Het aantal ingediende vergunningaanvragen en het aantal behandelde aanvragen neemt sinds de bouwcrisis in de begin jaren van de Wabo nog steeds toe. Hierbij is het jaar 2018 een vreemde eend in de bijt met beduidend minder aanvragen. In 2019 wordt het niveau van 2017 weer bereikt. Het verschil tussen het aantal ingediende aanvragen en het aantal beschikkingen heeft een aantal oorzaken:
de procedure is jaar-overschrijdend;
een aantal aanvragen wordt ingetrokken;
een aantal aanvragen heeft betrekking op vergunningsvrij bouwwerken.
Geconstateerd is dat de werkvoorraad begin 2019 bestaat uit ca. 60 aanvragen. Gelet op de beschikbare capaciteit en het gemiddelde kengetal per omgevingsvergunning bedraagt de beheersbare werkvoorraad 25 aanvragen.
Op 1 januari 2020 was het aantal in behandeling zijnde aanvragen 58 stuks. De doelstelling is dus niet gehaald. Dit heeft een aantal oorzaken:
In 2019 zijn 55 meer aanvragen ingediend dan gepland in het UP2019;
Hoge uitval bij de vaste medewerkers;
De extra ingehuurde capaciteit is niet volledig inzetbaar geweest in verband met inwerkverlies;
Extra taken voor de zaakverantwoordelijken t.b.v het klantcontact;
Er zijn in 2019 wel 90 vergunningen meer verleend dan waarvan in het UP2019 is uitgegaan.
Voor 2020 betekent dit dat extra inzet noodzakelijk blijft om de werkvoorraad terug te brengen.
________________________________________
Doorlooptijd procedure
Er wordt geen rekening gehouden met de termijnverleningen en wordt dit vanuit een gemiddelde bekeken dan wordt in 2019 ruim voldaan aan de doelstellingen. Echter in 2019 is bij 25% van de procedures sprake geweest van een termijnverlenging. Deze termijnverlenging is weliswaar wettelijk toegestaan maar het moet een uitzondering zijn en geen regel.
________________________________________
Voor de behandeling van enkelvoudige, digitale en ontvankelijke aanvragen is een streeftermijn van 14 dagen gesteld.
Door de uitbesteding van de bouwbesluittoets en de toetsing van de constructiegegevens is dit vrijwel geen haalbare streeftermijn. De afspraak met de externe toetser is dat de toetsing binnen 14 dagen wordt uitgevoerd. Indien een kortere termijn wordt gevraagd zullen de kosten extreem oplopen. Hiervoor is het budget ontoereikend.
In 2020 vallen 62 aanvragen onder deze categorie. Bij 10 procedures (16%) is de streeftermijn gehaald.
________________________________________
Momenteel heeft de klant de mogelijkheid om verschillende producten te kiezen om initiatieven vooraf te bespreken. Je kunt keuze maken uit een principeverzoek, een vooroverleg omgevingsvergunning, vooroverleg welstand en vooroverleg monumenten. Om de keuze te vereenvoudigen is het plan dit terug te brengen naar één zaaktype waarin verschillende keuzemogelijkheden kunnen worden gemaakt door de klant. Echter gelet op de ontwikkelingen naar een nieuw zaaksysteem in 2020 en de inwerkingtreding van de Omgevingswet in 2021 wordt deze doelstelling niet verder meegenomen.
________________________________________
Als gevolg van de prioritering voor 2019 om de werkvoorraden terug te brengen is minder aandacht besteed aan deze doelstelling. Als sprake is van een beheersbare werkvoorraad zal het minder noodzakelijk zijn om termijnen te verlengen.
De termijnverlengingen worden toegepast in verschillende situaties, de belangrijkste zijn:
De klant vraagt zelf om een termijnverlegning om stukken aan te vullen om te voorkomen dat de aanvraag buiten behandeling wordt gesteld;
De klant krijgt meer tijd om aanvullingen in te dienen;
Externe adviseurs leveren niet tijdig het advies;
De procedure kan niet via de mandaatregeling worden behandeld;
De interne advisering is te laat gestart;
De interne advisering duurt te lang.
De laatste twee punten zijn interne zaken die we zelf in de hand hebben. Deze punten zijn opgenomen in het PvA van het Verbeterplan om “in control” te komen
Uit analyse van de gegeven over de eerste drie kwartalen ten opzichte van het laatste kwartaal is de termijn waarbinnen de interne deeladviezen zijn uitgezet ingekort van gemiddeld 37 dagen naar 17 dagen. Absoluut gezien blijkt echter nog 72% van de deelzaken te zijn uitgezet na 7 dagen. Hier is dus nog winst te halen. De grote werkvoorraad vormt voor deze procedure intensivering een groot struikelblok. Neemt deze af dan komt ruimte vrij om sneller te kunnen reageren op de nieuwe aanvragen. Een goed overzicht en inzicht op de eigen werkvoorraad en het plannen en prioriteren van activiteiten is hierbij van groot belang. In 2020 dient dan ook aandacht te worden besteed aan deze aspecten per zaakbehandelaar (doelstelling 2020).
