Bijlage 3 Nota Integraal Gemeentelijk Vastgoed Leusden 2016-2030

Graag willen we u op de hoogte brengen van de stand van zaken van het onderzoek naar een vastgoedorganisatie en met u van gedachten wisselen over dit onderwerp. Aan de hand van de interviews heeft de gemeente zich een beeld kunnen vormen hoe de besturen met hun vastgoed omgaan en de behoefte die zij hebben voor eventuele ondersteuning. In het overleg op 20 september willen de dit gezamenlijk bespreken.

De gemeente wil vraagstukken samen met de (partijen in de) samenleving oppakken. We noemen dit in Leusden “samenleving voorop”. In het kader van de samenleving voorop is de gemeente continu aan het afwegen hoe zij samen met anderen invulling kan geven aan haar taken. Op het gebied van onderwijshuisvesting is door het Rijk de taakverdeling van schoolbesturen en gemeente aangepast. De wijzigingen vanuit het Rijk zorgen ervoor dat schoolbesturen steeds meer sturingsmogelijkheid en verantwoordelijkheid over hun eigen vastgoed hebben. De zorgplicht voor het hebben van voldoende en adequate huisvesting voor onderwijs en bewegingsonderwijs ligt nog steeds bij de gemeente.

De gemeente heeft de wens om de beleidstaken op het gebied van accommodaties en onderwijshuisvesting anders in te vullen. In het kader van samenleving voorop onderzoekt de gemeente Leusden de mogelijkheden om haar vastgoed en de bijbehorende activiteiten onder te brengen bij een maatschappelijke vastgoedorganisatie.

De scholen zijn voor de gemeente een aangewezen samenwerkingspartner. Ten eerste omdat we in de praktijk een verschuiving zien van maatschappelijke activiteiten vanuit ander maatschappelijk vastgoed naar de MFC’s en IKC’s, gebouwen waarvoor de scholen verantwoordelijk worden. Ten tweede omdat er voor scholen een noodzaak is verder te professionaliseren in verband met het verschuiven van de taken op het gebied van onderwijshuisvesting. Een gezamenlijke vastgoedorganisatie organisatie kan het volgende bieden:

• - Beschikbare middelen worden slimmer ingezet en flexibiliteit verhogen.
• - Kennis borgen en partijen ondersteunen waardoor een hoge mate van professionaliteit kan worden bereikt.
• - Risico’s worden verlaagd onder andere door vanuit gezamenlijk belang te sturen.

Voor de zomervakantie zijn met de scholen interviews afgenomen. Deze interviews hadden als doel te verkennen hoe de schoolbesturen staan ten opzichte van een vastgoedorganisatie en inzicht te krijgen in het omgaan met de gebouwen op dit moment.

Per school/bestuur hebben we een korte uiteenzetting opgenomen van wat er tijdens de interviews is besproken.

Het St Jozef heeft 1 locatie. Volgens het SIHPL (Strategisch Integraal Huisvesting Plan Leusden) wordt in 2030 een nieuwe school gerealiseerd. Het St Jozef ziet veel kansen in een toekomstig IKC en zoekt actief de samenwerking met lokale partijen en stichting Voila.

Het bestuur kiest er bewust voor om in de schaal van Achterveld te opereren. Het onderhoud wordt bijvoorbeeld zoveel mogelijk uitgevoerd met lokale partijen.

De risico’s wat betreft leegstand en onderhoud zijn voor St Josef op dit moment beperkt. Zij hebben een adequate onderhoudsvoorziening en vanuit de prognoses zijn geen problemen te verwachten wat betreft leerlingenaantallen.

Vooralsnog ziet St Josef geen reden om deel te nemen aan een vastgoedorganisatie. De risico’s die het St Jozef loopt zijn beperkt en men probeert bewust op lokale schaal te opereren. Wel spreken zij helder de intentie uit te willen gaan samenwerken als ze gaan deelnemen in de nieuwe IKC. Als er een vastgoedorganisatie ontstaat hebben zij de meeste interesse in een facilitaire opzet (zie scenario’s blz 5), waarbij een keuze gemaakt kan worden uit de af te nemen activiteiten.

’t Ronde heeft 1 locatie. Zij gaan in 2019 een nieuw schoolgebouw realiseren, mogelijk in combinatie met 2 scholen van stichting Voila.

