Er zijn een aantal specifieke representatiemomenten die een verdere uitwerking behoeven. Deze zijn hieronder uitgewerkt.
4.1 Ontvangst in het gemeentehuis
4.1.1 Officiële bezoeken of ontvangsten
Bij een officieel bezoek vindt er een ontmoeting plaats met het gemeentebestuur. Dat kan een afgevaardigde van het College zijn of het voltallige College en de gemeentesecretaris.
Daarnaast kan de mogelijkheid bekeken worden om een blijvende herinnering in de vorm van een representatiegeschenk aan te bieden.
Coördinatie en advisering omtrent ontvangsten liggen in handen van het Bestuurssecretariaat in overleg met de desbetreffende wethouder of burgemeester, budgethouder, communicatie en eventueel specifieke afdelingen.
4.1.2 Ontvangst officiële gasten
Te denken valt aan een bezoek van de Commissaris van de Koning, een staatssecretaris of minister.
Algemeen uitgangspunt is dat hierbij het voltallige College, of in ieder geval een brede afvaardiging van het College, aanwezig is. Op deze wijze wordt ook de waarde die de gemeente Brunssum aan het bezoek hecht naar voren gebracht.
Coördinatie en advisering ligt bij Bestuurssecretariaat, in overleg met de gemeentesecretaris, de griffie en de budgethouder, Communicatie en specifieke afdelingen.
Het inhoudelijke gedeelte is een eerste verantwoordelijkheid van het College. Het bestuurssecretariaat draagt zorg voor het opstellen van het programma in detail en voor de concrete uitvoering ervan.
Daarnaast zal er afstemming en overleg plaatsvinden met de desbetreffende overheidsinstantie, bijvoorbeeld de Provincie of het Rijk. Dit betreft zaken als regels en voorschriften met betrekking tot het bezoek of bijvoorbeeld het wel of niet bijwonen van de pers.
4.1.3 Werkbezoek
Te denken valt aan belangrijke afspraken van directies/bestuur van bedrijven, instellingen, organisaties, verenigingen, stichtingen met leden van de Raad, het College en/of leden van het Directieteam.
Coördinatie en advisering liggen bij Bestuurssecretariaat, in overleg met de budgethouder, Communicatie en de Griffie/het College/de gemeentesecretaris en specifieke afdelingen.
Het inhoudelijke gedeelte is het een eerste verantwoordelijkheid van de Raad, het College dan wel het Directieteam. Het bestuurssecretariaat draagt zorg voor het opstellen van het programma in detail en voor de concrete uitvoering ervan.
Daarnaast zal er afstemming en overleg plaatsvinden met de desbetreffende instantie. Dit betreft zaken als regels en voorschriften met betrekking tot het bezoek of bijvoorbeeld het wel of niet bijwonen van de pers (dit regelt Communicatie).
4.1.4 Ontvangst nieuwe inwoners
Eens per jaar worden de nieuwe inwoners van de gemeente Brunssum uitgenodigd in het gemeentehuis te Brunssum voor een kennismaking met de gemeentelijke organisatie 1 Met nieuwe inwoners wordt bedoeld de inwoners die in het voorgaande jaar in de gemeente Brunssum zijn komen wonen. Onder nieuwe inwoners wordt niet verstaan degene die in het voorafgaande haar in de gemeente Brunssum geboren zijn. Deze kennismakingsbijeenkomst vindt plaats in de maand mei. Het bestuurssecretariaat coördineert deze bijeenkomst in overleg met de Griffie en Communicatie. Ter opstelling van het programma vindt afstemming plaats met de gemeentesecretaris en de burgemeester. Vervolgens wordt het definitieve programma opgesteld.
Vaste onderdelen tijdens deze avond zijn: kennismaking met het College van burgemeester en wethouders, of een afvaardiging ervan, een presentatie omtrent de gemeentelijke organisatie, een stukje historie over de gemeente en een rondleiding door het gemeentehuis. De avond wordt ook benut om de geslaagden van de inburgeringscursus in het zonnetje te zetten.
4.1.5 Spreekuur burgemeester en wethouders
Met regelmaat komt het voor dat inwoners met de burgemeester of een wethouder willen spreken.
Hiervoor wordt een zogeheten spreekuur ingesteld, waarbij mensen op afspraak via het bestuurssecretariaat een gesprek kunnen reserveren. Wanneer een collegelid aangesproken wordt door een inwoner, verwijst hij naar deze mogelijkheid om een gesprek te reserveren tijdens het spreekuur.
