Persoonsgegevens worden door de werkgever op naam van de werknemer verzameld. De verzameling van persoonsgegevens van de werknemer vormt het personeelsdossier.
Uitsluitend het Personeelsmanagement, de afdeling Personele en Facilitaire Zaken waaronder het bureau Salaris & Informatiezaken en de leidinggevende, hebben rechtstreekse toegang tot het personeelsdossier van de werknemer als dit noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen.
De personen, bedoeld in het vorige lid, voor wie niet al uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens van werknemers waarvan zij kennis nemen. Dit is alleen anders als een wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Persoonsgegevens in het personeelsdossier moeten correct, volledig en actueel zijn.
Alleen van werknemers in (vaste of tijdelijke) dienst bij de werkgever mogen de persoonsgegevens in het personeelsdossier bewaard worden.
Uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor het doel van de verwerking, te weten de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, kunnen worden verwerkt. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, contactgegevens (telefoonnummer en emailadres), alsmede bankrekeningnummer van de werknemer;
nationaliteit en geboorteplaats;
een administratie/werknemer-nummer
gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband en in verband daarmee gemaakte afspraken of gevolgde bijzondere trajecten zoals het van werk naar werk-traject;
gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de werknemer op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;
gegevens, waaronder indien nodig gegevens over gezinsleden en niet (meer) thuiswonende gezinsleden van de werknemer, die noodzakelijk zijn met het oog op de uitvoering van een specifieke arbeidsvoorwaarde;
gegevens over het functioneren en met oog op de jaarlijkse beoordeling, waaronder persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende over het functioneren, en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de werknemer bekend zijn;
klachten van of over de betrokken werknemer;
officiële waarschuwingen of disciplinaire straffen met betrekking tot de werknemer;
registratie van afwezigheid/verlof (de mate van af-/aanwezigheid)
een kopie van het identiteitsbewijs;
het sofinummer of nationaal identificatienummer (BSN);
de verklaring omtrent gedrag
de getekende integriteitsverklaring
andere dan de onder a tot en met p bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
Van de werknemer die voor de werkgever werkt maar niet in dienst is bij de werkgever wordt de naam, het adres, het geslacht, de geboortedatum, het telefoonnummer, het e-mailadres, het nationaal identificatienummer (BSN ), de specificatie van de gewerkte uren, de verklaring omtrent gedrag als deze door de gemeentelijke organisatie is aangevraagd en de integriteitsverklaring verwerkt. Deze werknemer is verplicht zijn identiteitsbewijs te tonen bij aanvang van zijn werkzaamheden voor de werkgever, maar er mag geen kopie van het identiteitsbewijs worden bewaard. (Gespreks)verslagen over of gegevens over het functioneren van de werknemer die wel voor de werkgever werkt maar niet in dienst is bij de werkgever, mogen alleen door de werkgever worden verwerkt als hiervoor expliciet toestemming is gegeven door de werknemer.
Het is de werkgever niet toegestaan medische en gezondheidsinformatie van een werknemer in het personeelsdossier te verwerken, vast te leggen of te documenteren.
Paragraaf 2
Artikel 14.2.1
PERSONEELSDOSSIER
Onderdeel van 4e Wijziging in het Personeelsreglement van de gemeente ‘s-Hertogenbosch