De klachtbehandeling kent twee fases, te weten:
Informele behandeling
Er wordt – zo snel mogelijk na het bekend worden van een klacht- middels een (telefoon)gesprek met de klager gekeken of er tot een voor de klager aanvaardbare oplossing kan worden gekomen. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is behandeld.
Formele behandeling
Indien de klager niet tevreden is over de informele wijze van behandeling, dan zal de klacht formeel overeenkomstig deze regeling worden afgedaan.