Uit analyse van de gegevens over de eerste drie kwartalen ten opzichte van het laatste kwartaal is de gemiddelde doorlooptijd van de deelzaken teruggebracht van 16 dagen naar 12 dagen. Dit is onder de gestelde norm. Absoluut gezien is echter slechts 69% van de deelzaken binnen de norm van 14 dagen. Ook hier is dus nog winst te halen bij de specialisten die de advisering verzorgen (doelstelling 2020).
________________________________________
Gelet op het proces van burgerparticipatie zullen aanvragen voor omgevingsvergunningen, die een grote impact hebben op de omgeving, in een vroeg stadium in het proces nadere aandacht moeten krijgen. In het UP2019 is hiervoor tijd gereserveerd. In 2019 is sprake geweest van een tweetal reeds langlopende bestuurlijk gevoelige procedures. Deze procedures zijn in uitvoering gegeven aan een ingehuurde specialist. Eind 2019 waren deze nog niet afgehandeld.
________________________________________
De laatste jaren is geconstateerd dat het aantal vergunningen, dat als gevolg van beleids- en/of welstandsafwijkingen niet in mandaat kan worden afgehandeld, toeneemt. Hierdoor ontstaat een vertraging in het proces en was het in dergelijke gevallen nodig om de beslistermijn te verlengen.
In het kader van het Verbeterplan is een nieuwe afstemmingsstructuur met de portefeuillehouders gerealiseerd, waarbij bestuurlijk gevoelige zaken en/of bestemmingsafwijkingen eerder worden besproken. Hierdoor is in 2019 het aantal vergunningsverleningsprocedures via het college minimaal geweest.
________________________________________
In navolging op beide voorgaande items dient uiteraard te worden voorkomen dat (reguliere) vergunningen van rechtswege worden verleend. In 2019 is bij twee reguliere procedures de wettelijke termijn van 8 weken overschreden. Bij 290 behandelde aanvragen is dat minder dan 1%.
Aan het college is een toelichting gegeven over de oorzaken van de overschrijdingen. Er was in één geval sprake van gelijktijdig lopende zaken waardoor documenten via het landelijk systeem OLO in de verkeerde zaak zijn toegevoegd. Bij de andere zaak was sprake van termijnoverschrijding veroorzaakt door de grote werkvoorraad en de hierdoor ontstane werkdruk.
________________________________________
Indien sprake is van een uitgebreide procedure wordt de vergunning niet van rechtswege verleend. Er geldt echter een termijn van orde van 180 dagen. Het kan voorkomen dat de procedure langer loopt als gevolg van mogelijke uitgebreide impact (zie hierboven). Echter in normale situaties dient de doorlooptijd van 180 dagen zoveel als mogelijk te worden gerespecteerd en dient een besluit binnen 14 dagen te worden genomen als geen zienswijzen zijn ingediend. In 2019 zijn 15 uitgebreide procedure doorlopen. Hiervan zijn er 5 niet geheel doorlopen omdat de aanvraag is ingetrokken of buiten behandeling is gelaten en bij 1 procedure is een zienswijze ingediend.
Uit de analyse blijkt dat bij alle 5 de procedures ten aanzien van brandveilig gebruik de termijn van 14 dagen is gehaald. De overige procedures hadden betrekking op strijdig gebruik. Omdat bij deze procedure speciale documenten voor het besluit dienen te worden aangeleverd door de aanvrager is de termijn van 14 dagen vrijwel niet haalbaar. Een termijn van 28 dagen is hier redelijk te achten.
________________________________________
Het proces van de vergunningverlening is sinds 2018 geheel gedigitaliseerd. Alleen de verzending door DIV gebeurt nog analoog.
Gelet op de ontwikkelingen ten aanzien van de Omgevingswet en het nieuwe digitale stelsel is in 2019 in dit proces niets gewijzigd. Wat wel gewijzigd is in het proces is de verwerking van analoge documenten. Voorheen werden deze verwerkt/ gedigitaliseerd door de administratie van VTH. De digitalisering van de documenten gebeurt vanaf het laatste kwartaal van 2019 door DIV volgens een gecertificeerde methode. De digitale documenten worden vervolgens verwerkt door de administratie van VTH.
________________________________________
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2.2