Een communicatiestrategie is de weg waarlangs het communicatiedoel moet worden bereikt. De strategie van de gemeente Midden-Delfland bestaat uit de volgende onderdelen:
Moderne en doeltreffende communicatie
Klantgerichte communicatie
Participatie van inwoners
Samenwerking met andere bestuurlijke spelers
Hieronder volgt een toelichting op elk van de onderdelen uit de strategie.
AModerne en doeltreffende communicatie
Een organisatie die wil 'behouden door ontwikkeling' zal dat in haar communicatie zelf ook moeten doen. We zetten moderne communicatiemiddelen in en ontwikkelen bestaande middelen door. Hierbij ligt de focus niet per se op meer communicatie, maar op doeltreffender communicatie.
Concreet betekent dit onder meer dat we:
nieuws primair via social media en digitale nieuwsbrieven verspreiden, waarbij voor meer informatie wordt gelinkt naar de gemeentelijke website;
media en social media watching & analyse4 Hierbij maakt de gemeente mede gebruik van de webmonitoringtool Coosto. (wat leeft er in de samenleving) verder professionaliseren (met bijvoorbeeld een wekelijkse TamTam5 Uit de informatie in de TamTam kunnen we (in meer of mindere mate) afleiden welk effect ons beleid en onze communicatie hebben (gehad). Daarnaast geeft het een beeld van wat er bij inwoners leeft en daarmee mogelijkheden tot dialoog op basis van gefundeerde informatie. , een weekoverzicht van -de impact van- media en social media), het KCC wordt hierin ook meegenomen als informatiebron;
bij Facebook vaker gebruik maken van advertentiecampagnes voor een groter bereik en we bij Twitter experimenteren met bewegend beeld voor meer attentiewaarde;
kijken naar en experimenteren met de mogelijkheden van aparte Whatsapp groepen en Facebook pagina’s (ook om online participatie te bevorderen);
een doordachte mix van communicatiemiddelen inzetten, gericht op de diverse doelgroepen en het te bereiken doel.
zorgen voor een goede vindbaarheid en beschikbaarheid van digitale kanalen.
Digitale nieuwsbrieven en social media 6 De term social media wordt doorgaans gebruikt voor nieuwsverspreiding zonder tussenkomst van een professionele redactie. Vandaar dat we de nieuwsbrief hier apart benoemen.
Er zijn digitale nieuwsbrieven voor inwoners en ondernemers waaruit de doelgroepen actuele ontwikkelingen kunnen lezen die relevant kunnen zijn voor hen. We publiceren deze met regelmaat. Met deze voor ontvangers gratis nieuwsvoorziening kunnen we de voornaamste highlights in één oogopslag overzichtelijk maken voor de lezer.
Social media versterkt, net als andere communicatiemiddelen, de missie van de gemeente en het college. Nieuws, beeld- en filmmateriaal publiceren we daarom ook op onze social media kanalen YouTube (video), Linkedln (vacatures), Twitter (1.958 volgers op 22 oktober 2018), Facebook (1.327 volgers) en Instagram. Verspreiding via social media is niet alleen snel en goedkoop, maar bereikt (door de mogelijkheid van het delen van berichten) bovendien een grote en gevarieerde doelgroep. Daarnaast is interactie mogelijk wat een bron aan informatie oplevert. Filmpjes bieden de mogelijkheid via storytelling het Midden-Delfland verhaal op een aansprekende manier neer te zetten.
We zetten in op het vergroten van het aantal volgers van de gemeenteaccounts.
We profileren via de gemeentelijke kanalen geen denkbeelden van bestuurders.
Enkele bestuurders kiezen ook daarom voor de inzet van persoonlijke social media accounts, blogs en vlogs.
Bewust adverteren
De gemeentepagina in De Schakel blijven we met name inzetten voor informatie over besluitvorming. Voor de inhoud en de juridische procedure verwijzen we naar de website, waarop ook de formele bekendmakingen worden gepubliceerd. Op de gemeentepagina verwijzen wij naar de website voor verslagen en de websites van de politieke partijen voor informatie over de politieke standpunten. Vacatures voor personeel plaatsen we daarnaast op specifieke groepen op het zakelijke netwerk Linkedln en andere relevante (online) media die aansluiten bij de doelgroep van de vacature.
Naast de gemeentepagina, maken we bewust en gericht gebruik van advertenties/advertorials in huis-aan-huisblad De Schakel met doorverwijzingen naar andere kanalen. Een deel van de inwoners maakt geen gebruik van social media en bereiken we beter via de traditionele middelen.
Persbeleid: nieuwsmedia en vakbladen
Naast nieuwsverspreiding via social media voeren we een actief persbeleid. Hiermee ontstaat publiciteit die niet alleen goedkoper is dan advertenties/advertorials in bladen, maar ook geloofwaardiger is.
Aandacht voor Midden-Delfland wordt ook gecreëerd via werkbezoeken van ministers, gedeputeerden en Kamerleden, bijvoorbeeld door een journalist uit te nodigen. De belangrijkste media hiervoor zijn De Schakel Midden-Delfland (staat zeer sporadisch open voor free publicity), het regiokatern in AD, WOS en Omroep West, maar ook journalisten van landelijke media en vakbladen kunnen we daar bij soms bij betrekken.
Daarnaast blijft het college maandelijks persgesprekken over actuele onderwerpen met de regionale media voeren.
Met WOS worden jaarlijks (aanvullende) subsidieafspraken gemaakt. Tegenprestatie is extra aandacht voor nieuws dat voor de gemeenschap van belang is of wordt gevonden. Denk daarbij aan sport- en nieuwsitems uit de Midden-Delflandse gemeenschap en aandacht voor politieke zaken en de besluitvorming door de gemeentelijke bestuursorganen.
