Aangaan van overeenkomsten
Een budgethouder en een budgetbeheerder zijn bevoegd tot onderhandelen, het aangaan van overeenkomsten, het aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van in- en externe leveranties binnen de grenzen van het beschikbaar gestelde budget. Hierbij gelden de volgende grensbedragen:
Bij het aangaan van overeenkomsten geldt dat een budgetbeheerder bevoegd is te tekenen tot een totale opdrachtwaarde van maximaal €10.000 (excl. btw).
Bij het aangaan van overeenkomsten met een totale opdrachtwaarde tussen €10.000 (excl. btw) en €250.000 (excl. btw) is een tweede handtekening van de budgethouder noodzakelijk.
Bij het aangaan van overeenkomsten met een totale opdrachtwaarde tussen €250.000 (excl. btw) en €2.500.000 (excl. btw) tekent de hoofdbudgethouder (teammanager) en de directeur waarbij tevens wordt vastgesteld / aangetoond dat de overeenkomst past binnen het beschikbare budget;
Bij het aangaan van overeenkomsten met een totale opdrachtwaarde groter dan €2.500.000 (excl. btw) is een collegebesluit noodzakelijk en wordt de raad via een wensen en bedenkingenprocedure in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen (financiële verordening, art 7 Informatieplicht). Ondertekening van de overeenkomst vindt na collegebesluit plaats door de hoofdbudgethouder (teammanager) en de directeur.
Betaling van facturen
Ten behoeve van de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten die zijn gemandateerd aan een budgetbeheerder tekent de budgetbeheerder voor akkoord na uitvoering van de volgende werkzaamheden:
controle ontvangst levering, geleverde dienst, uitvoering werk (prestatielevering/prestatievaststelling)
controle van de juistheid van het factuurbedrag
codering van de factuur op een grootboekrekening en economische categorie
Bij facturen boven de €10.000 (excl. btw) is een tweede handtekening noodzakelijk. De budgethouder tekent dan, naast de budgetbeheerder, mee voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur en dat de kosten ten laste van zijn/haar budget worden gebracht.
Om het vier-ogen-principe bij de betaling van inkomende facturen te kunnen waarborgen dient elk team te beschikken over minimaal 1 budgetbeheerder en 1 budgethouder; bij uitgaande facturen bestaat deze verplichting niet (wegens geringe risico’s).
Afwijkingen
Voor het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen voor Wmo voorzieningen en uitkeringen wordt geen factuur via het financiële systeem ontvangen. Hiervoor is een separaat autorisatieproces van toepassing waarin de noodzakelijke waarborgen (4-ogenprincipes) en (interne) controles (rechtmatigheidstoets en juistheidstoets) in het proces zijn opgenomen.
Controle op de prestatielevering
De vaststelling van de prestatielevering houdt in dat de budgetbeheerder / budgethouder heeft gecontroleerd / vastgesteld dat de in rekening gebrachte prestatie daadwerkelijk is geleverd. In het financiële systeem wordt deze controle zichtbaar gemaakt door het aanvinken van “akkoord levering”. Hierbij kan de onderliggende documentatie worden toegevoegd.
De onderliggende documentatie over prestatielevering dient altijd door de budgetbeheerder/budgethouder te worden bewaard. Op verzoek (team Control / accountant) moet de prestatielevering kunnen worden aangetoond en onderbouwd met onderliggende documentatie waaruit de prestatielevering blijkt. Steekproefsgewijs wordt door middel van een verbijzonderde controle gecontroleerd of prestatievaststelling door de budgetbeheerder/ budgethouder heeft plaatsgevonden.
Artikel 6.