Om alles rondom een groot evenement efficiënt te laten verlopen is er vooroverleg. Bij C-evenementen is er een multidisciplinair overleg met de veiligheidsregio. Samen wordt een positief of negatief advies over de aanvraag gegeven. Bij een B+-evenement is er overleg met alle belangrijke partijen. Denk daarbij aan de betrokken teams van de gemeente, de politie, brandweer, organisatie en eventuele overige betrokkenen.
Als aan alle wet- en regelgeving wordt voldaan zal de vergunning worden verleend. Op basis van de Algemene wet bestuursrecht geldt na vergunningverlening de bezwarenmogelijkheid voor belanghebbenden. Dat geldt voor zowel het evenement als de verkeersmaatregelen. Beide worden gepubliceerd in Berkelbericht( huis-aan-huisblad). Verder wordt het evenement opgenomen in de gemeentelijke evenementenkalender op de website en de jaarplanner.