Voor het goed functioneren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid moet sprake zijn van een heldere verdeling van bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunt daarbij is de Gemeentewet en in de tweede plaats de lokale regelgeving in de vorm van het mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit met het daarbij behorende register.
In het duale stelsel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders voor inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat doet de Raad met het vaststellen van deze nota. De wijze waarop binnen deze kaders invulling wordt gegeven aan dit beleid is voorbehouden aan het college. De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het beleid binnen de vastgestelde kaders is gebleven.
Keuze aanbestedingsprocedure
De keuze voor de aanbestedingsprocedure en de keuze voor de contractvorm ligt in beginsel bij het college van burgemeester en wethouders, tenzij het inkooptrajecten betreft die volgens dit beleid door ambtenaren kunnen worden behandeld. Hoe de bevoegdheden liggen is met de tabel zoals opgenomen in paragraaf 6.4.2. weergegeven.
Besluit tot gunning van de opdracht
De bevoegdheid tot het besluiten tot gunning van een opdracht is een beslissing die op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan het college is voorbehouden. Bij de ondertekening van de uiteindelijke overeenkomst wordt de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigd door de burgemeester (artikel 171 Gemeentewet). Via mandaat (besluit tot gunning) respectievelijk volmacht (ondertekening) kunnen deze bevoegdheden worden overgedragen aan nader aan te wijzen gemeentefunctionarissen.
Het gemeentelijke mandaatregister geeft aan in welke gevallen en door welke functionarissen namens het college (in mandaat) een opdracht kan worden verleend. De overgedragen bevoegdheid is steeds geclausuleerd in die zin dat er een maximum bedrag aan is verbonden en dat de besteding van dit bedrag past binnen het door de raad vastgestelde budget.
Hoofdstuk 8
Artikel 8.3