Om een integrale manier van werken te realiseren heeft de gemeente ervoor gezorgd dat erfgoed sterker gepositioneerd wordt binnen de ambtelijke organisatie. Dit gebeurt door een beleidsmedewerker Erfgoed aan te stellen. De beleidsmedewerker neemt deel aan de werkgroepen van ruimtelijke projecten, is projectleider van erfgoed-projecten, zorgt voor kennisdeling binnen de organisatie en is intern en extern het aanspreekpunt over erfgoed. Voor specialistische kennisvragen over archeologie en monumentenzorg wordt de samenwerking met Erfgoed Leiden en omgeving geïntensiveerd. Daarnaast zal er een jaarlijks gesprek tussen de wethouder verantwoordelijk voor de portefeuille erfgoed en de gemeentelijke adviescommissie worden gehouden, zodat de aandacht voor erfgoed in het bestuur van de gemeente op peil wordt gehouden.
5.3.1Herbestemmingsoverleg
Verzoeken voor herbestemming van erfgoed worden bij voorkeur in een vooroverleg, het ‘herbestemmingsoverleg’, in aanwezigheid van een gemeentelijke erfgoed medewerker en een bouwplantoetser besproken. Er wordt gekeken of het zinvol is om herbestemming te onderzoeken. Het is belangrijk dat eerst dit informeel vooroverleg plaatsvindt en dat het verzoek om herbestemming niet meteen als formele aanvraag voor omgevingsvergunning binnenkomt. Zo kan de gemeente met de verzoeker overleggen over wat in het specifieke geval de meest geschikte procedure is. Hieruit kan in sommige gevallen geconcludeerd worden dat er een advies van een externe erfgoeddeskundige nodig is op het gebied van de relatie tussen het herbestemmingsverzoek, de redengevende beschrijving van het erfgoed, de aanwezige erfgoedwaarden en de wenselijkheid van het meewerken aan het verzoek.
5.3.2Samenwerking
Het Oegstgeester erfgoed is deels lokaal en deels bovengemeentelijk georiënteerd. Dat betekent dat er meer samengewerkt zal gaan worden met het erfgoedveld binnen Oegstgeest en de Provincie Zuid-Holland. De erfgoedmedewerker kan hier in voorzien. Door meer samen te werken kan beter gebruik worden gemaakt van kennis, bestaande structuren en subsidiemogelijkheden. Zo kunnen initiatieven voor evenementen of informatievoorziening aan bewoners en ondernemers beter worden gefaciliteerd en gestimuleerd. Hierbij is het belangrijk dat steeds de gemeentelijke rol en die van de samenwerkingspartners scherp bewaakt worden. Zo is de Historische Vereniging Oegstgeest een actieve organisatie waar veel kennis aanwezig is over het erfgoed van Oegstgeest. De Vereniging biedt aan om deze kennis beschikbaar te stellen door mee te denken bij kennisvragen en de gemeente daar in te faciliteren. De vereniging heeft een Erfgoedkaart gemaakt die waardevol is omdat het overzichtelijk het erfgoed in de gemeente in beeld brengt. Deze kaart kan als input dienen voor de door de gemeente te maken cultuurhistorische waardenkaart in het kader van de implementatie van de Omgevingswet.
De samenwerking met de Provincie dient te worden geïntensiveerd omdat bij de Provincie op het gebied van erfgoed veel kennis en subsidiemogelijkheden aanwezig zijn. Ook heeft de Provincie beleidsstructuren waar de gemeente meer gebruik van kan maken, zoals de erfgoedtafels.
Artikel 5.3
Erfgoed in de organisatie
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Oegstgeest houdende regels omtrent erfgoed