Het bestuur is voorstander van een “menselijke” schaal en stabiliteit. Alle benodigde activiteiten op het gebied van vastgoed worden door bestuursleden uitgevoerd. De bestuursleden hebben hiervoor voldoende expertise en doen dit vrijwillig. Zij streven ernaar hun huidige aantal van 9 groepen te handhaven. Door haar denominatie heeft ’t Ronde al jaren te maken met een wachtlijst. Zij verwachten dat dit ook zo blijft. Binnen een aantal jaren zullen zij in een nieuw gebouw gehuisvest zijn. De onderhoudsrisico’s die zij de komende jaren lopen zijn dan door de nieuwbouw beperkt. Zij overwegen tevens een integraal contract af te sluiten voor de nieuwe huisvesting waarbij de onderhoudsactiviteiten ook worden aanbesteed voor een langere periode. Hierdoor zouden de risico’s voor onderhoud verder worden beperkt.

’t Ronde staat kritisch tegenover mogelijke samenwerking in een vastgoedorganisatie. De risico’s wat betreft leegstand en onderhoud zijn voor ‘t Ronde beperkt. De vereniging heeft ook niet de ambitie te groeien. De leerlingenaantallen zijn stabiel en de onderhoudsrisico’s beperkt door de nieuwbouw-plannen.

Als er toch een vastgoedorganisatie ontstaat denken zij dat een facilitaire opzet de beste kansen biedt. Het bestuur van ’t Ronde vraagt aandacht voor gelijke behandeling voor alle besturen. Het kan niet zo zijn dat besturen die niet deelnemen aan een vastgoedorganisatie minder rechten hebben dan besturen die wel deelnemen. Dit wordt door de gemeente onderschreven.

GBS De Kleine Beer is onderdeel van VGPO HAAL/Veluwe plus en biedt kinderen bijbelgetrouw onderwijs. De stichting is actief in de regio Amersfoort met 17 scholen in 13 gemeenten. Door hun denominatie hebben zij een stabiel leerlingenaantal. De vereniging heeft een aantal medewerkers in dienst die zich bezighouden met het vastgoed op operationeel en tactisch niveau.

GBS De Kleine Beer is vanaf volgend jaar gehuisvest in MFC Atlas. In hun huisvesting is een extra lokaal aanwezig voor BSO activiteiten. De leerlingaantallen nemen de komende jaren toe waardoor het extra lokaal mogelijk voor schoolactiviteiten gebruikt gaat worden. MFC Atlas is kwalitatief een goed gebouw. Het onderhoud bij MFC Atlas is relatief laag. Tijdens de ontwikkeling zijn de onderhoudskosten door een adviesbureau ingeschat.

De vereniging onderschrijft het belang van de benodigde expertise die een vastgoedorganisatie biedt. Zij zien echter op dit moment geen reden om deel te nemen in een vastgoedorganisatie omdat de vereiste expertise voor het bedrijven van vastgoedmanagement al binnen de organisatie aanwezig is. Daarnaast zijn hun risico’s in Leusden beperkt. De vereniging is een voorstander van IKC’s. Zij staan er voor open om samen met Voila en maatschappelijke partners verder te praten over afstemmen en uitbreiden van activiteiten in MFC Atlas.

Stichting Voila bestaat uit 11 scholen met verschillende denominaties. De stichting is actief in Leusden. De scholen zijn sterk afhankelijk van het gemeentelijke verloop van leerlingen. Er is een divers beeld zichtbaar over de verschillende scholen van Stichting Voila.

Met het bouwheerschap over Atria heeft Stichting Voila actuele ervaring met de ontwikkeling van vastgoed. Het huidige bestuur is sterk gericht op een reductie van risico’s. Voor MFC Atria heeft dit geleid tot een integraal contract, een zogenaamd DBME (Design Build Maintain Energy) contract. De verantwoordelijke bestuurder gaat binnen een aantal jaren met pensioen.

Van alle schoolbesturen in Leusden zijn de risico’s verbonden met vastgoed het meest voelbaar voor Voila. De laatste jaren hebben zij leegstand opgevangen door het huisvesten van samenwerkingspartners zoals Humanitas. Voila heeft scholen in alle drie de nieuwe MFC’s in Leusden en gaat conform het SIHPL binnen de komende 7 jaren de huisvesting van nog eens 4 scholen vervangen. Dit vermindert de risico’s voor onderhoud significant.

Daarnaast heeft Voila voor de komende 20 jaar haar onderhoudsvoorziening bepaald voor al haar scholen en actualiseert deze cijfers elke 3 tot 5 jaar.

Doordat de scholen van Voila voor een groot deel gehuisvest zijn in nieuwe gebouwen en door de lange termijn scope van de onderhoudsvoorziening zijn hun risico’s wat betreft onderhoud beperkt. Doordat in IKC’s vooraf al wordt aangestuurd op huisvesting van samenwerkingspartners neemt de sturing die de stichting heeft op leegstand in de toekomst af.

