De gemeente Midden-Delfland is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van hard- en software met betrekking tot onder andere het centrale DMS/RMA door middel van diverse handboeken en richtlijnen. Voor onderhoud op de software van de gemeente Midden-Delfland zijn onderhoudscontracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten met de leveranciers.
Toegangsbeleid en –procedures m.b.t. digitale documenten van de gemeente Midden-Delfland zijn vastgelegd in de binnen de gemeente geldende afspraken met betrekking tot autorisaties. De gemeente Midden-Delfland maakt voor de toegang tot de digitale documenten gebruik van autorisatiegroepen gebaseerd op het proces en de rollen die de medewerkers daarin vervullen. Hierin zijn de rechten t.a.v. raadplegen, muteren, verwijderen, etc. van documenten en documentregistraties beschreven. De gemeente Midden-Delfland beschikt over een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid conform geldende wet- en regelgeving.
De Teamleider Informatievoorziening stelt één maal per jaar vast of er wijzigingen in de hard- en software voor scanning en opslag van digitale documenten nodig zijn. De gemeente Midden-Delfland realiseert wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende Change Management Procedures.
De gemeente Midden-Delfland beschikt over calamiteiten- en herstelprocessen. Er is een interne back-up procedure. Een restore-functie is belegd bij een externe partij. Er zijn procedures voor het configuratiebeheer. Er is tenminste één kopie op een andere locatie. De hardware voor opslag van documenten is ondergebracht in een gereguleerde omgeving.
De integriteit van digitale documenten is gewaarborgd door de inzet van duurzame bestandsformaten. Het is niet mogelijk om na het opslaan van een gescand document de inhoud, weergave en de essentiële metadata van het document nog aan te passen.
Een globale beschrijving van de technische infrastructuur, het applicatielandschap en het gebruikte DMS/RMA is te vinden in Bijlage 2 Digitaal beheerssysteem en technische infrastructuur.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1.