Procesbeschrijving
Onderstaande procesbeschrijving geeft de stappen weer van de behandeling van een aanvraag tot vergunning voor een evenement risicoklasse A en B of C. Het proces van vergunningverlening is opgesteld conform de termijnstelling van de Algemene wet bestuursrecht en gebaseerd op de wettelijke taak en bevoegdheden van de gemeente Ermelo. De primaire classificatie van het evenement en de daarbij behorende behandeltermijn is gebaseerd op de indicatiestelling bij de vaststelling van de jaarkalender. De geschetste gemeentelijke procedure is qua aangegeven termijnen gebaseerd op de tijdige indiening van complete aanvragen tot vergunning:
intake en completeren aanvraag door organisatie;
ontvangst aanvraag door gemeente;
behandeling aanvraag door gemeente;
besluit nemen op aanvraag door gemeente.
Intake en completeren aanvraag
De gemeente kan de organisatoren van de in de jaarkalender opgenomen evenementen minstens 4 weken voor de indieningstermijn van de aanvraag benaderen. Dat betekent bij risicovolle B en C activiteiten 20 weken voor aanvang evenement. Als het een nieuwe activiteit betreft die nog niet op de jaarkalender is opgenomen toetst de gemeente of deze nieuwe activiteit in het lopende jaar nog georganiseerd kan worden en of er een aanvraag tot vergunning kan worden ingediend. Is dit niet het geval dan wordt de organisator daarvan op de hoogte gesteld.
Ontvangst aanvraag
De formele aanvraag wordt door de gemeente ingeboekt op datum ontvangst en formeel gecontroleerd op tijdigheid en volledigheid. Als de aanvraag niet tijdig is ingediend en daardoor een behoorlijke behandeling niet meer mogelijk is kan de gemeente besluiten de aanvraag te weigeren.
Als de aanvraag niet compleet is of meer aanvullende informatie nodig is wordt de organisator formeel gevraagd de ontbrekende gegevens binnen 2 weken aan te leveren. Worden de gevraagde gegevens niet op tijd aangeleverd dan kan de gemeente alsnog besluiten de aanvraag verder buiten behandeling te laten.
Betrekken omwonenden
Zie hoofdstuk 16: Communicatie
Behandeling aanvraag
De gemeente toetst iedere complete aanvraag aan de hand van de risicoscan op alle onderdelen van de aanvraag. Dit geldt dus ook voor aanvragen ten behoeve van terugkerende evenementen. De scan wordt uitgevoerd door de medewerker apv en bijzondere wetten | vergunningen.
Iedere aanvraag tot vergunning, ook bij terugkerende evenementen, wordt ter advisering voorgelegd aan de in- en externe adviespartners. Bij A en reguliere B evenementen met het verzoek om binnen 14 werkdagen schriftelijk advies uit te brengen. Binnen deze termijn wordt ook aangegeven of er geen grond is voor het stellen van nadere voorwaarden en kan worden volstaan met de standaardvoorwaarden. Aanvragen voor de risicovolle B en C evenementen worden geagendeerd voor nadere bespreking in het evenementenoverleg. In dit overleg wordt de aanvraag onder regie van de gemeente besproken met de interne en externe adviespartners. Ook de organisator kan worden uitgenodigd aan dit overleg deel te nemen.
Artikel 13.
De vergunningprocedure
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent het organiseren van publieksevenementen