4.2 Representatie buiten het gemeentehuis
4.2.1 Bedrijven, organisaties en verenigingen
Als een uitnodiging binnenkomt, wordt tijdens de Collegevergadering overlegd wie als afgevaardigde van de gemeente de ontmoeting bijwoont. In eerste instantie is dit de betreffende portefeuillehouder. Bij verhindering neemt een collega-wethouder/de burgemeester waar. Gaat het om zaken van groot gemeentelijk belang dan spreekt het voor zich dat de burgemeester en een brede samenstelling van het College worden afgevaardigd.
Bij een bijzonder jubileum of bij een bijzondere gebeurtenis in het verenigingsleven kan het predicaat Koninklijk worden aangevraagd.
Bij jubilea van bedrijven, verenigingen of instellingen staat in de attentieregeling vermeld welke attentie wanneer en door wie wordt gegeven. Bij een bijzonder jubileum of bij een zeer bijzondere gebeurtenis in het bedrijf of de vereniging, kan voor bedrijven of verenigingen ook het predicaat Koninklijk worden aangevraagd. 2 Voor meer informatie over het predicaat Koninklijk zie: https://www.koninklijkhuis.nl/onderwerpen/onderscheidingen/predicaat-koninklijk/aanvragen
4.2.2 Promotionele activiteiten
Wanneer er een verzoek om ondersteuning voor een evenement of andere gebeurtenis wordt gedaan aan de gemeente Brunssum, wordt dit verzoek doorgezet naar Communicatie. Communicatie adviseert het College vervolgens of aan het verzoek al dan niet zal worden voldaan. De uiteindelijk beslissingsbevoegdheid ligt bij het College.
4.2.3 Intrede of afscheid geestelijke leiders
Als de gemeente Brunssum een uitnodiging om te komen spreken tijdens de intrededienst of afscheidsdienst van een geestelijk leider in de gemeente Brunssum, zal een collegelidtijdens de dienst komen spreken. De burgemeester overhandigt bij deze gelegenheden aan de desbetreffende geestelijk leider een relatiegeschenk (zie attentieregeling). Is de Burgemeester verhinderd, dan vindt langs de lijn van het locoburgemeesterschap vervanging plaats.
4.2.4 Nieuwjaarsreceptie
Op 1 januari van ieder wordt een van 12.00 tot 14.00 uur een nieuwjaarsreceptie georganiseerd voor alle inwoners, bedrijven en instellingen van de gemeente. Deze avond heeft zowel een officieel als een minder formeel gedeelte. De burgemeester zal terugblikken op het voorgaande jaar en vooruitkijken naar het nieuwe jaar. Vervolgens kunnen de gasten en het gemeentebestuur elkaar in een ontspannen sfeer ontmoeten. Het doel is om het begin van een nieuw jaar in te luiden waarbij het ‘gezamenlijke’ benadrukt wordt.
De wijze van uitnodiging van burgers, bedrijven, organisaties en verenigingen in de gemeente doet communicatie in overleg met de Burgemeester.
4.3 Alsdorf
De gemeente Brunssum heeft een vriendschappelijke stedenband met het Duitse Alsdorf. Bij bezoeken aan Alsdorf zal een afgevaardigde van het College vertegenwoordigd zijn. Ditzelfde geldt voor een bezoek van bestuurders uit Alsdorf aan de gemeente Brunssum. In principe is dit de portefeuillehouder.
De te bezoeken bedrijven, instellingen en verenigingen worden door het College en de raad voorgesteld. Voor de samenstelling van het programma is de aangewezen contactambtenaar verantwoordelijk. De aangewezen contactambtenaar heeft contact met de te bezoeken bedrijven en organisaties en maakt met hen hierover afspraken. Daarnaast lopen de contacten met Alsdorf via de contactambtenaar i.c. de ambtelijke secretaris van het Brunssumse Partnerschapscomité Alsdorf (BPCA).
4.4 Toespraken
Een belangrijk onderdeel van representatie is het houden van toespraken. Een speech is een uitgelezen kans om een positieve boodschap te verspreiden. Door de publiciteit kan de speech een groot bereik hebben. Hierbij is de presentatie niet weg te denken.
Het Bestuurssecretariaat heeft in dezen een coördinerende rol. Het team Communicatie schrijft de toespraken en ondersteunt het Bestuurssecretariaat daar waar nodig. De beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke informatie. Indien bestuurders een concept toespraak wensen, geven zij dat uiterlijk twee weken voor de gebeurtenis door aan het Bestuurssecretariaat.
4.5 Representatie in het kader van evenementen en projecten
Wanneer er representatie in het kader van evenementen en/of projecten vanuit (of in samenwerking met) de gemeente Brunssum plaatsvindt (bijvoorbeeld het weggeven van gadgets of het geven van een cadeaubon of een bloemetje), dan worden de kosten hiervan meegenomen in de begroting van het betreffende evenement/project. Voor deze kosten is geen ruimte in het representatiebudget (kostensoort 43800, productnummer 010020).
Artikel 4.