerkers van bv. communicatie gaan invoeren.
Interne samenwerking
Er zijn belangrijke en intensieve relaties binnen onze gemeente met het team Klantcontact (vml. Servicecentrum) waarmee we samenwerken in de front office. Daarnaast werken we samen met de teams 'Omgeving' en 'Ondernemen en ontwikkelen' (vml. afdeling Ontwikkeling) in het kader van adviezen op ruimtelijke beleidsthema’s en de uitvoering van VTH taken. Ook is er een nauwe samenwerking met de collega’s van het team Concern (vml. afdeling Bestuursondersteuning) o.a. op het gebied van openbare orde en veiligheid. Ook werken we samen met het team Omgevingsbeheer (vml. afdeling Openbare werken).
Hoofdstuk 2
Artikel 2.6