De gemeente Beekdaelen gebruikt de EvenementAssistent (hierna: EA) als online tool voor het aanvraagproces van een evenement. De EA is een speciale website waar de vergunningen worden aangevraagd door de organisaties en die automatisch alle belangrijke partijen informeert over een evenement.
Het komt regelmatig voor dat organisaties van evenementen assistentie vragen bij het invullen van de digitale aanvraag via de EA. Aangezien de aanvraag als basis dient voor een kwalitatief goede vergunning, wordt gevolg gegeven aan dergelijke hulpvragen. Het cluster APV/bijzondere wetten geldt hierbij als een soort helpdesk. Daar waar nodig worden organisatoren uitgenodigd om samen de aanvraag in te vullen.
2.2.1 Categorieën evenementen en indieningstermijnen
Aan de hand van de aard, omvang en duur van een evenement wordt een indeling in categorieën gemaakt op basis van het risico dat een evenement met zich mee brengt. Bij een ingekomen vergunningsaanvraag wordt op basis van de risicoscan bepaald tot welke categorie het evenement is geclassificeerd. Afhankelijk van de categorie worden de hulpdiensten gevraagd om nader advies of aanvullende maatregelen voor het evenement uit te werken. Daarnaast kunnen de indieningstermijnen verschillen per categorie, mede afhankelijk van de meldingsplicht of vergunningsplicht.
Er zijn vier categorieën van evenementen:
Soort evenement
Voorbeeld(en)
Aanvraag methode
Tijdigheid
Categorie 0
Kleine evenementen met een heel laag risico
Buurt, straat- en wijkfeestjes
Melding
Minimaal 4 weken voor het evenement
Categorie A
Laag (regulier) risico-evenement, met beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen
Braderie, muziekoptredens
Vergunning
Minimaal 8 weken en maximaal 26 weken voor het evenement
Categorie B
Gemiddeld (aandacht) risico-evenement, met grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen
Festivals, schuttersfeesten
Vergunning
Minimaal 8 weken en maximaal 26 weken voor het evenement
Categorie C
Hoog (risicovol) risico-evenement, met grote impact op de gemeente en/of regionale gevolgen
OLS
Vergunning
Minimaal 8 weken en maximaal 26 weken voor het evenement
De uitkomst van voornoemde risicoscan wordt met name bepaald door de volgende factoren:
Publieksprofiel
Wat voor type publiek is aanwezig op evenement. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om leeftijd, verwachting alcohol- en/of drugsgebruik, het aantal bezoekers, de aanwezigheid van risicovolle groepen zoals hooligans, motorclubs etc.
Activiteitenprofiel
Wat voor soort evenement betreft het? Een dance evenement scoort bijvoorbeeld meer risicopunten dan een braderie. Hoe lang duurt een evenement? Zijn er verhoogde risico’s op slachtoffers van bijvoorbeeld blessures, vallen of verdrukking? Vinden er overnachtingen plaats?
Bij voornoemde profielen worden ook de ervaringen uit het verleden meegewogen.
2.2.2 Proactieve benadering/werkhouding
Richting organisatoren van evenementen wordt een proactieve houding aangenomen. Binnen de begrenzing van hetgeen op grond van de openbare orde en veiligheidsregels toegestaan is, dient in nauw overleg met de aanvrager naar mogelijke oplossingen te worden gezocht. Kortom “niet in problemen denken, maar in oplossingen”; niet wachten tot vragen gesteld worden, maar daar waar mogelijk de vraag actief voor zijn middels een gepaste oplossing”.
2.2.3 Vermindering regeldruk
Voornoemde werkwijze past eveneens in de filosofie van de Provincie waarin een verantwoorde vermindering van de regeldruk wordt voorgestaan. Organisaties, veelal bestaand uit vrijwilligers, moeten niet als gevolg van een veelheid aan regelgeving en dito kosten, op voorhand ontmoedigd worden om een evenement te organiseren. Dit neemt echter niet weg dat er goede/gerichte aandacht dient te zijn voor het waarborgen van de openbare orde en veiligheid.
2.2.4 Centrale coördinatie evenementen
Organisators van evenementen dienen voor de diverse producten (evenementenvergunning, subsidie, uitleen materialen etc.) bij verschillende gemeentelijke disciplines aan te kloppen. Uit serviceoogpunt is dit absoluut niet wenselijk. Vandaar dat vanuit de “één loketgedachte” alle voorkomende vragen centraal aan het cluster APV/bijzondere wetten voorgelegd dienen te worden. Dit cluster geldt tevens als centraal aanspreekpunt voor de diverse extern betrokken partijen (brandweer, politie, GHOR etc.).
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2