Voorafgaand en tijdens een evenement kan altijd ingegrepen worden op basis van meldingen of klachten, het niet naleven van de (maatwerk)voorschriften en in het kader van de openbare orde en veiligheid.
7.3.1 Voorafgaand aan evenement
Tijdens de opbouw en inrichting van een evenemententerrein is de organisatie primair verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving. De organisatie moet er op toe zien dat aan wet- en regelgeving wordt voldaan. Wanneer er in de vergunningsfase een deskundige ingeschakeld moet worden door de organisatie voor de beoordeling van de aanvraag moet door deze deskundige na de opbouw, voordat het evenement plaatsvindt, een goedkeuring zoals werkelijk gerealiseerd worden overlegd.
Startgesprek/doorleefsessie
Bij C-evenementen (optioneel bij B-evenementen) wordt door de organisatie uiterlijk twee weken voor aanvang van het evenement een startgesprek gehouden, ook wel “doorleefsessie” genoemd. In de doorleefsessie toetst de organisatie met iedereen die feitelijk bij de uitvoering van het evenement is betrokken de in het calamiteitenplan opgenomen scenario’s op haalbaarheid en kijkt of het realistisch is. De organisatie moet middels het (tijdig) overleggen van een verslag van deze doorleefsessie aan de gemeente laten zien hoe de toetsing is verlopen. Eventueel kunnen zaken in de planvorming nog aangepast worden naar aanleiding van de sessie en dus voordat het evenement plaats gaat vinden.
Schouw
Tijdens de inrichting van een evenemententerrein of als de opbouw gereed is kan de gemeente een schouw uitvoeren op het evenemententerrein. Tijdens de schouw wordt ter plaatse gecontroleerd in hoeverre de eisen die zijn gesteld op en rondom het evenemententerrein worden nagekomen. Hulpdiensten kunnen ondersteunen bij de schouw. Als een schouw plaatsvindt wordt de VRBZO, afdeling crisisbeheersing evenementen, daar altijd bij betrokken. De VRBZO loopt onder andere de bluswatervoorzieningen na op bereikbaarheid. Ook controleren zij de tenten en het evenemententerrein op onder andere nooduitgangen en blusmiddelen. Voor openingstijd van het evenement worden alle calamiteitenroutes bekeken. In een aantal gevallen zal de VRBZO voorschriften van de GHOR meenemen in de schouw.
Bij een categorie C-evenement wordt altijd een schouw uitgevoerd als de opbouw gereed is, voorafgaand aan de start van het evenement. Bij een B-evenement wordt per evenement beoordeeld of een schouw uitgevoerd moet worden.
7.3.2 Tijdens het evenement
Organisatie
De organisatie is primair verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. De organisatie moet daarom zorgen voor voldoende toezicht. Ook is de organisatie verantwoordelijk voor het wijzen op eventuele risico’s die zijn verbonden aan het evenement.
Tijdens het evenement moet een contactpersoon van of namens de organisatie op het festivalterrein aanwezig zijn. Hij is het aanspreekpunt voor aanwijzingen van de daartoe bevoegde ambtenaren van de gemeente en de hulpdiensten. De aanwijzingen moeten te allen tijde worden opgevolgd.
Gemeente
De Gemeentewet geeft aan dat de burgemeester belast is met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. In dit kader kan de burgemeester evenementen laten bezoeken door de gemeentelijke (aangewezen) toezichthouder(s). Evenementen waar er van te voren concrete aanwijzingen zijn dat er een illegale situatie zal ontstaan worden bezocht door in ieder geval een toezichthouder. Wanneer er dergelijke signalen zijn informeert de toezichthouder de burgemeester hierover. De toezichthouder controleert of de voorschriften voor het evenement daadwerkelijk worden nageleefd. De toezichthouder kan zich hierbij laten adviseren door partijen die ook geadviseerd hebben over de aanvraag of melding voor het evenement, zoals de VRBZO of de politie. De GHOR kan uitsluitend op uitdrukkelijk verzoek worden betrokken bij het toezicht op evenementen.
Specifiek toezicht door de gemeente kan plaatsvinden op de volgende aspecten:
Geluid: bij muziekevenementen of evenementen waar veel geluid wordt geproduceerd kan de gemeente besluiten dat een geluidsmeting moet worden uitgevoerd.
Drankverstrekking: tijdens elk evenement kan gecontroleerd worden op het verstrekken van alcoholische dranken aan personen jonger dan 18 jaar en het drinken van alcoholhoudende dranken door personen jonger dan 18 jaar. Daarnaast kan voor wat betreft de ontheffing van artikel 35 van de Alcoholwet gecontroleerd worden op het schenken buiten de toegestane tijden/dagen en of de daaraan verbonden voorschriften worden nageleefd. Ook het schenken van alcoholhoudende dranken zonder ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet kan worden gecontroleerd.