Binnen het bestuur van Voila wordt verschillend gedacht over deelneming in een vastgoedorganisatie. In de overweging van het bestuur van de stichting speelt mee dat zij in gesprek zijn met een aantal andere schoolbesturen in de regio voor nauwere samenwerking. Mogelijk is de vereiste kennis voor het bedrijven van vastgoedmanagement bij de andere schoolbesturen aanwezig.

Na de interviews te hebben afgenomen is de gemeente gaan onderzoeken wat de financiële gevolgen zijn van de invoering van een vastgoedorganisatie. Onderdeel hiervan is de bepaling van de jaarlijkse kosten die gepaard gaan met een vastgoedorganisatie. Tevens is gekeken naar de fiscale gevolgen van invoering.

De jaarlijkse (exploitatie)kosten zijn berekend om inzicht te geven in de kosten per object en de verdeling van deze kosten over verschillende activiteiten. We houden hierbij rekening met 44 objecten. In het onderstaande overzicht zijn de kosten zichtbaar. De kosten zijn per hoofdactiviteit weergegeven in totaliteit en per object.

• - De kosten voor beheer & onderhoud zijn begeleidingskosten ten behoeve van de uitvoering van het beheer en onderhoud van de gebouwen, actualiseren van meer jaren onderhoudsplanningen en de bijbehorende administratie en inkoopactiviteiten.
• - De kosten voor accountmanagement komen voort uit het optreden als verhuurder. Denk hierbij aan contact met huurders, opstellen van huurcontracten en berekeningen en administratie.
• - Strategisch management zijn kosten voor het voeren van portefeuillebeheer. Activiteiten die daartoe behoren zijn het vaststellen van lange termijn visie en IHP, jaarlijkse financiële verantwoording en activiteiten gericht op het verbeteren van het maatschappelijk & financieel rendement.
• - De kosten voor opdrachtgeverschap zijn kosten die voortkomen uit de inhoudelijke begeleiding van de bouwheer. Denk hierbij aan de inhoudelijke begeleiding van de opdrachtgever vooraf aan het inschakelen van een projectmanager. Het betreft dus niet het projectmanagement.

De gemeente heeft een rapport op laten stellen door haar fiscaal adviseur EFK belastingadviseurs. De vraagstelling aan EFK ging verder dan alleen onderwijsgebouwen. Uit het rapport zijn 2 conclusies belangrijk voor de schoolbesturen.

• - Mochten de scholen gebruik willen maken van een externe vastgoedorganisatie zijn zij over de activiteiten van die organisatie btw verschuldigd.
• - In juli heeft het hof van justitie van Europa zich uitgesproken over een fiscale constructie om btw-aftrek bij de bouw van schoolgebouwen mogelijk te maken. Als een schoolpand direct na de bouw wordt overgedragen aan een externe organisatie is btw-aftrek mogelijk over de realisatiekosten van dat gebouw. Ook als dat pand onder de kostprijs wordt verkocht. Dit is mogelijk een voordeel als er gekozen wordt om schoolgebouwen onder te brengen bij een vastgoedorganisatie. De gemeente maakt al gebruik van andere eigendomsconstructies bijvoorbeeld bij Antares (Eigendom WSL) en Atlas (wordt VVE).

Het is voor de gemeente van belang om tot een door partijen gedragen oplossing te komen. We willen de schoolbesturen graag de volgende 3 opties voorleggen.

Het is de verwachting dat het Rijk op de lange termijn overgaat tot volledige doordecentralisatie. Schoolbesturen mogen echter nu al kiezen voor doordecentralisatie. Dit leidt ertoe dat de rol van de gemeente bij onderwijshuisvesting verdwijnt. Het Rijk is financieel verantwoordelijk voor bekostiging en maakt de vergoeding voor nieuwbouw en uitbreiding direct over aan de schoolbesturen. Kennis en ervaring moeten door de scholen zelf geborgd worden. De gemeente draagt geen verantwoordelijkheid noch zorgplicht meer waarvoor de gemeente gekort op haar uitkering vanuit het gemeentefonds. De gemeente heeft nog wel een bijzondere verantwoordelijkheid als het gaat om het openbaar onderwijs. Deze optie sluit het meest aan bij de ambitie van de gemeente om de verantwoordelijkheid voor de huisvesting zoveel mogelijk bij de schoolbesturen neer te leggen.

