Van iedere aanbesteding van een werk met een geraamde waarde groter dan € 30.000 en van iedere aanbesteding van een levering of dienst met een geraamde waarde groter dan
€ 10.000 wordt een dossier bijgehouden.
Het dossier wordt aangelegd en bijgehouden door de behandelend ambtenaar. Na de opdrachtverstrekking wordt het dossier aan het archief aangeboden.
Dossiervorming is enerzijds een instrument voor de financiële controle maar bevordert daarnaast de transparantie van de wijze waarop het inkoop- en aanbestedingsbeleid ten uitvoer wordt gelegd. In dat kader wordt nog opgemerkt dat het aanbestedingsdossier in beginsel openbaar is in het kader van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), voor zover het dossier geen vertrouwelijke bedrijfsgegevens bevat.
Bij de samenstelling van het dossier geldt als uitgangspunt dat alle doorlopen stappen goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. In onderstaand overzicht is aangegeven welke gegevens deel uit maken van het aanbestedingsdossier. Daarbij geldt dat de samenstelling van het dossier afhankelijk is van de gevolgde aanbestedingsprocedure.
Enkelvoudig
Meervoudig Onderhands
Nat. / Eur. niet- openbaar
Nat. / Eur. openbaar
Startformulier inkooptraject
●
●
●
Keuze aanbestedingsprocedure
●
●
●
●
Planning
●
●
●
●
Aankondiging
●
●
Bestek / offerteaanvraag / Programma van Eisen
●
●
●
●
Uitnodigingsbrieven
●
●
●
Ontvangen offertes
●
●
●
●
Proces Verbaal van aanbesteding
●
●
●
Proces verbaal van opdrachtverlening
● (EU)
● (EU)
Beoordelingsmethodiek
●
●
●
●
Voorgenomen gunning / afwijzing
●
●
●
Definitieve gunning / opdrachtverstrekking / overeenkomst
●
●
●
●
Aankondiging gegunde opdracht
●
●
Hoofdstuk 8
Artikel 8.2.4