In 2016 is een traject opgestart in het kader van de procesanalyse en verbeterrichting van het (Wabo)vergunningenproces en het toezicht en handhavingsproces, onder begeleiding van “Submarine”. De situatie in 2016 en een twintigtal verbetermogelijkheden zijn in beeld gebracht.
In onderstaand figuur zijn de actiepunten weergegeven waarbij zij zijn gerangschikt op basis van de moeilijkheidsgraad van implementatie (horizontaal) en impact op het verbeteringsproces (verticaal).
In de afgelopen periode is een aantal van de actiepunten geheel of gedeeltelijk uitgevoerd (gereed 2, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 19, gedeeltelijk gereed 1, 3, 5, 6, 11, 15).
In het kader van het Verbeterplan is een aantal van de nog te realiseren actiepunten weer opgepakt en nader uitgewerkt (zie ook 3.2.5).
Onder de punten 4 en 14 wordt gesproken over een spreekuur en het inhoudelijk voeden van het KCC. Door het inrichten van een directe telefoonlijn naar VTH zijn deze twee openstaande punten aangepakt. De lijn is operationeel vanaf 14 oktober 2019 tussen 09.00 uur en 12.00 uur. Dit is bekend gemaakt via de plaatselijke bladen en via de gemeentelijke website. Bij telefonisch contact met de gemeente tijdens de ochtend kan men via een keuzenmenu rechtstreeks in contact komen met de medewerkers van VTH. Alle gesprekken, in 2019 400 stuks, worden opgeslagen in de vorm van het zaaktype “klantcontact” in Squit XO. Hierbij wordt het soort onderwerp genoteerd en vindt een classificatie van de vraag plaats. Hiermee wordt in de toekomst een lijst met veel gestelde vragen (FAQ) opgesteld die op de gemeentelijke website zal worden geplaatst (doelstelling 2020).
Alle telefonische vragen die ‘s middags binnenkomen voor VTH worden via de Administratie van VTH omgezet in klantcontacten en komen in de werkvoorraad van de medewerkers ter afhandeling (zie verder onder 3.2.3).
Wat nog open blijft van de trajectanalyse zijn de punten
ambtelijk advies 1x bespreken met portefeuillehouder
rollen en verwachting duidelijk
analyseren en verbeteren deel processen met (externe) adviseurs
vaststellen kaders voor beslissingen in proces.
Deze punten worden opgepakt door de verschillende werkgroepen in het kader van het Verbetertraject in 2020.
________________________________________
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.1.5.c