Tijdens de interviews is gesproken over de vorm van een vastgoedorganisatie. De vorm die deze organisatie aanneemt kan sterk uiteenlopen. Heeft men voorkeur voor een volledig geïntegreerde vastgoedorganisatie inclusief eigendomsoverdracht of heeft men een voorkeur voor een “facilitaire” organisatie?

Mocht er een organisatie komen voor vastgoed spreken een aantal schoolbesturen een voorkeur uit voor een facilitaire opzet. Dit is een vrijblijvende samenwerking waarbij partijen voor bepaalde activiteiten diensten afnemen.

Bij een facilitaire opzet waarbij verschillende diensten kunnen worden afgenomen neemt men op basis van de 4 hoofdactiviteiten diensten af zoals weergegeven in de tabel op blz 4. Het is denkbaar dat de verrekeningsgrondslag van bepaalde kosten anders zal zijn. Bijvoorbeeld dat opdrachtgeverschap niet als vaste vergoeding per object wordt verrekend maar in rekening wordt gebracht bij de partijen die op dat moment een project in ontwikkeling hebben.

Ook binnen het huidig stelsel veranderd door doordecentralisatie van onderhoud de gemeentelijke inzet/rol ten aanzien van onderwijshuisvesting. Er blijven nog drie taken/verantwoordelijkheden over:

• - Huisvesting bieden bij groei van de school;
• - Middelen voor nieuwbouw beschikbaar stellen als renovatie niet mogelijk is;
• - Bij krimp van het aantal leerlingen of sluiting van een school het gebouw of een deel ervan terugnemen.

Een Integraal Huisvestingsplan is geen gemeentelijke verplichting. Het is echter wel een belangrijk middel om tot gezamenlijke beslissingen te komen. De gemeente gaat het SIHPL opnemen in een gemeentelijke overkoepelend IHP wat elke 3 tot 5 jaar geactualiseerd wordt. De scholen blijven verantwoordelijk voor realisatie en instandhouding van schoolgebouwen.

Om democratische legitimatie van publieke middelen te waarborgen, is het wat betreft onderwijshuisvesting voor de gemeente van belang inzicht te hebben in de staat van de gebouwen. Zeker in het geval van Leusden waar de gemeente voor IKC’s extra financiering beschikbaar stelt. Daarom vragen we de schoolbesturen vooraf aan de actualisatie van het IHP inzicht te geven in:

• - De stand van de onderhoudsvoorziening (reserveringen ten behoeve van onderhoud);
• - De onderliggende onderhoudsplanningen en conditiemetingen.

Graag zouden we 20 september een voorgenomen besluit nemen inzake het wel of niet opstarten van een vastgoedorganisatie en zo ja in welke vorm. De gemeente is van mening dat optie C het beste realiseerbaar is verwacht dat deze optie bij de schoolbesturen het meeste draagvlak heeft.

De optie die gekozen wordt, werken wij verder uit om aan college en raad voor te leggen ter besluitvorming. Graag willen we de verdere planning inzake dit dossier met u afstemmen.

Wij danken u voor de betrokkenheid en medewerking in deze afweging. Als gemeente en onderwijs hebben we in de afgelopen jaren goed samengewerkt in het belang van goed onderwijs. We hopen dit voort te zetten in een vorm die tegemoetkomt aan de gewijzigde verantwoordelijkheden.

• - Mededelingen

  Erik van Beurden (EvB) legt uit waarom hij en Jan Overweg (JO) beide aanwezig zijn. Het onderzoek naar een vastgoedorganisatie wordt uitgevoerd als onderdeel van de portefeuille van JO. Voor de gemeente is het van belang vandaag helderheid te krijgen over de te varen koers voor een vastgoedbedrijf.

• - Behandeling memo

  Ten behoeve van het overleg is een memo toegestuurd. In dit memo zijn de uitkomsten van de interviews met de 4 schoolbesturen opgenomen. Daarnaast geeft het memo inzicht in de financiële en fiscale gevolgen van de invoering van een extern vastgoedbedrijf. Tenslotte worden drie opties/richtingen voorgelegd waarmee de schoolbesturen een keuze kunnen maken over een te varen koers. Met deze keuze kunnen zij kenbaar maken welke kant zij op willen met een gezamenlijk vastgoedorganisatie.

