Interne en uitgaande documenten worden digitaal opgesteld door de behandelaars. Zij voegen de documenten die tijdens het proces van afhandeling worden gemaakt zelf toe aan de zaak. In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat een intern document is verrijkt met aantekeningen of een uitgaand document met een natte handtekening. De gemeente Midden-Delfland heeft gekozen voor de invoering van de digitale handtekening door middel van een oplossing in het DMS. Een kleine groep documenten moet nu nog van een handtekening worden voorzien, zoals bijvoorbeeld contracten en besluiten van het College van B&W.
In deze gevallen levert de behandelaar zelf of de gemandateerde het document aan bij DIV. DIV scant deze documenten volgens de procedure zoals beschreven in Bijlage 5 en deze worden als nieuwe versie opgenomen in de zaak. De registratie vindt plaats volgens Bijlage 6. De originele uitgaande documenten worden voorzien van een datumstempel en in de metadata wordt de datum van verzending opgenomen. De documenten worden verzendklaar gemaakt en via de bodes aangeboden ter verzending bij TNT. Een kopie van de uitgaande documenten wordt in de dagdoos bewaard.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.6.