Ermelo is een dorp met relatief veel evenementen. Jaarlijks worden er ongeveer 65 meldingen gedaan voor het organiseren van een klein evenement (buurt BBQ, wandeltocht, pupillenkamp, kraamverkoop, buitenrit Pink Ribbon enzovoort) en worden er gemiddeld evenveel grotere evenementen georganiseerd. Met name deze grotere evenementen worden jaarlijks door duizenden mensen bezocht. Naast deze grote evenementen in het openbaar gebied kennen wij ook nog grote evenementen die gehouden worden op het terrein van de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie (hierna: KNHS).
Ook deze evenementen trekken jaarlijks duizenden mensen afkomstig uit het hele land en ook uit het buitenland. In Ermelo zijn wij trots op alle grote en kleine evenementen, veelal ontstaan uit initiatief van onze inwoners en ondernemers.
Dit beleidsdocument gaat over publieksevenementen, dat wil zeggen een aan een speciale tijd en plaats gebonden activiteit in het vrijetijdsdomein, die door de initiatiefnemer bewust is gepland voor een bepaalde doelgroep. Publieksevenementen kunnen op binnen- of buiten locaties plaatsvinden. De nadruk in deze nota ligt op evenementen die gebruik maken van de openbare ruimte 1 Indien er sprake is van een verleende gebruiksvergunning waarbinnen het houden van evenementen is geregeld, dan is het evenementenbeleid daar niet van toepassing. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het terrein van de KNHS of van de motorclub “Vol Gas”. en die daar een evenementenvergunning voor nodig hebben.
Met dit evenementenbeleid geeft het college invulling aan hetgeen is opgenomen in de “Beleidskaders evenementen Ermelo 2021” en de aanbevelingen uit het rapport “Belevingsonderzoek naar geluidaspecten muziekevenementen te Ermelo”, van Geluidsmeester.
We hebben oog voor veiligheid en gezondheid
Wij geven organisatoren de (creatieve) vrijheid mooie evenementen te organiseren, die invullen geven aan de gemeentelijke beleidskaders en aansluiten bij de behoeften in de gemeenschap. Bij die vrijheid hoort ook een verantwoordelijkheid. De organisator is primair verantwoordelijk voor de veiligheid voor een ordelijk verloop tijdens het evenement en heeft een vergaande ‘zorgplicht’ ten opzichte van toeschouwers en deelnemers. In beginsel is het uitgangspunt dat politie-inzet niet nodig moet zijn om het toezicht op de veiligheid van bezoekers van het evenement voor, tijdens en na een evenement te garanderen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om de juiste maatregelen te nemen die bijdragen aan de openbare orde en veiligheid. Ook draagt de organisatie van elk evenement een grote verantwoordelijkheid voor het voorkomen van gehoorschade door het hanteren van de juiste geluidsnormen. Vanuit onze taak en verantwoordelijkheid regelen we het zo, dat daar waar geen risico’s zijn, de organisatoren niet onnodig belast worden met vergunningsaanvragen en willen we blijven monitoren hoe wij het proces kunnen vereenvoudigen.
Dit betekent op termijn dat voor minder evenementen een vergunning nodig is en voor meer evenementen er met een melding kan worden volstaan. We geven hiermee vertrouwen aan de organisatoren van de evenementen. Het is aan de organisatoren van evenementen om dit vertrouwen waar te maken. Eventuele aanwezige veiligheidsrisico’s en mogelijke overlast zijn een belangrijk onderdeel in het proces van het al dan niet toekennen van de evenementenvergunning en eventuele bijkomende besluiten2 Besluiten: zoals vergunningen en ontheffingen op grond van de Zondagswet, voor geluidsniveau, voor alcoholverstrekking.. De organistoren van evenementen worden zo gestimuleerd in de bewustwording van de risico’s, de risicobeheersing en de verantwoordelijkheid die zij dragen bij het komen tot oplossingen. Natuurlijk blijft het bevoegd gezag eindverantwoordelijk als het gaat om de naleving van de juiste maatregelen die noodzakelijk zijn vanuit het oogpunt van de openbare orde en veiligheid.