BKlantgerichte communicatie
Aandacht voor elkaar verbindt en versterkt. Daarom is voor ons gastvrijheid het leidende principe en een welkome cultuur essentieel. Dat streven vertalen we door naar klantgerichte communicatie, waarin we op een goede en begrijpelijke manier de dialoog voeren en de inwoner centraal stellen.
Dit betekent onder andere dat we:
communicatie met inwoners starten in een vroege fase van het proces en hen actief bij het traject betrekken;
voortdurend alert zijn op mogelijkheden voor vergroten van het gebruiksgemak van de website;
een afgewogen mix van traditionele en moderne communicatiemiddelen inzetten om zodoende alle doelgroepen te bereiken;
vriendelijk en klantgericht communiceren (de boodschap staat centraal);
begrijpelijk communiceren. We gebruiken daarom taalniveau B1 als uitgangspunt voor onze teksten;
buiten naar binnen halen via onder andere ‘klant’onderzoeken, bijeenkomsten, gesprekken, (social) media watching en analyse.
Website
Op de website kunnen inwoners informatie opzoeken, producten aanvragen en bezwaarschriften indienen. Via de website kunnen inwoners opzoeken waar wegwerkzaamheden zijn. Ook kunnen zij via de tool 'Bekendmaking vergunningen' eenvoudige bouwaanvragen op een plattegrond bekijken. Via DigiD-identificatie kunnen onze inwoners de voortgang van de eigen vergunningaanvraag inzien. We actualiseren doorlopend de content op de website en vergroten de leesbaarheid/begrijpelijkheid.
Voor campagnes creëren we speciale subsites.
Correspondentie
Jaarlijks versturen we duizenden brieven naar inwoners en bedrijven in Midden-Delfland. Naast de focus op digitalisering, blijft deze schriftelijke communicatie noodzakelijk voor het verspreiden van boodschappen die elk huishouden moet kunnen ontvangen.
CParticipatie van inwoners
Betrokkenheid vanuit de samenleving is voor ons erg belangrijk. Alleen met een actieve gemeenschap kunnen we de zorg voor inwoners en landschap goed uitvoeren. Daarom blijven we aandacht besteden aan burgerparticipatie en blijven we werken met de participatieladder. We betrekken inwoners actief bij besluitvorming en treden initiatieven positief tegemoet. Op deze manier draagt burgerparticipatie bij aan een cultuur die gebaseerd is op vertrouwen. In de beleidsnota Burgerparticipatie in Midden-Delfland staat inhoudelijk uitgewerkt hoe interactieve beleidsvorming tot stand kan komen. Daarbij is het van belang om gedoseerd met interactieve beleidsvorming om te gaan om 'participatiemoeheid' te voorkomen.
Vanuit communicatie zetten we de diverse middelen in, zoals:
inloopavonden
onderzoeken via enquêtes en polls
discussiegroepen & platformen, on- of offline
Inloopavonden
Bij projecten in de directe woonomgeving nodigen we inwoners uit zich te laten informeren en hun inbreng te leveren. Bij de uitnodiging wordt helder uitgelegd wat het doel van de bijeenkomst is: voorlichting, meepraten, meeontwerpen of meebeslissen. Hierdoor weten de betrokken partijen welke rol ze hebben in het participatieproces. Inwoners kunnen tot participatie worden opgeroepen via een persoonlijke brief, de nieuwsbrief en een oproep in de krant of op Twitter/Facebook (met een link naar de website voor meer informatie). We laten aan inwoners weten hoe zij verder over de resultaten van de participatie geïnformeerd worden.
Onderzoeken via enquêtes en polls
Via enquêtes en polls roepen we doelgroepen actief op om op niet-structurele basis mee te doen met online en offline onderzoeken. Online enquêtes en polls zijn flexibel in te zetten, hebben potentieel een groot bereik en zijn praktisch. Meningen kunnen hiermee snel in kaart worden gebracht.
Discussiegroepen, online of offline
Online gemeenschappen zijn belangrijke ontmoetingsplekken op het internet en vormen een plek waar e-participatie door middel van debat kan plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn discussieforums via, al dan niet door inwoners opgerichte, Facebookpagina’s. Uitgangspunt daarbij is om aan te sluiten bij daar waar het gesprek al wordt gevoerd7 Volgens het adagium: ‘Ga die volle kroeg in; open niet zelf een lege’. Kanttekening daarbij is wel, dat goed gekeken moet worden welke platforms passend zijn en ook beter de rechten van gebruikers borgen dan bijvoorbeeld Facebook. . Voorbeelden van offline groepen zijn discussieavonden, maar ook uit bijvoorbeeld keukentafelgesprekken kunnen signalen worden gehaald.
DSamenwerking met andere bestuurlijke spelers
Om de missie van Midden-Delfland te verwezenlijken werkt de gemeente nauw samen met belangengroeperingen, naburige gemeenten, provincie Zuid-Holland, het rijk en Europa. Door samen op te trekken maakt de gemeente meer kans om haar visie te verwezenlijken. Belangrijke samenwerkingsverbanden voor de gemeente zijn onder meer de Hof van Delfland, Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH), het rijk en het nationale en internationale samenwerkingsverband Cittaslow.
Bij lobbytrajecten is persoonlijk contact doorgaans het belangrijkste instrument. Vanuit de gemeente krijgen bestuurders communicatieve ondersteuning in de vorm van de productie van position papers, beeldmateriaal en mediacontacten. Ook worden zij geholpen bij de organisatie van werkbezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
Artikel 5
COMMUNICATIESTRATEGIE
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent het beleidskader communicatie 2018-2022