Als organisator bent u primair verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van uw evenement. Dat betekent onder meer dat u moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toe- en uitstroom van het verkeer goed moet regelen, moet zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de eventueel optredende hinder zoveel mogelijk moet beperken.
De gemeente en haar adviespartners moeten een goed oordeel kunnen vellen over de mate waarin een organisator aan zijn verantwoordelijkheden kan voldoen. U bent dan ook verantwoordelijk voor het aanreiken van alle voor deze beoordeling benodigde informatie. Wilt u als organisator voor het eerst een evenement in de gemeente Ermelo organiseren, dan raden we u aan om op tijd contact op te nemen met het Telefonisch Informatie Punt (TIP) van de gemeente Ermelo via het telefoonnummer (0341) 56 72 30 of via het contactformulier op de website www.ermelo.nl
Reservering evenementenkalender
De voorbereidingen voor het evenementenseizoen starten al in oktober voorafgaand aan het jaar waarin uw evenement plaatsvindt, met het opstellen van de jaarlijkse evenementenkalender. Elk jaar in oktober krijgen de voor de gemeente ‘bekende’ organisatoren van vergunningplichtige evenementen een uitnodiging zich aan te melden voor de evenementenkalender. De aanmeldingen worden bekeken op knelpunten (bijvoorbeeld meerdere risicovolle evenementen op één dag) en ook wordt via de veiligheidsregio afgestemd met andere gemeenten in de regio. De kalender wordt in december opgesteld door gemeente en kan worden vastgesteld door de burgemeester. Een plek op de agenda is overigens enkel een reservering voor een evenement en zegt nog niets over de vraag of u ook daadwerkelijk een vergunning krijgt. De digitale evenementenkalender is te vinden op de website van de gemeente Ermelo. Hier is in één oogopslag te zien wat er te doen is in de verschillende dorpskernen met daarbij alle relevante informatie bij elkaar, zoals evenementenlocaties, faciliteiten en plattegronden.
Organiseren meldingsplichtige activiteit
Wilt u een kleinschalige activiteit organiseren waarbij:
Niet meer dan 250 bezoekers aanwezig zijn.
Het evenement plaatsvindt op één dag en in de open lucht.
Georganiseerd wordt tussen 09.00 uur en 23.00 uur.
geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur.
De maximale geluidsbelasting niet meer bedraagt dan 60 dB(A)
De melder van het evenement aanwezig is tijdens het evenement.
Geen hinder voor verkeer en hulpdiensten ontstaat en een doorgaande weg of fietspad niet wordt afgezet.
Er tijdens het evenement geen alcoholhoudende drank tegen betaling wordt verstrekt.
Het evenement geen commercieel karakter heeft
De organisatie de direct omwonenden minimaal vijf dagen voor het evenement over het evenement informeert.
Er één tent is met een omvang van maximaal 50 m2 waar maximaal 100 personen tegelijkertijd in aanwezig mogen zijn.
Vuurkorven niet onbeheerd mogen uitbranden en mogen niet met water worden geblust.
Er slechts kleine objecten met een oppervlakte van maximaal 25m2 per object mogen worden geplaatst.
Dan kan worden volstaan met een melding van de activiteit aan de gemeente. Deze moet uiterlijk 10 werkdagen voorafgaand aan de activiteit worden ingediend bij de gemeente. De melding kan ook per e-mail gedaan gericht worden aan www.gemeente@ermelo.nl. Na ontvangst van de melding ontvangt de organisator een kennisgeving. Deze kennisgeving wordt ook verzonden naar politie en brandweer.
In het geval er geen toestemming verleend kan worden wordt contact opgenomen met de melder.
Organiseren Vergunningplichtige activiteit
Als u als organisator een vergunningplichtig evenement wil organiseren, dan kunt u gebruik maken van het aanvraagformulier (te vinden op de website www.Ermelo.nl). De aanvraag moet op grond van artikel 2:25 van de Apv 12 weken voor het evenement compleet ingediend worden. Wel adviseren wij om in een zo’n vroeg mogelijk stadium en bij voorkeur minimaal 3 maanden voorafgaand aan het evenement, uw aanvraag in te dienen. 12 weken is slechts de maximale behandeltermijn om te komen tot een besluit.
Vooroverleg
Als het om een nieuw evenement en/of een B of C evenement kan na de eerdere reservering op de jaarkalender van de gemeente de organisator uitgenodigd worden voor een intakegesprek met de medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen; deze is het aanspraakpunt gedurende het gehele proces. Het doel van het intakegesprek is gericht op kennismaking met en informeren van de organisator/aanvrager over de procedure van vergunningverlening en de aan te leveren bescheiden.
Het intake gesprek wordt gevoerd met de medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen die de organisator een “stappenplan” aanreikt waarin de wederzijdse verantwoordelijkheden in het verdere proces verduidelijkt worden. Onderwerpen die in dit overleg aan bod komen zijn bijvoorbeeld de mogelijke risico’s en hoe die beheerst kunnen worden. Afhankelijk van het type evenement en de daarmee samenhangende risico’s kan u om een veiligheidsplan, mobiliteitsplan en/of gezondheidsplan gevraagd worden.
Daarnaast kunnen in dit vooroverleg ook zaken besproken worden als het mogelijke gebruik van gemeentelijke voorzieningen voor water en elektra en de daaraan verbonden kosten, de voorwaarden die gelden bij het schenken van zwak-alcoholische dranken bij evenementen, het gebruik van toiletvoorzieningen en de mogelijkheden op het vlak van duurzaamheid en toegankelijkheid. Daarnaast kan bijvoorbeeld een wens tot representatie door het gemeentebestuur tijdens het evenement besproken worden.
Artikel 12.
Verantwoordelijkheden organisatoren
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen