Alle papieren documenten die succesvol zijn vervangen door digitale bestanden worden na een periode van 3 maanden vernietigd. De originele archiefstukken zijn door vervanging de digitale scans geworden en de papieren stukken hebben daarmee hun waarde als archiefstuk verloren.
De papieren originelen worden na digitalisering opgenomen in dagdozen. Elke dagdoos wordt bewaard voor een termijn van 3 maanden. De gescande documenten worden vernietigd aan het einde van het kwartaal volgend op de in dit handboek vastgelegde bewaartermijn van de dagdozen.
Na de bewaarperiode wordt de inhoud van de dagdozen in een afgesloten papiercontainer geleegd. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat.
Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment dat de oorspronkelijke papieren originelen vernietigd worden. Overeenkomstig het gestelde in Archiefregeling artikel 17 onder d. en artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van deze beheerhandeling door middel van metadata vastgelegd worden bij de registraties van de vervangen archiefbescheiden/ dossiers. Hiertoe wordt de datum waarop vervanging heeft plaatsgevonden en de aanduiding van de uitgevoerde beheerhandeling (in dit geval vervanging) vastgelegd.
Een medewerker van team DIV stelt een verklaring van vervanging2 Volgens bijlage 9 Model verklaring van vervanging uit de Handreiking vervanging archiefbescheiden 2.0 van Archief 2020. op, waarin is opgenomen dat de bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd.
De gemeente hanteert een bewaartermijn van 3 maanden (de zogenoemde incubatietijd) zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps- en bezwaarprocedures de digitale archiefbescheiden, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijken te zijn of van onvoldoende kwaliteit zijn, de papieren bescheiden alsnog bij de behandeling betrokken kunnen worden.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.7.