Er is een seniorenconvent dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters. Het seniorenconvent bespreekt enkel die onderwerpen die gezien eventuele schade van openbaar overleg voor de gemeente niet in een fractievoorzittersoverleg besproken kunnen worden.
Het seniorenconvent is een overlegplatform namens de raad voor vertrouwelijke en spoedeisende kwesties waaronder:
a. Vertrouwelijke onderwerpen die (nog) niet openbaar behandeld kunnen worden;
b. Onderwerpen waarbij de privacy van personen in het geding is;
c. De toepassing van de Gedragscode Integriteit;
d. Vertrouwelijke mededelingen over openbare orde en veiligheid.
e. Andere situaties waarin de voorzitter een vertrouwelijk dan wel spoedeisend overleg noodzakelijk acht.
Fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het Seniorenconvent vervangt.
De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het seniorenconvent. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is plaatsvervangend voorzitter van het seniorenconvent.
De griffier of diens vervanger is de secretaris van het seniorenconvent.
De voorzitter belegt op eigen initiatief dan wel op verzoek van één of meer fractievoorzitters dan wel het college de vergaderingen;
De vergaderingen van het seniorenconvent zijn besloten;
Tenminste één week voor het houden van de vergadering worden de leden schríftelijk uitgenodigd. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken. De uitnodiging wordt voorzien van een concept-agenda, vast te stellen door het seniorenconvent bij aanvang van de vergadering;
De agenda’s zijn door raadsleden en commissieleden op te vragen bij de griffie.
Van de vergaderingen wordt een zakelijk verslag opgesteld. Dit verslag bevat:
a. de namen van de aanwezige leden en van de leden die afwezig waren;
b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
c. de conclusies en genomen besluiten;
d. eventuele minderheidsstandpunten, met een korte aanduiding van de motieven.
Het verslag wordt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zeven dagen na de vergadering aan de leden van het seniorenconvent gezonden.
Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het seniorenconvent vastgesteld.
Het seniorenconvent kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen.
Het seniorenconvent kan beslissen dat, overeenkomstig artikel 86 eerste lid van de Gemeentewet, er geheimhouding zal gelden op de inhoud van de stukken en/of de vergadering. Deze beslissing wordt in het verslag opgenomen. Het seniorenconvent kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
In de gevallen waarin dit artikel niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit artikel, beslist het seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.
HOOFDSTUK 1.
Artikel 2b.
Het Seniorenconvent
Onderdeel van REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN DE GEMEENTERAAD MIDDEN-GRONINGEN 2021