De gemeente toetst de aanvraag en verbindt waar nodig voorwaarden en voorschriften aan de vergunning. Daar waar regels worden overtreden bij het uitvoeren van het evenement, treden wij handhavend op. En dat kan ook consequenties hebben voor een volgende editie van het desbetreffende evenement.
Bij een verantwoord en mooi evenement hoort dat mensen, zoals ouders van jeugdige bezoekers, ervan uit kunnen gaan dat niet in strijd met de (gezondheids-)regels wordt gehandeld. Ook dit is primair een verantwoordelijkheid van de organisator.
De organisator moet ervoor zorgen dat er geen drugsverkoop en drugsgebruik plaatsvindt en er geen bezoekers die al onder invloed zijn, het terrein betreden. Daarnaast moet de organisator ervoor zorgen dat geen alcohol wordt geschonken aan jongeren onder de 18 jaar. Bezoekers die onder invloed zijn bij aankomst moeten worden geweerd van het evenement. Tevens heeft de organisator een zorgplicht als het gaat om het voorkomen van gehoorschade. Tegen overtredingen op dit vlak treden wij in beginsel handhavend op.
Integriteitstoets aanvrager evenementenvergunning
De “BIBOB-toets” (toets op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) is bedoeld om het bestuursorgaan te beschermen tegen ongewild meewerken aan mogelijke onoorbare praktijken. Ook bij evenementenvergunningen kan deze toets, te starten met vragen aan de organisator om risico indicatoren in beeld te brengen, altijd worden uitgevoerd. We gaan deze toets waar nodig toepassen bij evenementen met een verhoogd risico op drugsgebruik en/of verkoop, dit in nauw samenspraak met de politie.
We werken samen en blijven samenwerken
Een belangrijk uitgangspunt van het evenementenbeleid is dat we samenwerken en blijven samenwerken met betrokkenen van een evenement. Ermelo is wat inwoneraantal betreft een relatief kleine gemeente. Onze kracht is dat we elkaar kennen en elkaar makkelijk kunnen vinden. Hier maken we gebruik van.
We houden rekening met elkaar
In Ermelo vinden we het belangrijk rekening te houden met elkaar, ook wanneer de belangen uiteenlopen. Wat een bezoeker als prettig geluidsniveau ervaart kan een omwonende als overlast ervaren. Wij zijn ons er van bewust dat het niet eenvoudig is een balans te vinden. Om overlast zoveel mogelijk te voorkomen hanteren we duldbare normen op het gebied van geluid, rustperiodes en eindtijden. Wordt tijdens het evenement alsnog overlast ervaren, dan moet het indienen van een overlastmelding (hierna: klacht) laagdrempelig zijn. Ook moet het voor onze inwoners duidelijk zijn bij wie de klacht kan worden ingediend en op welke wijze.
De mate van ervaren overlast is afhankelijk van veel (gebiedsafhankelijke en persoonlijke) factoren.
Wij maken een ruimtelijke afweging en komen zoveel mogelijk tegemoet aan de verschillende belangen. Wordt een locatie veelvuldig gebruikt voor evenementen, dan gaan we samen met betrokkenen maatwerk voor die locatie leveren. Zo kan het wenselijk zijn dit in het bestemmings-of omgevingsplan
te verankeren. Het primaat om dit in werking te zetten (aan te vragen) ligt bij de eigenaar van de betreffende locatie. We verankeren dit liever langdurig dan dat we jaarlijks omgevingsvergunning(en) verlenen om af te wijken van het bestemmings- of omgevingsplan. Gelden voor een locatie (nog) geen “maatwerk-normen”, dan hanteren we algemene normen. Hierin ondersteunen we elkaar als gemeentelijke bestuursorganen. Een organisator is als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het financieel resultaat en de aansprakelijkheid van een evenement. Voorverkoop voordat een vergunning is verleend is voor eigen risico. De aansprakelijkheidsverzekeringen moet de organisator zelf afsluiten.
Leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker
We willen de (administratieve) lasten voor organisatoren zoveel mogelijk beperken. Als het mogelijk en verantwoord is maken we het administratief gezien zo makkelijk mogelijk voor organisatoren en helpen in het aanvraagproces. Zeker bij evenementen die niet beroepsmatig worden georganiseerd helpen we graag.
Ook bij de beroepsmatige (commerciële) organisaties stellen we ons natuurlijk dienstverlenend op. Wel verwachten wij een professionele open en eerlijke houding. Wanneer het hieraan schort, zoals bijvoorbeeld het niet nakomen van afspraken, zal dit gevolgen hebben voor onder andere de mate waarin wij een helpende hand bieden . We kennen naast te vergunnen evenementen ook meldingsplichtige evenementen en activiteiten. De aanvraag moet wel tijdig, volledig en kwalitatief goed worden ingediend. Dit kan per evenement en bijbehorend risicoprofiel maatwerk zijn, noodzaak is dat wij als gemeente en ook de hulpdiensten een goede beoordeling kunnen maken. Met een jaarplanning3 zie beleidskaders Ermelo 2021 willen we vooraf sturen op een evenredige belasting van de evenementenlocaties, de inzet van hulpdiensten zoals politie, brandweer en EHBO tijdens evenementen en het informeren van belanghebbenden zoals omwonenden. De jaarplanning geeft geen recht op een vergunning, dat bepaalt de toets van de aanvraag. Als een vergunning voor een evenement eenmaal is verleend dan kan deze op de evenementenkalender worden gezet. Via deze evenementenkalender4 Deze wordt beheerd door het VVV en onder anderen gevoegd door de gemeente heb je dan zicht op de komende evenementen binnen Ermelo.
Wij denken dat het leuker kan worden indien organisatoren van evenementen actief betrokken worden bij opstellen van de jaarplanning en op deze wijze te komen tot een goede planning van de verschillende categorieën van evenementen zoals deze zijn opgenomen in de “Beleidskaders Evenementen Ermelo 2021”. Zo kunnen organisatoren, het VVV, Sportbedrijf Interactie b.v., het Cultureel Platform en gemeente van elkaar leren om zo te komen tot gedragen evenementen die aansluiten bij de lokale en regionale behoefte.
Kosten van de behandeling van aanvragen
Het in behandeling nemen van een aanvraag om een evenement te mogen organiseren kost de gemeenschap geld. Er is onderscheid te maken tussen relatief kleine, lokale en door vrijwilligers georganiseerde evenementen en grootschalige en commerciële evenementen.
Daar is deels al aan tegemoet gekomen door uitbreiding van de meldingsplichtige evenementen. In de legesverordening is bepaald dat de organisator leges moet betalen voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag. De opbrengsten van een evenement zijn voor de organisator.
Wij vinden het niet terecht dat de kosten van het evenement op de gemeenschap worden afgewenteld. We vinden dat de leges voor het behandelen van vergunningsaanvragen voor evenementen (de bekende B- en C evenementen) kostendekkend moeten zijn. De leges voor meer kleinschalige evenementen hoeven niet kostendekkend te zijn.
Slotwoord
Het laten plaatsvinden van evenementen heeft zowel voor- als nadelen. Voor de bezoekers is het een feest, omwonenden ervaren dat soms toch wel anders. We gunnen mensen een feestje en gunnen anderen hun rust. Met dit evenementenbeleid trachten wij een balans daartussen te vinden. Zoals gezegd: in Ermelo waarderen wij een “goed” feest.
Artikel 1.
Voorwoord
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen