Stukken die niet openbaar zijn op basis van de artikelen 10 en 11 van de Wob worden vaak vertrouwelijk genoemd. Onder geheim wordt bij stukken vaak aan de uitsluitend de op basis van artikel 10 van de Wob en de Gemeentewet opgelegde geheimhouding gedacht. Ook in artikel 2:5 van de Awb wordt echter gesproken over geheimhouding. Dit wordt als verwarrend ervaren. Duidelijkheid is hier geboden. Voor de raad en raadsleden is in principe alleen het in een vergadering behandelde of een aan de raad en raadsleden aangeboden stuk relevant. Bij die stukken wordt het onderscheid tussen vertrouwelijk of geheim niet gemaakt. Dit geheimhoudingsprotocol gaat derhalve over het (mondeling) behandelde en stukken gericht aan de raad waar op basis van de gemeentewet en (uitsluitend) op basis van artikel 10 van de Wob oplegging van geheimhouding aan de orde is.
Via het presidium en college zijn er jaren geleden voor het college een tweetal uitzonderingen afgesproken wanneer het college geen geheimhouding hoeft op te leggen. Ten eerste indien er iets onder embargo aan de raad wordt aangeboden er in dat geval geen besluit door het college van geheimhouding noodzakelijk is. Het behelst in dat geval een (zeer tijdelijk) verbod om in een voorfase tot een bepaalde dag iets openbaar te maken.
Ten tweede is er de afspraak gemaakt om vanwege de Wob niet-openbare documenten die op verzoek van raads- en steunfractieleden naar aanleiding van een raadsbesluit ter beschikking gesteld worden als niet openbaar/vertrouwelijk te behandelen zonder dat daar door het college gemeente wettelijke geheimhouding over opgelegd hoeft te worden.
Artikel 2.1
Geheim en vertrouwelijk
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Wageningen houdende regels omtrent geheimhouding