Wanneer aan de gemeente respectievelijk een gemeentelijk organisatieonderdeel een niet persoonsgebonden schenking wordt aangeboden, dan wordt daarbij uitgegaan van de volgende toetsingscriteria:
- - Er moet sprake zijn van een openbare (publiekelijke) schenking.
- - De schenking moet een algemeen maatschappelijk nut dienen.
- - Met de schenking mogen geen commerciële belangen gediend zijn.
- - Direct noch indirect mag er een afhankelijkheidrelatie van de gemeente ten opzichte van de schenker ontstaan. Aanvaarding van een schenking is als regel alleen aan de orde indien deze wordt gedaan ná een eventueel besluitvormingstraject (bestuurlijke integriteit).
- - De aard, vorm en doel van de schenking mogen niet in strijd zijn met het gemeentebeleid.
- - De gemeente verplicht zich “als een goed huisvader” voor het geschonkene te zorgen.
- - Uit schenking mag geen verplichting voortvloeien, waarvan de (financiële) gevolgen niet duidelijk en afgedekt zij; denk hierbij tevens aan bijvoorbeeld installatie- en onderhoudskosten.
- - Het geschonkene mag niet met bijvoorbeeld hypotheek bezwaard zijn.
- - De aanvaarding van de schenking mag niet leiden tot het aangaan van risico’s, potentiële aansprakelijkheden of aanspraken door derden.
- - Bij de aanvaarding van schenkingen dient het eventueel gebruiks-, portret- c.q. reproductierecht over te gaan naar de gemeente.
- - Indien sprake is van het aanbieden van een object, bestemd voor de openbare ruimte of voor een voor het publiek toegankelijke ruimte, dan dient vooraf advies te worden ingewonnen bij een externe commissie van deskundigen.
- - Bij de aanvaarding van de onder 11. bedoelde objecten dienen tenminste het eigendom, beheer en onderhoud (inclusief aansprakelijkheid voor schade en afspraken in geval van vernieling c.q. teniet gaan van het object) alsmede de minimale instandhoudingstermijn in overleg met de bij schenking betrokken partijen (contractueel) te worden vastgelegd. Het college gaat er daarbij van uit dat de gemeente de bevoegdheid heeft om na verloop van een bepaalde periode zelfstandig te beslissen over de verdere instandhouding. Ook meent het college dat het de eigenstandige bevoegdheid van de gemeente is om, indien het geschonkene buiten schuld van de gemeente om ernstig is beschadigd, eventueel van herstel af te zien.
- - Wanneer de aard van een schenking zich beter leent voor aanvaarding van derden omdat het daar beter op zijn plaats is (bijvoorbeeld een schilderij dat beter past in het Noordbrabants Museum) dan wordt hierover met schenker in overleg getreden. Het college acht het niet zinvol een geschenk te aanvaarden om het vervolgens elders in permanente bruikleen onder te brengen.
Overige bepalingen van het raadsbesluit:
- - Van schenking, zoals hier bedoeld, wordt steeds een dossier aangelegd. Door juiste archivering tegelijk voorzien in een adequaat historisch inzicht van de schenking(en). Het daarnaast aanleggen van een afzonderlijke registratie (geschenkenboek) is niet nodig c.q. inefficiënt.
- - De gemeenteraad dient in kennis te worden gesteld van de in dit kader genomen besluiten.
Opmerking: Aanvaarding van schenkingen is aan het Stadsarchief gemandateerd
Het college heeft het aanvaarden van schenkingen door particulieren voor het Stadsarchief, voor zover behorend tot het dagelijks bestuur, gemandateerd aan de directeur Bestuurszaken met submandaat aan de gemeentearchivaris. Dit is vastgelegd in het Mandaatbesluit.