Als fysieke documenten juist door hun drager, vorm of betekenis een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van documenten:
die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard;
die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, documenten met watermerken etc.;
waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document erbij het digitaliseren er niet uitkomt. Het betreft in ieder geval:
Getekende notariële akten;
Getekende overeenkomsten met andere overheden, afhankelijk van de belangrijkheid;
Polissen, afhankelijk van de belangrijkheid;
Aktes van de burgerlijke stand;
Bankgaranties (deze moeten terug gestuurd worden);
waarvan het vanuit historisch oogpunt onwenselijk is deze te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok).
Het document heeft esthetische of artistieke waarde.
Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke).
Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.
Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.
Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
Het document is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.
Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
Indien een dergelijk document met een intrinsieke waarde voorkomt dan zal dit document worden gedigitaliseerd en toegankelijk worden gemaakt met behulp van het DMS, maar niet worden vervangen. In het DMS wordt in de bijbehorende registratie opgenomen dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en er wordt aangegeven wat de vindplaats is in de archiefruimte.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2.