5.1 Geschenk passend
Geschenken vormen een belangrijk onderdeel van het representatiebeleid. Bestuurlijke representatie is meer dan het geven van een geschenk. Geschenken kunnen worden beschouwd als het verlengde van het doel van de ontmoeting, het is daarom zaak om op een doordachte wijze om te gaan met de keuze van het geschenk. Daarnaast bepalen representatiegeschenken, naast bijvoorbeeld de huisstijl en het organisatiegedrag, voor een belangrijk deel het beeld van de organisatie.
Een geschenk moet passen bij de representatieve gelegenheid, maar ook bij de persoon. Een juist geschenk brengt de ontvanger niet in verlegenheid. Daarnaast is het natuurlijk zo dat de gemeente met gemeenschapsgeld werkt, waardoor het niet gepast is met grote en luxe geschenken aan te komen.
Het geven van geschenken worden ingezet om de gemeente Brunssum uit te dragen met betrekking tot uiteenlopende aangelegenheden. Voornoemde geschenken worden weggegeven zonder dat van de personen die deze geschenken ontvangen een tegenprestatie wordt verlangd. Dit in tegenstelling tot koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen.
5.2 Soorten geschenken
Er zijn twee soorten geschenken:
Relatiegeschenken
Onder relatiegeschenken wordt verstaan de kleine, goedkope en massaal vervaardigde voorwerpen, die aan iedere willekeurige relatie kunnen worden gegeven, voorzien van het logo van de gemeente Brunssum.
Voorbeelden hiervan zijn pennen, blocnotes, sleutelhangers, speldjes, paraplu’s, etc. Het zijn veelal kleine attenties van relatief weinig waarde en vaak voorzien van het gemeentelogo. Een relatiegeschenk draagt bij aan voor naamsbekendheid van de organisatie en werkt imago-ondersteunend.
Er kan een extra tintje worden gegeven aan (officiële) bezoeken aan de gemeente Brunssum. Te denken valt hieraan bezoeken door bedrijven, groepen en/of klassen. Bij een vergadering kan aan de gasten bijvoorbeeld een schrijfblok en pen met logo van Brunssum worden aangereikt waarop en waarmee tijdens het bezoek aantekeningen kunnen worden gemaakt.
Bij een bezoek van een klas kan een kleine gadget worden meegegeven.
Representatiegeschenken:
Representatiegeschenken, zijn geschenken die meestal duurder zijn en bij speciale gelegenheden worden gegeven als blijk van waardering aan de ontvanger.
Dit zijn geschenken zoals boeken of kunstvoorwerpen. De representatiegeschenken spreken vaak waardering uit voor de persoon of organisatie, waarbij er weinig tot geen sprake is van bedrijfspromotie.
5.3 Voorraad
Het ligt in de bedoeling een divers assortiment te hebben van geschenken die voor vele doeleinden te gebruiken zijn en duurzaam zijn. Daarom zal er gewerkt worden met een minimale voorraad aan geschenken in de laagste categorieën. Achter de geschenken die altijd voorhanden dienen te zijn staat een *. De overige geschenken zijn geschenken om een idee te geven waaraan gedacht wordt. De geschenken in de hogere categorieën zullen niet standaard voor handen zijn.
Het beheer van de geschenken is in handen van Facilitaire Zaken. Facilitaire Zaken stelt in overleg met de budgethouder en het bestuurssecretariaat de aanwezig voorraad representatiegeschenken samen. Daarbij wordt ook gekeken wat de minimaal voorhanden zijnde voorraad aan representatiegeschenken moet zijn.
Door Facilitaire Zaken wordt digitaal een lijst bijgehouden van de aanwezige representatiegeschenken, zodat er tijdig geschenken kunnen worden aangeschaft en er controle kan worden uitgeoefend op de weggegeven geschenken.
De budgethouder maakt nadere werkafspraken met Facilitaire Zaken over de aanschaf van representatiegeschenken. In deze werkafspraken wordt in ieder geval vastgelegd of en wanneer Facilitaire Zaken toestemming van de budgethouder moet vragen voor het aanschaffen van representatiegeschenken.
5.4 Categorieën geschenken
De uitgifte van geschenken kunnen we onderverdelen in 5 categorieën.
Categorie I
Eenvoudige relatiegeschenken/producten ten behoeve van de uitstraling, “give aways” tot € 5,00
Eenvoudige balpen *
Blocnote/notitieblok *
Slabber o.i.d. *
Drinkfles (met karabijnhaak)
Sleutelhanger met kompas, lampje, antistress smileyface o.i.d.
Herbruikbaar siliconen rietje in kunststof doosje
Categorie II
Relatiegeschenken tot € 10,00
Stijlvolle balpen *
Luxe pennenset *
Luxe schrijfmap *
Fles wijn *
Categorie III
Relatiegeschenken vanaf €10,00
Typische Brunssumse likeur
Mandje met streekproducten
VVV-giftcard *
Uitwisbaar notitieblok/notitieboek (bambook, correctbook)
Boeket Bloemen/Bloemstuk
Taart
Fruitmand
Categorie IV
Representatiegeschenken tot en met € 25,00
VVV-giftcard € 10,= en € 25,00 *
Uitwisbaar notitieboek (bambook, correctbook)
Fles wijn met kurkentrekker
Paraplu met logo
Aktetas/Laptoptas
Limburgs dialectboek
Limburgs kookboek vergezeld van Limburgse wijn
Boeket Bloemen/Bloemstuk/Vaste plant
Taart
Fruitmand
Categorie V
Representatiegeschenken vanaf € 25,00 tot € 75,00
Uitwisbare whiteboard notitieboek met mooie kaft (greenstory)
Kunstwerken in de vorm van schilderijen en boeken
Zeefdruk
Beeldje (Artihove)
Tinnen bord
5.5 Uitgifte geschenken
De uitgiften van geschenken geschiedt door:
Categorie
Directie/Gemeentesecretaris
Collegeleden
Afdelingshoofden
Ambtenaren
I
X
X
X
*
II
X
X
X
*
III
X
X
X
*
IV
X
X
X
*
V
X
X
* = Bij representatie door een ambtenaar kan de ambtenaar zich wenden tot zijn afdelingshoofd. Het afdelingshoofd beslist dan welk geschenk gepast is en regelt dit ook met Facilitaire Zaken.
5.6 Uitgifte van geschenken aan:
doelgroep
Werkbezoek/ ontvangst
Jubileum/ huldiging
afscheid
Overige incidentele aangelegenheden
Bestuurders (extern)
IV
IV, V
IV
IV, V
Ambtenaren (extern)
III
III, IV
III
III, IV
Binnen- en buitenlandse gasten (officieel)
III, IV
III, V
III,V
III,V
Directies bedrijven/instellingen/ organisaties
II, IV
III,IV
III, IV
III, IV
Verenigingen/ stichtingen
II, IV
III, IV
III, IV
III, IV
Tijdelijke medewerkers/
Stagiaires
-
-
III
-
Scholieren
I
-
-
-
Inwoners
I-\, II
II, III
III
I, III
Ambtenaren (intern)
-
II
II
-
College/ gemeentesecretaris/ griffier en raadsleden
-
IV
IV, V
I, IV
Artikel 5.