De gemeente Midden-Delfland gebruikt hardware voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De hardware voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de kwaliteitseisen van de gemeente Midden-Delfland (zie ook hierna bij: 4.4 Instellingen).
Alle eisen voldoen aan de normen die wet en regelgeving daarvoor stellen. Hiervoor zijn de bijlagen van de Handleiding Vervanging versie 2.0 toegepast.
Voor het scannen van de (stapels) documenten maken de medewerkers DIV gebruik van twee aangewezen scanners. De hardware en software die gebruikt worden bij het scanproces staan beschreven in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
De gemeente Midden-Delfland gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen zoals gesteld in archiefwet- en regelgeving en aan de interne eisen van de gemeente Midden-Delfland. Een beschrijving van de software en de gehanteerde instellingen is te vinden in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
Voor de scanner is gedurende de afschrijvingstermijn een onderhoudscontract afgesloten. De scanner wordt jaarlijks gecontroleerd, gereinigd en afgesteld door de onderhoudende partij. In het geval dat de aangewezen scanner een storing heeft en uitvalt, kan er worden teruggevallen op calamiteiten en herstelprocessen. Bovendien zijn er twee scanners en scanpc’s aanwezig, indien één van de twee niet werkt kan gebruik worden gemaakt van het andere exemplaar.
De scanner wordt maandelijks gereinigd. Daarnaast wordt de scanner extra gereinigd bij geconstateerde vervuiling. Documenten die zijn gescand met een scanner die niet schoon is en die daardoor een mindere kwaliteit hebben, worden opnieuw gescand. De volgende onderdelen van de scanner worden periodiek (en wanneer nodig incidenteel) gereinigd:
de aanvoer (invoermechaniek voor het papier)
de binnenzijde (incl. de rollen voor het transport van het papier)
de glasplaat
het scanvlak
de onderkant van het kopieerdeksel
Na afloop van de reiniging wordt er een testscan gemaakt, waarbij visueel wordt gecontroleerd of het resultaat van de scan conform de kwaliteitseisen is. Aan het begin van de dag wordt voorafgaande aan het scannen gecontroleerd of de scanner en scansoftware zijn ingesteld volgens de instellingen opgenomen in Bijlage 3 Scanners, monitors en scansoftware.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2.