Na het vaststellen van de regionale evenementenkalender vraagt de organisator de benodigde vergunningen en ontheffingen ten minste 8 weken voor de beoogde datum zelf aan. Voor C-evenementen kan een langere aanvraagtermijn van toepassing zijn. Het aanvragen van een evenementenvergunning kan met het formulier ‘Aanvraag evenementenvergunning’ op de site van de gemeente. De ontheffing voor reclameborden en eventuele drank- en horecaontheffing kunnen ook op de site van de gemeente aangevraagd worden.
De organisator ontvangt een automatische ontvangstbevestiging op de ingestuurde aanvraag. Na ontvangst van de aanvraag beoordeelt de gemeente of er voldoende informatie is om de aanvraag te beoordelen. Als er gegevens ontbreken, vraagt de gemeente deze bij de organisator op.
Beoordeling van de aanvraag
Aanvragen voor een evenementenvergunning worden getoetst aan de uitgangspunten die zijn vastgelegd in dit beleid en aan wet- en regelgeving. Daarna worden de overige facetten van de aanvraag beoordeeld. De beoordeling van de aanvraag heeft procedurele en inhoudelijke aspecten.
Procedureel
Op de procedure zijn de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing. Artikel 3:2 van de Awb schrijft voor dat besluiten op zorgvuldige wijze voorbereid moeten worden en dat alle benodigde kennis daarvoor wordt verzameld.
Inhoudelijk
Bij de inhoudelijke beoordeling wordt beoordeeld of het evenement (onder voorwaarden) kan plaatsvinden of dat sprake is van een van de weigeringsgronden van de APV. Waar nodig worden aanvragen voorgelegd aan de verschillende adviesdiensten zoals politie, brandweer en GHOR. Per evenement wordt beoordeeld of advies van de Omgevingsdienst IJmond over geluidsnormen nodig is. Ook wordt intern advies gevraagd aan bijvoorbeeld de verkeersdeskundige en het team Bouw- en Woningtoezicht. De adviezen en voorschriften van deze partijen worden in de evenementenvergunning verwerkt.
Bij de beoordeling van de aanvraag speelt belangenafweging ook een rol. Naast het belang van de aanvrager zijn in de APV belangen omschreven die de burgemeester in acht moet nemen.
In artikel 1:8 van de APV is bepaald dat de burgemeester de vergunning kan weigeren in het belang van:
1. a. De openbare orde
b. De openbare veiligheid
c. De volksgezondheid en
d. De bescherming van het milieu
2. Een vergunning of ontheffing kan ook worden geweigerd als de aanvraag daarvoor minder dan drie weken voor de beoogde datum van de beoogde activiteit is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is.
Artikel 2:25, zesde lid, van de APV bepaalt dat de burgemeester een vergunning voor een vechtsportevenement als bedoeld in artikel 2:24, tweede lid, onder f, van de APV kan weigeren als de organisator of de aanvrager van de vergunning van slecht levensgedrag is.
De vergunning wordt geweigerd als wettelijke bepalingen zich tegen de vergunningverlening verzetten of wanneer andere belangen zwaarder wegen dan de belangen van de aanvrager. De adviezen van de verschillende hulpdiensten spelen een belangrijke rol bij de belangenafweging.
De afweging van belangen is afhankelijk van de omstandigheden. Als voorbeeld: Een evenement met een groot aantal bezoekers legt een groter beslag op de hulpdiensten dan een evenement met een gering aantal bezoekers. De beschikbaarheid van hulpdiensten voor het evenement hangt samen met de regionale evenementenkalender en is van invloed op de veiligheid. Hoe de veiligheidssituatie voor een evenement wordt beoordeeld hangt dan ook af van het aantal evenementen in de regio op die dag en van de waarborgen die de aanvrager zelf kan bieden.
Besluit
De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag of de vergunning wordt verleend. Deze periode kan met 8 weken worden verlengd. De aanvrager wordt over een eventuele verlenging geïnformeerd.
De uitkomst van de beoordeling is een besluit op de aanvraag. De vergunning wordt verleend of geweigerd. De gemeente denkt uiteraard graag mee over het oplossen van eventuele knelpunten. Het besluit wordt gemotiveerd, zodat het voor de aanvrager duidelijk is waarom de vergunning wordt verleend of geweigerd.
Aan de vergunning kunnen voorwaarden en voorschriften worden verbonden. Bijvoorbeeld: Aantasting van het woon- of leefklimaat in de omgeving van het evenement door geluidsoverlast kan beperkt worden door een maximaal geluidsniveau op te nemen in de evenementenvergunning.
De vergunning vermeldt in ieder geval:
- waarvoor de vergunning wordt verleend (activiteit, datum, locatie etc.);
- op grond van welke wettelijke bepalingen de vergunning wordt verleend;
- welke voorwaarden en voorschriften aan de vergunning zijn verbonden.
De vergunning wordt per post of per mail aan de aanvrager verzonden. De verleende vergunning wordt, indien er sprake is van wegafsluitingen, gepubliceerd op www.overheid.nl, de gemeente website en in de Heemsteder.
Lokale evenementenkalender
Na het verlenen van de vergunning wordt het evenement geplaatst op de lokale evenementenkalender. Deze is terug te vinden op de site van de gemeente.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.2
Indienen en behandelen van de aanvraag
Onderdeel van Evenementenbeleid Heemstede 2020