  EvB vraagt de deelnemers of het memo duidelijk is en een juiste weergave van de interviews. Benno Welmers (BW) trapt af. Hij vindt de weergave van de interviews helder en leerzaam. Wel heeft hij wat vragen over de opties en de achterliggende gedachten1In de conclusie van het memo was een fout geslopen. Dit heeft geleid tot een aantal van de gestelde vragen en gemaakte opmerkingen. Het heeft geen invloed gehad op de keuze van de schoolbesturen.. Hij kan zich niet geheel verplaatsen in de keuze die de gemeente omschrijft als de voorkeurs optie. Jeanette Ridderhof (JR) geeft aan dat de omschrijving van de motivatie van de gemeente wat haar betreft uitgebreider zou kunnen zijn. Ook zij vindt geen aansluiting bij de interviews en motivatie van deelnemers. JO neemt het woord een geeft mondelinge toelichting op de motivatie van de gemeente om de gesprekken aan te gaan met de schoolbesturen. Aanvullend op de genoemde motivatie benoemt hij de vraag van Stichting Voila om dit samen met de gemeente te onderzoeken en de bezuinigingstaakstelling die de gemeente heeft op de gebieden onderwijs en accommodaties hierbij te betrekken. De samenwerking zou tot efficiëntie kunnen leiden. JR vraagt hoeveel panden de gemeente heeft. Ser Janssen (SJ) geeft aan ongeveer 30 objecten. Hierin zijn de komende jaren nog mutaties te verwachten. JR vraagt wat de verantwoordlijkheden zijn van de gemeente binnen het huidig stelsel geeft. Chris Schuckman (CS) antwoordt dat de gemeente verantwoordelijk blijft voor (vervangende) nieuwbouw, uitbreiding en leegstand van schoolgebouwen en bepaalde risico’s bij nieuwbouw. Omdat het gesprek zich toch richt op de opties vraagt JO aan de andere partijen dan het Ronde of de weergave van de interviews correct is. Voila, Haal en het Ronde vinden het een juiste weergave. Jos Koot (JK) vindt dat de wens die SKOA geuit heeft om te willen samen te werken als IKC Achterveld (2030) wordt/is gerealiseerd, sterker moet worden weergegeven. Het memo wordt hierop aangepast en als bijlage aan het verslag toegestuurd. Gerrit Jan Weiler (GJW) mist in de aanleiding de kans op een versterking van de samenwerking tussen de schoolbesturen onderling en de gemeente. Dit was sterker weergegeven in eerdere stukken en gesprekken die zijn gevoerd.

  We constateren op dit moment in het overleg een fout in het memo. “De gemeente is van mening dat optie B het beste realiseerbaar is en verwacht dat deze optie bij de schoolbesturen het meeste draagvlak heeft” moet zijn “De gemeente is van mening dat optie C het beste realiseerbaar is en verwacht dat deze optie bij de schoolbesturen het meeste draagvlak heeft”. Dit lijdt tot enige hilariteit en opluchting waarna partijen uitspreken aansluiting te zien tussen de interviews en de conclusie van het memo. Met deze vaststelling zijn er geen vragen meer over het memo.

• - Keuze schoolbesturen

  De schoolbesturen zijn 3 opties voorgelegd.

  • - Doordecentralisatie. Het Rijk is financieel verantwoordelijk voor bekostiging en maakt de vergoeding voor nieuwbouw en uitbreiding direct over aan de schoolbesturen. De gemeente trekt zich in deze optie sterk terug.
  • - Een gezamenlijke vastgoedorganisatie op basis van een facilitair model.
  • - Handhaving van het huidig stelsel waarbij de gemeente de onderwijspanden zal betrekken in een gemeentelijke overkoepelend IHP.
• - Bij het maken van de keuze wordt onder andere gesproken over de mogelijke fiscale voordelen die overdracht van schoolgebouwen zou kunnen hebben. Deze fiscale constructies zijn echter omstreden. De deelnemers nemen dit ter kennis aan en kiezen unaniem voor optie C.

  De gemeente blijft daarmee verantwoordelijk voor (vervangende) nieuwbouw en uitbreiding en leegstand van schoolgebouwen en bepaalde risico’s bij nieuwbouw. Ook zal de gemeente de onderwijsgebouwen blijven betrekken in een overkoepelend gemeentelijke IHP. Elke 4 jaar zal de gemeente dit IHP actualiseren. Om dit goed te kunnen doen en om de democratische legitimatie van publieke middelen te waarborgen wordt de schoolbesturen gevraagd voor de schoolgebouwen in Leusden en achterveld ten behoeve van de actualisatie:

  • - De stand van de onderhoudsvoorziening (reserveringen ten behoeve van onderhoud) te overleggen;
  • - De onderliggende onderhoudsplanningen en conditiemetingen te overleggen.
• - Ter afsluiting en rondvraag

  Partijen blijven in de toekomst open staan voor een vastgoed organisatie mocht dat op dat moment tot overtuigende voordelen leiden. Bijvoorbeeld als de fiscale constructies in de toekomst minder omstreden zijn.