Alle evenementen worden opgenomen in de evenementenkalender = jaarplanner. Deze jaarplanner wordt telkens aangevuld met de aangevraagde evenementen. De jaarplanner geeft inzicht welke evenementen in een bepaalde periode plaatsvinden. Het biedt daardoor de mogelijkheid om te sturen op de hoeveelheid of de spreiding van evenementen in een bepaalde periode.
De politie ontvangt wekelijks deze jaarplanner via de e-mail. De politie kan op deze manier zien welke evenementen een belasting zullen vormen voor de omgeving. Zij kunnen bij deze evenementen eventueel extra mensen inzetten.
Verder wordt een afschrift van de verleende vergunning naar de politie, hulpverleningsdiensten en vervoerders in de regio gestuurd.