Eindtijden: om overlast te voorkomen moeten evenementen ook daadwerkelijk stoppen op het in de vergunning genoemde tijdstip.
Doelstellingen op het gebied van toezicht en handhaving worden jaarlijks door de gemeente uitgewerkt in een uitvoeringsprogramma. Hoe om wordt gegaan met evenementen wordt opgenomen in het uitvoeringsprogramma.
Politie
Bij grootschalige evenementen of evenementen met risico’s op het gebied van openbare orde kan inzet van politie tijdens het evenement noodzakelijk zijn. In die gevallen houdt de politie toezicht op hoe de organisatie de openbare orde op het evenemententerrein handhaaft en hoe de organisatie de verkeersregulatie nabij het evenemententerrein op de (hoofd)verkeerswegen handhaaft. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor het nemen en uitvoeren van maatregelen om de openbare orde op het evenemententerrein en in de directe omgeving van het evenemententerrein te handhaven, wanneer hier aanleiding toe is. Tot slot is de politie verantwoordelijk voor het uitvoeren van eventueel noodzakelijk strafrechtelijk onderzoek.
Brandweer
Tijdens een evenement is de brandweer verantwoordelijk voor het beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt. Ook is de brandweer verantwoordelijk voor het beperken en bestrijden van gevaar voor mens en dier bij ongevallen anders dan brand.
GHOR/GGD
De GHOR kan toezicht houden op hoe een door de organisator ingehuurde medische organisatie de medische verzorging uitvoert. Ook kan de GHOR de medische ondersteuning bij een opgeschaalde organisatie coördineren.
De GGD kan een inspectie uitvoeren op de naleving van de “Hygiënerichtlijn voor Evenementen”. De organisatie moet aan de inspectie medewerking verlenen.
NVWA
De NVWA controleert tijdens evenementen en daarbuiten of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet. Bij constatering van een overtreding van deze wet kan zij de aanbieder beboeten. Als de organisatie van het evenement nalatigheid kan worden verweten met betrekking tot de verkochte waren kan de NVWA ook een boete opleggen. Ook controleert de NVWA op het rookverbod.
7.3.3 Overlast en calamiteiten tijdens evenementen
Voor evenementen die plaatsvinden tijdens kantooruren kan wanneer er overlast wordt ervaren van het evenement contact op worden genomen met de gemeente om de overlast te melden. De meeste evenementen vinden echter buiten kantoortijden plaats. Als er tijdens die evenementen overlast wordt ervaren moet dat ook ergens geuit kunnen worden. Voor acute overlast op het gebied van milieu, zoals van geur, geluid en trillingen, moet op het moment dat de overlast wordt ervaren het telefonisch gemeld worden bij de MilieuKlachtenCentrale. Voor minder acute overlast kan de melding ook digitaal worden gedaan via de MilieuKlachtenCentrale. Wanneer bij niet milieu gerelateerde overlast sprake is van verstoring van de openbare orde kan contact op worden genomen met de politie. Bij acuut gevaar moet 112 worden gebeld.
Voor calamiteiten tijdens evenementen kan contact opgenomen worden met de calamiteitenlijn van de gemeente, ook buiten kantooruren.
7.3.4 Toegangscontrole
Voor de veiligheid op het evenemententerrein kan het van belang zijn dat de organisatie het aantal bezoekers reguleert met het uitdelen of verkopen van toegangskaarten. In het geval van verkoop van kaarten is er sprake van een overeenkomst tussen de organisatie en de koper. Die overeenkomst schept verplichtingen voor de organisatie, bijvoorbeeld inzake de voorzieningen en de veiligheid die de koper mag verwachten. Aan de andere kant kan de organisatie met de verkoop van toegangskaarten eisen stellen aan de bezoeker (bijv. een minimale leeftijd), de bezoeker informeren over regels en tolerantiegrenzen of delen van de aansprakelijkheid expliciet uitsluiten.
Het werken met toegangskaarten vereist dat de toegangscontrole goed is georganiseerd. In de voorschriften bij een vergunning of melding moet dan worden opgenomen hoeveel bezoekers er maximaal zijn toegestaan. De organisatie moet ervan uitgaan dat sommige mensen zonder toegangskaart proberen binnen te komen en dat er handel in zwarte kaarten plaatsvindt. Niet alleen is ‘zwarte handel’ strafbaar, ook ontstaat het risico dat er te veel mensen op het evenement zijn waardoor de veiligheid in het geding komt.
Hoofdstuk 7
Artikel 7.3