Dit Handboek beschrijft de vervanging door de gemeente Midden-Delfland van de analoge archiefbescheiden die op grond van de geldende Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen en die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeente Midden-Delfland, behoudens de uitzonderingen (2.2) en specifieke uitzonderingen (2.3).
Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is ook van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente en andere overheden of privaatrechtelijke rganisaties waarbij de gemeente Midden-Delfland de zorgplicht heeft voor de administratie. 1 Voor de volledigheid wordt hier expliciet vermeld dat het besluit tot vervanging niet van toepassing is op het Bedrijvenschap Harnaschpolder. Voor het Bedrijvenschap vervult de gemeente Midden-Delfland alleen een faciliterende rol.
De vervanging betreft alle papieren inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking indien ze zijn verrijkt. Bijvoorbeeld als een paraaf of natte handtekening is vereist of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht. Het gaat hier slechts om een klein aantal documenten aangezien de gemeente voor het grootse deel van de documenten gebruik maakt van een digitale ondertekening. De digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, ook wel born digital documenten genoemd, worden direct digitaal opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd en vallen derhalve niet onder de vervanging.
Daarnaast worden de hierboven vermelde soorten archiefbescheiden vervangen die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2013 tot aan het moment dat het vervangingsbesluit wordt genomen, voor zover deze zijn opgenomen in het centrale DMS/RMA van de gemeente.
Vervanging met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 is mogelijk omdat de gemeente Midden-Delfland vanaf die datum digitaal werkte in een centraal DMS/RMA dat voldoet aan de gestelde eisen ten aanzien van digitaal informatiebeheer. Vanaf die datum werd er zaakgericht gearchiveerd en ging er geen papier de organisatie meer in. Bovendien komt de uitvoering van de in verband met vervanging relevante werkzaamheden vanaf die datum overeen met de in Bijlage 7 opgenomen werkwijze en specificaties.
De categorieën archiefbescheiden zijn uitgewerkt in de bovengenoemde selectielijst. De selectiegrondslag, bewaartermijnen en verdere van belang zijnde gegevens zijn vastgelegd in de zaaktypen in de ZTC (zaaktypencatalogus). Hierbij onderscheiden we de onderstaande drie categorieën van archiefbescheiden apart:
Omgevingsvergunningen: verleend door de gemeente Midden-Delfland vanaf 1 oktober 2010, de dag waarop de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht in werking is getreden. Waarbij vanaf 1 april 2013 de afhandeling van de milieutaken is overgenomen door de Omgevingsdienst Haaglanden.
Bouwvergunningen:
Bouwvergunningen verleend door de gemeente Schipluiden periode 1931 t/m 31 december 2003. Dit bestand is afgesloten op 31 december 2003 als gevolg van de fusie van de gemeenten Maasland en Schipluiden tot de gemeente Midden-Delfland.
Bouwvergunningen verleend door de gemeente Maasland periode 1920 t/m 31 december 2003. Dit bestand is afgesloten op 31 december 2003 als gevolg van de fusie van de gemeenten Maasland en Schipluiden tot de gemeente Midden-Delfland.
Bouwvergunningen verleend door de gemeente Midden-Delfland. periode1 januari 2004 t/m 31 september 2010. Vanaf 1 oktober 2010 de bouwvergunning is opgenomen in de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht.
Milieuvergunningen: Per 1 april 2013 zijn de milieutaken van de gemeente Midden-Delfland overgegaan naar de Omgevingsdienst Haaglanden. In dit verband is besloten alleen de milieudossiers te vervangen van de locaties waar op 1 april 2013 een lopende milieuvergunning voor is afgegeven, dan wel die meldingsplichtig zijn. In 2014 zijn alle actuele (dynamische) milieu-locatiedossiers extern gescand en digitaal ter beschikking gesteld aan de Omgevingsdienst Haaglanden. Voor de analoge bestanden zal vervanging plaatsvinden. De (semi) statische milieudossiers blijven buiten de scope van de vervanging.
Deze drie categorieën van archiefbescheiden worden met terugwerkende kracht vervangen.
De digitalisering en verdere verwerking van de omgevingsvergunningen heeft intern plaatsgevonden met de in acht neming van de in Bijlage 7 van dit handboek beschreven kwaliteitseisen en procedures.
Een externe partij heeft de digitalisering en verdere verwerking van de bouwvergunning- en milieuvergunningdossiers uitgevoerd, volgens de door de gemeente Midden-Delfland voorgeschreven procedures en de gestelde criteria. Aangezien het hier om eenmalig traject ging, zijn de gehanteerde werkwijze en kwaliteitsprocedures apart beschreven in Bijlage 8.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1.